在IT行業，人員的跳槽是非常普遍的現象，甚至可以說非常頻繁。人員的頻繁變動對一個正在執行的專案來說是很大的風險。現實生活中有很多這樣的例子：某個公司的業務或專案非常依賴於某個具體的人，一旦這個人因為某種原因離開這個公司，那麼這個公司的業務或專案會受到非常大的影響，甚至可能會是毀滅性的打擊。

一個好的公司不應該出現這樣的情況，或者至少我們的專案管理人員應該防範這樣的風險，把損失降到最低，或者讓這種人員的變動不成為風險。

那麼在專案中如何防範這種風險呢？如何做到當一個人離開專案後，其他的人能很快地補充上來，接替離開者的工作，team也能很容易做相應調整？這就要求在專案在Planning階段就考慮人員變動的風險，簡單地說就是做好Backup Plan。一方面人員所掌握的Knowledge，Backup也需要掌握；另一方面，所有專案需要的Knowledge都要有相應的Document，而不是僅僅掌握在某個人或某幾個人的頭腦中；最後，要有清晰的process保證Backup Plan的順利執行。這樣做的目的是我們加強對Knowledge的管理，弱化人與專案的耦合關係。

比如說，專案的PL（Project Leader）必須定義他的Backup PL，並有文件記錄。公司在進行PL培訓時，Backup PL也要參加。在定義了Backup PL後，PL要制定KT（Knowledge Transition） plan，透過一對一的具體的工作說明，讓Backup PL掌握必要的專案Knowledge。

一個member從被挑選，到進入專案，再到獨立勝任專案工作，把這個過程定義成正式的process，以讓member儘快掌握專案所需knowledge為出發點。

下面來說說我們這個的維護專案的人員check-in process是如何做的。（這篇文章主要說的是人員變動的風險防範，所以假設專案已經在執行，專案團隊也已經存在）

我們假設專案中的人員A要離開專案，現在已經確認B能加入專案。我們要做的就是啟動Induction Process。

首先，新進入的member需要閱讀專案定義的Induction Manual，以掌握必要的資訊。Induction Manual主要包括專案的概述，專案組織結構，專案中的配置管理，客戶介紹，專案涉及到的技術，必要的培訓，和專案中的主要活動等等。主要是一些一般介紹，具體的內容有專門的文件，Induction Manual中有連結。

其次，新進入的member需要閱讀Project Plan。這是專案中最重要的文件，每個member必須仔細閱讀。Project Plan中對專案有詳細的說明。

接下來A就要對B做KT（這裡假設每個member要離開專案都需要提前一段時間提出，這樣可以有時間尋找新的人員和KT。這點需要在每個人員進入專案時就規定好了的）。首先A要指定KT Plan，PL審批透過後，KT就可以開始了。KT的內容不僅僅包括A維護業務系統的具體技術與業務邏輯，還要包括維護過程中的Process介紹，各種專案相關工具的介紹，正在做的工作、遺留的問題、即將到來的工作等等。KT的內容還包括B申請專案Account，維護業務系統必要的Account，以及各種必要的許可權。

KT過程中，工作仍以A為主；到KT的後期，要以B為主，A只是給以必要的幫助。KT後期還要做的一個重要的事情是A想業務系統的關鍵使用者和相關team的人員正式通知他的工作將由B正式接替。

KT的最後一步是對KT進行驗收。根據checklist逐相確認KT是否Cover到了。這樣可以確保B的Knowledge是完整的。

KT完成後，需要完成Induction process的最後一步，就是Exit Test。Exit Test的內容是和Induction Manual一起定義好的。這一步也是對KT驗收工作的一個補充。B透過Exit Test的考試後，就可以正式獨立勝任自己的工作了。

這樣一個process完成後，A就可以從專案中被Release出去了。

B進入專案後，PL就要開始為B安排Backup，同時安排B Backup其他member的工作。這樣，team繼續運轉，幾乎沒受到A離開專案的影響。

從一個專案的角度時這樣考慮防範人員變動的風險，如果從公司的角度就考慮，並且定義成process，那麼任何一個同樣的專案啟動時，這個專案能同樣做到很好的防範人員變動的風險。

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防範專案中人員頻繁變動的風險（轉）

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