專案管理過程中的知識管理初探3（轉）

四 專案過程中的知識管理的實施

4．1依靠組織的知識管理平臺開展工作：知識管理離不開資訊科技的支撐，但是不僅僅建立Intranet系統、資料庫，還要有企業文化和管理手段的比切結合，才能取得成功。具體的建立步驟為：建立企業內部網，構成企業內部的通訊和協作平臺；引入業務整合系統，如專案管理系統（PM）、企業資源計劃系統（ERP），建立採購、生產、庫存、銷售、財務等各個環節的整合管理；對知識進行分類、評估、開發、共享的管理以及知識庫的建立與更新。


4．2 在員工層次上，營造良好的組織交流方式推動知識的創新和分享。

由於專案團隊屬於一次性的組織，成員來自企業的各個職能部門甚至企業外部的一些行業專家，他們擁有不同的背景、知識、技能和經驗。專案管理過程中對成員之間的交流尤為重要，作為創造性的工作性質，專案管理隨時都要面對各種不同的突發問題，如何解決這些問題並不是按照操作規程就能完全解決的，豐富的實踐經驗是妥善解決問題的關鍵。為了最完美解決問題，專案成員全部擁有這種經驗是最好的，但是實際情況顯然不可能達到這種高度，交流和分享就顯得非常重要了。所以說：對專案而言，團隊成員的知識和經驗是十分寶貴的，在專案成立後，首要的問題就是要推動成員交流，促成成員知識的共享和創新。

4．2．1 在專案內部創造適合交流的環境，推動專案成員之間的交流和技能分享。

知識管理理論認為成員個體上身上蘊藏的大部分是隱性知識，並且透過非正式渠道交流和分享，比如師徒的言傳身教、同事之間的閒聊比試等方式；在正式場合，人們對這些知識很少涉及。但是員工身上的這部分知識往往是他最有價值的知識和經驗。為了營造適合交流的氛圍，我們可以採取如下一些措施：集體辦公：提高團隊成員在一起的時間，使大家資訊交流充分及時；多安排一些非正式交流的活動：如安排工作聚餐、集體休閒活動、企業內部網路社群和論壇等，可以讓團隊成員在輕鬆的環境中說出自己的工作經驗和教訓。透過這些活動提供大家在一起交流的時間對互相的溝通交流非常有利。

4．2．2 對積極貢獻自己經驗的成員進行有效激勵，提高團隊成員分享經驗的積極性。

鼓勵團隊成員交流分享自己的經驗教訓是取得知識的有效途徑。在專案進行中，可以制訂一些鼓勵大家提供經驗的措施，可以是鼓勵大家提供創造性經驗的明文規定，也可以是對在難題處理中做出突出貢獻的員工進行獎勵。各種方式不一而足，總的原則是推動成員和大家分享自己的創新經驗。

4．2．3 對成員貢獻經驗要進行正確評價。

專案對團隊成員貢獻的經驗的評估是一個很複雜的事情。很多時候大家難以認識到這些經驗的價值。一方面大部分知識的效果顯現不是立杆現影的，而是有一定的滯後；另一方面，很多團隊成員的經驗效果被表現為部門的結果，從而弱化個人經驗的重要性；還有就是難以判斷在一個專案中成功的經驗是否具有推廣價值。這些因素都使個人經驗的評估複雜化，錯誤的評估還有可能挫敗個人的積極性。如何正確的評估成員經驗需要慎重進行。比較穩妥的做法應該是全面系統地收集經驗和處理經過；分析事件的獨特性和普遍性；尋找理論支援，昇華經驗，最後對經驗進行正確評估。

4．3 在組織層次上，建立科學的流程，推動知識的收集、分析和知識傳播。

我們知道現代企業強調組織和流程，要求公司員工在工作中按照公司的規定程式進行，然而專案型公司中的工作大部分是創造性和處理隨機變化事務的，如果過多地偏重於流程，可能根本就無法產生新的創意。所以，在員工層面上，過分嚴格的流程管理與事無宜；但是在組織層面就非常適合用流程管理去規範知識的收集、分析和錄入資料庫。流程這種有組織的協調形式可以使區域性知識在更加廣泛的範圍內應用。

4．3．1 設計合理的收集、分析和整理知識的流程

如前所述，在專案中已經創造和積累的豐富的經驗和知識。如何傳播和利用它們是知識管理組織層面要解決的問題。資料庫作為基本的管理工具，已經廣泛地應用到實踐中了。但是一些企業儘管在自己資料庫中錄入了員工的經驗和知識，建立了員工的交流平臺，但是效果並不理想。原因就在於知識錄入標準沒有建立在統一規範的基礎上，也就是要設計科學合理的知識收集、分析和整理錄入的流程。因為如果大家自由把一些技巧和知識進入資料庫，往往沒有系統性和說服力（甚至有虛假資訊），使檢索者產生迷惑和不信任感，逐漸會抵制資料庫。資料庫中零散、個性的東西越多，資料庫的作用就越小，甚至一段時間後，組織成員會因為對資料庫失去信心而不再使用它。

那麼如何避免這個問題呢？流程是我們的好幫手。正確的工作流程應該是：組織成立專門的經驗、知識稽核與分析委員會，對從專案或者是個人申報的創新經驗和技巧進行審查和選擇，對有效的知識和經驗要會同公司的專家、技術骨幹和知識提供者共同對經驗進行分析和提煉，從理論上證明其正確性，從試驗中證明其可操作性和可能存在的共性，如此整理後的知識再行錄入資料庫。這樣的記錄可以給檢索者提供有說服力的支援，使檢索者採納你的經驗。

4．3．2 便捷的檢索工具有利於知識的傳播和組織內部的知識分享

由於一個組織可能有很多專案在同時進行，各個專案產生的新工藝或者技巧在專案團隊內部可以有效傳播和應用，但很少能影響其他的專案。有可能其他專案正在煩惱的問題已經在另外一個專案上被順利解決了。作為組織的整個成員並不能瞭解各個專案成員所掌握的知識。這樣的矛盾可以透過建立一個組織內部資料庫檢索機制來傳播這些知識。檢索的工具可以採用關鍵字檢索和論壇標題檢索等方法。

當人們在遇到難題時，他們可以登陸企業的知識庫，對該難題進行搜尋，如果知識庫足夠豐富，完全可以尋找到解決辦法。如果沒有搜尋結果，那麼專案在自我解決該問題後，可以提交該難題的解決方案給公司知識評估、錄入委員會，對公司知識庫進行豐富和完善。

參考書目：

[1] 巴納德：經理人的職能，北京 中國社會科學出版社，1997
[2] 李維安：知識管理：企業火力塑造的核心，天津 南開管理評論，2002，4
[3] Etienne C： 實踐社群：組織的新領域，北京 哈佛商業評論，2002，1/2
[4] 李忠輝：企業知識資本管理模式初探，天津 南開管理評論，2002，4
[5] PMI ：PMBOK 美國，2000
[6]
　　　the knowledge management in the course of project management
　　　Jia zhili　(Wuhan Wangjiadun city build development co., ltd)
　　　Abstract: Since the business environment has been changing a lot since the beginning of 20th-century,Knowledge management has get a lot of recognition. In this paper, firstly I analyze the theory of The KM and PM, the characteristics of project-driven enterprise and project. Then the paper point out that the KM is necessary in the project management course. Finally, the succeed management mode of the enterprise has been described in this paper.
Key words: project project management (PM) knowledge management (KM)[@more@]