IT工作者在軟體開發或系統實施過程中都面臨著極大的挑戰！不論是自行開發或是外包進行，不論是在一地開發或者是跨國合作，都會衍生許多複雜的管理議題。因此如何利用電子化工具更好地進行有效的IT專案管理，早已成為IT人員在提高程式開發能力之外最重要的技能！
　　
內容——IT專案管理的基礎
　　
在企業IT專案執行的生命週期（IT Project Execution Lifecycle）中，都要經歷分析、設計、建置、測試、匯入的五大階段。而每個階段在不同專案成員的通力合作與層層把關下，都會產生相應成果，如檔案、程式程式碼、實施報告等。

舉例來說，當程式設計人員完成了一個簡單的網路程式，必須經過其他專案人員或主管的確認與許可後，才能上線讓使用者測試，而當使用者測試無誤後，才能夠釋出到網站上提供給所有經授權的使用物件。

在這個過程中，由於人工操作會造成延誤、遺漏、反覆、責任不清等情況，從而導致效率低下。特別是在發生需要修改的時候，更可能造成由於版本錯誤導致的資源浪費。因此，企業需要透過一個電子化的工具，建立一套標準化的流程，使得工作更加效率化。如此一來，不但可以避免以上問題發生，各專案的負責人也能夠確切掌握檔案或程式的稽核狀態，群策群力地促進專案進展。
　　
內容密集型IT專案的強力支援
　　
對於會產生大量內容的企業內部軟體開發或系統實施專案，絕大部分企業還未採用相應的協同式檔案管理工具。很多企業內部的IT專案仍基於以往的資訊系統與知識基礎，而這種傳統的工作及管理方式，必然會造成經驗無法分享、資源不能重複使用、專案成員溝通不善等情況，最終造成專案進展緩慢。

協同式檔案管理系統可以獲得所有檔案管理的核心功能，例如開發、載入/取出、檢閱、傳送、核准與儲存，甚至還要能夠提供版本控制、檢索及搜尋、安全監控、狀態變更與新檔案通告等重要的功能。

匯入協同式檔案管理系統可以對內容密集型IT專案提供有力保障。首先可以建立企業協同作業和檔案管理的機制；其次，能夠在產生會議記錄及財務檔案等敏感資訊時，提供有效的法令保障。而透過核心業務流程自動化的實現，達到精簡有效的目的。此外，還能增進企業與供應鏈上下游合作伙伴之間更緊密協作；讓團隊能夠更快速有效地制定策略、解決問題、執行任務，達到更好的成果！
　　
花旗銀行成功案例
　　
花旗銀行平均每個月都有十餘個IT專案，每個專案中大約都需要產生、簽署約20至25份檔案，並由許多企業內、外部的團隊共同參與。在日常執行與管理上，遇到許多挑戰。首先，沒有建立專案檔案的管理系統，增加了資料尋找與再利用的難度和成本，也導致了許多有價值檔案的丟失。其次，許多專案檔案都是紙本形式，又需要跨部門簽署，往往造成了時間的浪費。此外，缺乏統一流程、標準與稽核方法，從而導致專案執行效率低下。最終花旗銀行決定匯入Interwoven提供的解決方案。

系統上線啟用後，花旗銀行建立了一個虛擬的工作空間，專案相關人員能夠集中地存放所有專案檔案、模版、郵件、參考檔案等，所有專案完整歷程中的內容都能夠被系統地有效分類與儲存，查詢便利，也使得之後的專案檔案產生變得更加簡單而快速。透過實施有效的檔案管理，花旗銀行大幅提高了生產力，平均每個專案成員每個月可以節約5個工作小時，由此每年成本減少了約近500萬的支出。並且大大減少用於協調溝通的時間耗費，縮短了專案開發週期，從而有效地提升了企業生產力！
[@more@]

協同檔案管理——IT專案成功管理的第一步（轉）

相關文章