一、溝通與效率

專案中有很多工作需要充分溝通。確立目標，達成共識需要溝通；明確職責，分工協作需要溝通；工作彙報，意見交流還離不開溝通。溝通障礙往往會造成專案多次返工，事倍功半，嚴重時會釀成不可挽回的損失，導致專案失敗。下面的故事能說明這個道理：

一位教授精心準備一個重要會議上的演講，會議的規格之高、規模之大都是他平生第一次遇到的。全家都為教授的這一次露臉而激動，為此，老婆專門為他選購了一身西裝。晚飯時，老婆問西裝合身不，教授說上身很好，褲腿長了那麼兩公分，倒是能穿，影響不大。

晚上教授早早就睡了。老媽卻睡不著，琢磨著兒子這麼隆重的演講，西褲長了怎麼能行，反正人老了也沒瞌睡，就翻身下床，把西裝的褲腿剪掉兩公分，縫好燙平，然後安心的入睡了。早上五點半，老婆睡醒了,因為家有大事，所以起來比往常早些，想起老公西褲的事，心想時間還來得及，便拿來西褲又剪掉兩公分，縫好燙平，愜意的去做早餐了。一會，女兒也早早起床了，看媽媽的早餐還沒有做好，就想起爸爸西褲的事情，尋思自己也能為爸爸做點事情了，便拿來西褲，再剪短兩公分，縫好燙平 ……

這個褲子還能不能穿？

這個故事我講課時經常講，聽者沒有不捧腹的，可分析了背後的道理就再也沒人笑得起來了。故事中的主人公們因為溝通不到位，付出了三倍的勞動得到的結果卻是廢了一條褲子。究其原因，首先教授沒有明確目標和分工——褲子要不要剪短，由誰來剪斷，其次老媽、老婆、女兒在行動之前沒有徵詢家庭（專案組）其他成員的意見。所以造成吃力不討好的結局，所以我經常講：溝而不通，費時誤工。這種情況在我們的專案中非常多見，由於缺乏溝通，兩個小組同時對一個版本進行升級，結果兩個版本合不在一起；由於缺乏溝通，專案組的行動和客戶的需求發生偏差，造成大量的返工和浪費；由於缺乏溝通，衝突不斷出現，造成客戶和專案組矛盾重重，專案組內部凝聚力下降，甚至關鍵人物拂袖離去。我見過不少工程師總希望透過默不作聲的多幹活來彌補自己的拙於溝通的缺陷，孰不知，專案中用鑽研技術和勉力蠻幹的方式需要溝通協調的問題猶如南轅北轍。

二、溝通與成本

溝通的重要性是毋庸置疑的，但專案經理在強化溝通的同時不能忽視溝通的成本。溝通方式的選擇，溝通時機的把握，溝通範圍的界定都會影響溝通的成本，進而會影響整個專案的成本和進度。譬如開會，有人總結出一個會議的成本＝（與會人工資＋日常開支＋找不到你的人的工資）×人數×會議時間＋會議本身支出。大家可以據此計算一下一個無效會議浪費的成本。

所以，要儘量採取節省成本的方式達到溝通的目的，能網路會議、電話會議的就不宜集中開會；能郵件、電話達到目的的，不必面談；能用規章制度標準化的事情，沒必要個案溝通。下面的故事也許會給您一些啟發：

上世紀八十年代，有一對兩地分居的夫婦，丈夫留學美國，妻子在國內上班。當時的電話資費非常貴，每分鐘要二三十元錢，這對夫婦溝通的成本很高。後來他們想了一個既省錢又能保證每天都能溝通的辦法。他們約定：當電話鈴響一聲就結束通話的話，含義是：我很好，不要掛念；當電話鈴響兩聲結束通話的話，含義是：你的回信我收到了，請放心；當電話鈴響三聲結束通話，含義是:我的信件寄出，注意查收；鈴響三聲以後還不結束通話，代表我確實有話要說，請接電話。

故事中的夫婦巧妙利用打電話的約定，將他們的溝通模式化，標準化，於是大大節省了例行溝通的成本，只有例外情況才付費用。當然，隨著科技的發展，解決這個問題的途經很多，成本也很低，但故事中想方設法降低溝通成本的思想值得借鑑。

三、溝通與專業技術

專案經理未必是樣樣都很專業的專才，但至少應該是樣樣都熟悉的通才，否則，很難將一個複雜的大型專案管好。對專案中某一專業領域一點也不懂的專案經理，就很難與專案組中該領域的成員溝通，難以監督和檢查他們工作的效率和質量——因為有效溝通的前提是彼此能夠正確解析對方的訊號。專案經理必須懂得一些領域的專業語言（術語），才能和專案組中的專業成員有效交流。

有這麼一個笑話：

一家飯店剛招來一個服務員，第一天上班，飯店來了一撥食客。服務員招呼他們落座後，為首的客人道：“服務員，茶！”服務員開始數人:“1,2,3,4,5,6,7,8,9,10。”然後回答：“十個。”說完侍立一旁。等了一會，客人見茶還不上來，又喊：“服務員，倒茶！”服務員倒著數了一遍人數：“10,9,8,6,5,4,3,2,1。”答道：“還是十個！”客人感覺很納悶，問：“我讓你倒茶，你數啥？”服務員以為客人問她的屬相，便脫口而出：“我屬（數）豬！”

這個服務員先把“茶”聽成“查”，“倒茶”理解為倒著查，又把數數的“數”理解為屬相的“屬”，讓客人啼笑皆非。因為她不還沒有適應新的語言環境，不能正確解析客人的話。不懂專業的專案經理跟專業技術人員交流，就有點像那位服務員對客人。一些高水平的技術人才即因為長期得不到專案經理的理解而鬱悶地離去。[@more@]

專案溝通——小故事大道理（轉）

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