◆使用者參與
某些專案比其他專案需要更多的使用者參與。當我們對設計、開發和實施專案中所涉及的使用者參與程度進行比較時，會發現這一點在資訊科技行業尤為明顯。除了少數例外，實施專案中使用者參與是最多的，其次是設計專案，最少的是開發專案。
由於使用者參與對專案的成功是如此的重要，因此專案團隊應該擁有支撐和促進有意義的使用者參與的特徵。例如，團隊鼓勵不同方面的開放性討論嗎？團隊有良好的交際能力嗎？團隊收集、回應有意義的反饋並接受不同的觀點嗎？要使使用者參與有意義，以上這些還只是團隊必須擁有的一部分特徵。
此外，團隊需要的人際交往特徵會隨著專案的型別和所處階段而變化。例如，在專案的目標還不清晰時，有意義的使用者參與的重要性就會增加，這是由於專案團隊需要依靠使用者來明晰目標、指導行動，並瞭解不斷變化的需求。

◆清楚的需求描述
當擬定需求的時候，客戶與專案團隊之間的有效溝通就變得非常重要。我已注意到，只要專案沒有清楚的需求描述，那麼範圍蔓延發生的可能性就更大。另外，這些專案比那些清楚地描述了需求的專案更容易引起延期和預算超支。換句話說，範圍蔓延就是沒能清楚地描述需求的結果。
當客戶需求與我們的想法之間的差別被忽視的時候，問題就出現了。我們都希望客戶會告訴我們他們想要什麼，但是如果客戶真正想要的和他們告訴我們的之間出現不一致時問題就發生了。假如這種不一致不能夠去除，那麼專案就陷入了極大的困境中。我認為專案經理有義務讓客戶相信他們所說的並不是他們真正想要的東西，同時讓客戶說出真正想要的東西。這不是一件容易的事情，但它值得你花費時間去做，這樣你才能正確地瞭解需求。
確保團隊滿足客戶的真正需求而不是那些簡單想法，這在交際、個人和業務技能方面對專案經理提出了很大要求。使問題變得更加複雜的是，團隊所需的技能描述會隨著專案的型別和進度而發生變化。

◆正確計劃
我很納悶，為什麼很多專案經理把做計劃看成是浪費時間，他們的興趣更多地在於讓團隊直接去運作專案而不是讓團隊對專案的工作進行計劃。我們總願花時間去重複那些無價值的、錯誤的工作，但如果從一開始就正確計劃的話，那麼這本來是可以避免的。然而事實是我們沒能做到正確計劃，並因而導致成本增加、工作困難以及專案延期。我認為這種現象會作為一種專案管理的未解之謎在歷史上消失。我們都不會去做上面這種事情，相反我們將把計劃看成是良好專案管理的一個必要組成部分。
有效地進行計劃需要參與其中的人員具備幾種個人和人際交往的技能，尤其是對專案經理和專案團隊的某些特殊成員來說。這些技能包括問題解決、創造性、決策制定、衝突解決、思維方式等。

◆稱職的員工
這裡沒有什麼新的東西。我們總是需要稱職的員工，但在這裡我所指的是我們需要一個稱職的團隊。我們的分析單位是團隊，分析團隊是否擁有完成專案工作所需的能力和技巧。為了表明我的觀點，考慮一下問題解決的過程。一個典型的問題解決過程可能包括以下各個步驟：
（1）定義問題；
（2）分析可能的原因；
（3）收集必要的資料；
（4）設計不同的解決方案；
（5）評估和最佳化解決方案；
（6）選擇最佳的解決方案；
（7）指定行動計劃；
（8）執行解決方案；
（9）評估結果。

在地球上或許有個人擁有完成上述所有步驟所需的全部技能，但期盼有這樣一個人加入你的專案團隊卻可能僅僅是一個美好的願望。更加實際的是期望你的團隊擁有所有需要的技能，每一個成員可能去執行不同的步驟。
專案團隊要獲得成功，就需要幾種型別的技能和思維方式，單獨某一個人不可能擁有全部需要的東西。問題在於要解決問題，而不是去創造英雄。專案經理的工作就是確保團隊擁有所需的技能，並且能夠專業地、有效地解決問題。

◆清晰的願景和目標
專案團隊和客戶必須能夠清楚地闡述和分享專案的願景，每個人對此的觀點必須一致而且要遵守。除了大家共同的願景之外，團隊和客戶也要懂得如何去實現這些願景，這體現在專案的目標中，沒有比目標更能體現願景的東西了。擁有清晰的願景和目標需要團隊具有專案計劃、變更管理、一致的過程等各方面的技能。儘管很多技能是與溝通相關的，但理解這一點對團隊來說還是很重要的。我們透過針對每個團隊成員如何理解專案而進行的開放而誠懇的討論中就會得出這個結論。如果所有人都在理解上達成一致，那麼團隊中的動態性和均衡性就變得非常重要。群體思考的團隊是不存在的。

◆努力工作和專心的員工
團隊必須理解整體工作，每一名成員都必須瞭解各自在工作中的職責。有效的專案團隊不允許有無知的個人存在。每個專案團隊成員都需要在確定的時間交付確定的產品，保持專注和方向的團隊增加了專案成功的機會。缺少了專注，團隊成員經常就會依照自己的想法去做專案，他們忽視了專案本身，從而偏離了專案正確的軌道。由此造成的結果是團隊所花費的時間與金錢都與專案無關，而後專案經理只得到了意外和驚訝。
[@more@]

專案成功的關鍵因素（轉）

相關文章