風險評估

很多專案的失敗是由於無法信守事前許下的承諾。一位客戶經理也許會輕易地向一位重要的客戶許諾可以在4個月內完成6個月工作量的工作，如果此專案真的需要6個月才能完成，那麼它註定了要失敗，因為專案組根本無法在這麼短的時間範圍內提交產品或完成所要求的服務，同時由於進度的延誤，專案還很有可能面臨成本超支的問題。另外，客戶還會因為專案組無法兌現那位客戶經理的許諾而對公司失去信心。
公司應該在合同簽署之前進行風險分析以評估其將要向客戶作出的各項許諾是否可以實現。專案管理諮詢人員應對許諾的交付日期和預算進行審查，判斷其是否符合實際。諮詢人員完成評估後，應將結果形成書面報告。諮詢人員無權否定一個有風險的專案，但他們的風險評估結果可以起到使管理層在對客戶作出承諾之前以及在合同簽署之前對所存在的風險有所警覺的作用。
諮詢人員也可以在其他時間裡進行風險評估，他們可以在任何時間及任何情形下提出專案風險評估的建議。

專案修復

最近對IT領域的一項調查顯示，只有一小部分專案既符合進度要求，費用又控制在預算內，而且還符合專案質量規格的要求。大多數專案沒能完成上述三項要求中的至少一項。因此，很多專案都處於需要“修復”的狀態，也就是說必須付出額外的工作才能使專案重新回到正常的軌道上來。
使專案重新回到要求的範圍內需要具有較高層次的經驗和技巧。例如，當專案進度拖延時，最容易想到的就是對專案追加資源以使其趕上進度，然而這個辦法也許不能解決問題，反而會加重問題的嚴重性。有經驗的諮詢人員具備合理地恢復專案進度的技能，他們知道什麼在起作用和什麼不起作用，他們會運用計劃工具（如PERT/CPM）來尋找一種最佳途徑來重新安排工作以加快進度。他們同時具有相當的商業知識能夠對不同行為過程所產生的商業寓意進行評估。

高階管理指導

在組織中實施專案管理方法會帶來公司經營模式的根本性改變。只能驅動型的垂直模式要讓位於平行的、跨職能的公司組織結構。要想使這種專案管理方法得以實施必須得到高階管理者的大力支援。
很多公司都會遇到一個共同問題，這就是高層管理者不瞭解“什麼是專案管理”。專案辦公室的諮詢人員和顧問可以對這些經理們進行培訓使他們瞭解專案管理知識，並掌握在組織中採用專案管理方法所需要的條件。例如，要做到專案成本的有效控制就需要公司採用一種基於專案活動的會計系統，這個系統對於已經習慣於總帳會計系統的經理們而言可能就是完全不同的概念。專案管理顧問可以對這些經理們進行培訓以使他們瞭解基於專案活動的會計系統的作用。如果沒有這樣的培訓，這些經理們就會拒絕放棄已實踐多年的總帳會計系統。

專案諮詢人員和顧問應具備的特點

計劃為專案辦公室配備專案諮詢人員和顧問的管理層應該考慮兩個層次的諮詢人員：一種是一般諮詢人員，應具有至少5年的專案管理經驗，掌握基本的進度編制、預算分析和資源分配的實踐能力；另一種是高階諮詢人員，這些人員除了具備一般諮詢人員的能力外，還要有10～15年的運作過重大專案的的實踐經驗。
諮詢人員和顧問要想有效地發揮作用，他們必須讓那些與他們一起工作的人員感受到他們是絕對合格的。他們還必須有信用，他們的知識和工作能力是其權威的最主要來源。如果公司的員工並不認為他們是專案管理專家，那麼他們對公司來說幾乎就沒有什麼價值。
建立諮詢人員最權威的一種辦法就是隻僱用那些已經獲得資格認證的專案管理專家（PMP）。能夠獲得資格認證就證明了這些人員已經掌握了較高層次的專案管理知識和技能。除此之外，這些諮詢人員和顧問還必需具有專案管理實戰經驗。他們必須能夠證明自己是久經考驗的實戰家，而非象牙塔裡的理論家。
同時，這些諮詢人員應該是計劃編制、預算分析、資源分配等領域的專家，他們同時還必須是具有很強管理能力的多面手，掌握著豐富的市場營銷、財務、合同採辦、人力資源、公共關係等方面的知識。諮詢人員的價值主要體現在他們能夠將專案管理中問題與廣闊的商業背景結合起來。作為管理通才，其所處的職位職責也要求他們做到這一點。
費用是組建強大的諮詢專家隊伍所面臨的主要問題，因為這些人員的工資都不低，高階諮詢人員和顧問的工資與高科技企業的高階工程師的工資相當。但是經過很好挑選的諮詢人員是可以證實他們自身價值的。

為了幫助大家理解這一點，請看下面的小故事。
湯姆是一家系統整合公司專案辦公室的主任。有一天，他接到了一個電話，是負責一個主要銀行軟體執行專案的客戶經理打來的，這個專案在投標前計劃得比較倉促，目前需要比預期更多的工時才能完成。該專案目前處於尷尬境地，銀行方面質詢完工的具體日期，而該客戶經理無法回答，銀行則威脅要終止合同。
聽完客戶經理的話，湯姆告訴他可以提供一個月薪1.5萬美元的諮詢人員。客戶經理說：“沒問題。這點工資不算什麼，如果該專案不能如期完成，我們的損失可就大了。”
諮詢人員工作了3個月將問題解決了，諮詢成本是4.5萬美元。據估計，如果此專案失敗了，公司的損失將會是720萬美元。

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專案辦公室的重要職能—為專案提供諮詢和指導（下）（轉）

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