隨著專案管理實踐的發展，對專案實施的系統方法的需求也在不斷增長。一些組織行動迅速，很快就接受了專案計劃軟體，並送員工參加專案管理培訓，甚至開設專案管理學位課程。建立專案辦公室是增強組織專案管理能力的有效方法。

專案辦公室的定義

專案辦公室的成員是由為組織專案管理需求提供支援的專案管理專業人員組成的。儘管在最近10年專案辦公室的不同角色正趨於一致，但在不同的組織中專案辦公室的職能是不同的。當今專案辦公室主要具備以下幾個方面的功能：

——為專案組提供管理支援。
專案辦公室人員透過承擔專案計劃編制、報告編制分發、專案管理軟體操作、維護“可視工作室”和專案工作手冊等方面的行政事務，為專案組成員的工作提供支援。

——為組織提供專案管理諮詢和指導。
隨著組織工作的“專案化”，他們需要開發能作為內部專案管理諮詢顧問的人力資源，以便為組織提供有效實施專案管理的專家意見，這些諮詢人員通常在專案辦公室工作。

——為組織開發和維護專案管理方法和標準。
對組織來講，要保持專案實施的一致性，須制定和釋出通用的方法和標準，這這是專案辦公室要做的工作。

——為組織提供專案管理培訓。
為了採用專案管理方法，組織必須對員工進行專案管理知識的培訓，專案辦公室負責提供培訓教材和教員。

——為組織輸送專案經理。
專案辦公室內儲備有專業的專案經理，可以在組織需要的時候，將他們派到工作崗位上。

專案辦公室的需求

如果一個組織只是偶爾實施一個專案，那就沒有必要開發系統的從事專案管理的能力。在這種情況下，建立專案辦公室就有點大材小用了。然而，當一個組織將其主要精力都花在專案實施方面時，那麼非標準化的專案管理方法所帶來的不僅僅是低效，有時甚至會很危險。隨著專案增多，對專案辦公室的需求更加強烈。

當一個組織成立了專案辦公室之後，它就可以開發統一的專案管理實施方法。另外，如果專案辦公室的設立是為整個組織提供服務的，那麼，它在整合組織中跨機構、跨職能的專案活動方面起著非常重要的作用。它能培育專案管理的專業作風，使從事專案工作的人員對專案管理的認識達到並維持在一個較高的水準。

傳統的專案辦公室首先出現在建築和國防工業中，這些工業一般是以專案為中心，並且將專案管理活動組織集中在一個地方開展。但是，這些傳統的專案辦公室與我們今天所見到的不同，它們通常服務於單一、大型和複雜的專案。例如，如果製造一架戰鬥機的專案啟動了，專案辦公室就會隨之成立。在民用專案中，建造一座燃煤發電廠也需要專為此專案需求設立專案辦公室去支援專案的實施。

與傳統的專案辦公室相比，如今的專案辦公室在組織中必須滿足更加廣泛的專案管理要求。它們不為某個特定專案而設，而是同時服務於多個專案和整個機構。[@more@]

專案辦公室——有效管理專案的金鑰匙（轉）

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