隨著從事的複雜專案越來越多，組織對專案管理專業知識的需求也會不斷增加。當組織剛剛開始實施專案管理時，通常會採取比較單一的做法。例如，他們會選擇里程碑圖作為基本的計劃工具，這樣可以簡便地將主要事件與日期聯絡起來。完成了很多專案以後，管理層會發現，一個專案的活動會影響其他專案的進展。為了使專案的各部分活動有機地聯絡起來並在整個組織中跟蹤專案的實施，他們會要求使用計劃軟體來控制專案。於是，制定計劃不再是孤立的事，從事計劃編制的人員必須具備專業的計劃編制技術。

許多工作都需要這種專業知識，像編制計劃、做預算、編撰專案建議書、評估分包商、選擇專案、風險管理、需求識別、變更管理、處理權利紛爭和樹立權威，等等。組織需要一種途徑從專案管理諮詢專家那裡獲得豐富的專案管理專業知識。高層管理者就可以利用諮詢專家的指導，制定企業發展戰略規劃，而專案工作人員也可以藉助諮詢專家的智慧來解決專案中存在的日常問題。

如果只是偶爾需要專案管理諮詢，一種比較經濟的方式就是從諮詢公司或者高等院校獲取專家的諮詢意見。然而，如果組織主要是透過運作專案來作為其生存的主要方式，就會經常需要專案管理專家的意見。獲取專家指導的較好的辦法就是使用組織內部的諮詢人員。內部諮詢人員通常由專案辦公室負責提供。
20世紀90年代出現了“指導”這一新詞彙，它概述了內部諮詢人員所起的一個重要作用。這一概念強調了諮詢人員的主要工作並非是解決問題，而是為組織的專案管理者提供解決專案管理問題的思維和知識，而問題最終還是需要專案工作人員自己來解決。

諮詢人員和指導的作用

內部專案管理諮詢師和指導的作用不斷地在演變，目前主要集中在幾個相對明確的領域，主要包括：
▲對撰寫專案建議書給予支援；
▲提供專案啟動支援；
▲對專案需求提供及時反應；
▲指導風險評估；
▲對專案修復提供支援；
▲高階管理指導。

專案建議書支援

專案管理諮詢人員的能力源於其多年的專案管理經驗，他們曾撰寫和評估過很多專案建議書，可以為組織的專案建議書的編寫提供有價值的參考，他們可以用以下三種方式來輔助編寫建議書：
▲他們可以為組織引進有效的專案管理程式，可以向同事說明如何從專案權利的角度編寫專案建議書以及好的專案建議書是在良好管理實踐基礎上編制而成的。他們還可以引進許多公司所用的中標專案建議書的編寫技巧，例如在編制建議書過程中使用初審和終審的稽核體系，等。
▲他們可以編寫建議書中所涉及的專案管理方面的相關內容，因為很多招標方都要求投標人在其建議書中陳述他們在專案運作中所使用的方法。
▲他們可以稽核專案建議書，站在局外人的立場上，對專案建議書提出意見，並指出其優點和缺點。

專案啟動支援

專案的順利啟動對整個專案的成功是至關重要的，如果開始起步就錯了，也許從第一天起專案就註定要失敗。專案管理諮詢人員可以向同事引進好的專案啟動經驗。例如，他們可教授專案團隊成員如何制定出一流水平的專案管理章程和專案範圍說明，他們還可以設計和組織專案啟動會。一旦團隊成員有過兩三次組織專案啟動會的經驗，他們將來就不再需要諮詢人員在此方面的指導。

對專案需求的及時應對

隨著專案的進展，將有很多沒有預見到的事情會發生，如主要供應商可能會破產，會產生合同糾紛，客戶可能會追加資金要求專案提前完成等。同時，可預見的挑戰也會發生，如新的專案成員需要制定專案計劃方面的指導，預算縮減使得專案組不得不在資源較少的情況下做更多的工作，或組織引進了新的專案管理方法等。諮詢人員和顧問的重要作用此時就顯而易見了，那就是及時到位併為專案組提供他們所需的專案管理幫助。
如果諮詢人員要提供及時應對以處理專案需求，他們必須有豐富的理論知識和專案從業經驗，如果他們不具備親自解決問題的技能，他們至少也應該有能力幫助他們自身和整個團隊確定如何獲得解決問題的方法。

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專案辦公室的重要職能—為專案提供諮詢和指導（上）（轉）

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