專案成本管理之成本控制（轉）

第七章 專案成本管理
　　7.4 成本控制
　　成本控制指：a）對造成成本基準變更的因素施加影響，以保證所有變更均經過有關方面的認可，b)確定成本基準是否發生變更，和c）實際變更發生時對其實行管理。成本控制包括：
　　監督成本績效，找出與計劃的偏差，並弄清原因。
　　確保所有恰當的變更都準確的記載於成本基準之中。
　　阻止不正確、不恰當或未經批准的變更納入成本基準中。
　　將經核准的變更通知利害關係者。
　　採取措施將預期成本限制在可接受的範圍之內。
　　成本控制包括查詢正、負偏差的原因。它必須與其它控制過程（範圍變更控制、進度控制、質量控制等，參看第4.3節介紹的其它控制 ）緊密地結合起來。 例如，若對成本偏差採取不恰當的應對措施，就可能造成質量或進度問題，或在專案的今後階段產生無法接受的巨大風險。


　　
　　7.4.1 成本控制的投入
　　1 成本基準。成本基準在第7.3.3.1節中描述。
　　2 績效報告。績效報告（在第10.3.3.1節中介紹）提供有關專案範圍與成本績效的情況，例如哪些預算達到要求，哪些還沒有。績效報告還提醒專案班子注意將來可能出現麻煩的問題。
　　3 變更申請。變更申請具有多種形式——口頭或者書面，直接或者間接，外來或者內部，具有法律強制性或者留有選擇餘地。變更可能要求增加預算，也可能允許將其削減。
　　4 成本管理計劃。成本管理計劃已在第7.2.3.3節中介紹。
　　
　　7.4.2 成本控制的工具與技術
　　1 成本變更控制系統。成本變更控制系統規定成本基準變更所應遵循的程式，包括書面申請、追蹤系統以及核准變更的審批級別。成本變更控制系統應與第4.3節描述的綜合變更控制系統緊密結合起來。
　　2 績效量度。第10.3.2節所描述的績效量度技術有助於評估已出現偏差的大小。第7.4.2.3節和第10.3.2.4節介紹的實現價值管理（EVM）則對成本控制極其有用。成本控制的一個重要部分，是確定何種原因造成了偏差，並決定偏差是否需要採取糾正行動。
　　3 實現價值管理（EVM）。所有實現價值管理（EVM）控制帳目計劃（CAPs），均應以下列三個獨立變數的相互關係為手段，來連續的量度專案的績效：1）計劃價值，已安排要完成的實際工作，包括該項工作的估算價值（原來稱為計劃工作預算成本（BCWS）和2）實現價值，已完成的實際工作，包括該項工作的估算價值（原來稱為完成工作預算成本BCWP），以及3）為完成實現價值而付出的實際成本。實現價值（2）減去計劃價值（1）就是進度偏差（SV）。實現價值（2）減去實際成本（3）就是專案的成本偏差（CV）。另請參看第10.3.2.4節。
　　4 補充規劃。很少有專案能一絲不苟的按計劃執行。預期的變更或可能要求制訂新成本估算、修改現有成本估算、或者分析替代方案。
　　5 電腦化工具。專案管理軟體、棋盤式電子表格程式等電腦化工具常被用來對計劃成本與實際成本進行跟蹤，並預報成本變更的後果。
　　
　　7.4.3 成本控制的產出
　　1 經修改的成本估算。經修改的成本估算指對用於管理專案的成本資料所做的修改。必要時，必須通知有關的利害關係者。經修改的成本估算可能要求，也可能不要求對專案計劃的其它方面進行調整。
　　2 預算更新。預算更新是一種特殊型別的經修改的成本估算。預算更新是對經批准成本基準所做的變更。這些數字一般只在範圍變更之後才作修改。在某些情況下，成本偏差有可能極其嚴重，需要重新調整基準，才能對績效進行現實的量度。
　　3 糾正措施。糾正措施指為把專案未來期望績效達到專案計劃規定而採取的任何行動。
　　4 竣工估算。竣工估算（EAC）是根據專案的績效和第11.4.3節描述的風險量化對專案最可能的總成本所做的一種預測。最常用的預測技術為以下三種方法的某種變種：
　　EAC = 迄今為止的實際成本 + 對所有尚未完成工作的新估算。此種方法最通常用於以往績效表明原有估算假設有重大缺陷，或者由於情況改變，原有假設不再適用時。公式為：EAC=AC+ETC。
　　EAC = 迄今為止的實際成本 + 剩餘預算（BAC - EV）。此種方法通常用於當前出現的偏差被視為非典型特例。而且專案管理班子預計將來不至於出現類似偏差時。公式為：EAC= AC + BAC –EV。
　　EAC =迄今為止的實際成本 + 剩餘的專案預算（ BAC – EV）乘上一個績效係數，通常是累計成本績效指數（CPI）。此種方法最通常用於當前出現的偏差被視為具有典型性，可以代表未來偏差時。公式為：EAC = （AC + （BAC –EV）/CPI）——此處的CPI為累計CPI。
　　對於任何特定專案來說，上述方法中無論哪一種都可以是正確方法，都能為專案管理班子提供EAC預測是否超過可接受容差的訊號。
　　5 專案收尾。應當制訂結束或取消專案的過程和程式。例如，狀況報表（美國註冊公共會計師協會——AICPA——頒發的SOP 98-1表）要求失敗的IT專案的所有成本都在專案取消的當季度全部銷帳。
　　6 汲取的教訓。造成偏差的原因、 所採取糾正措施的依據以及從成本控制中應汲取的其它教訓都應形成文字記載 ，留做本專案和實施組織其它專案歷史資料庫的組成部分（參看第4.3.3.3節）。

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