應對緊急專案的人員調配 （轉）
很多CIO都曾經遇到過這樣的情況：為了實現公司的目標要求，已經為各個IT專案排好了優先次序，各個專案的專案經理也已經為自己的專案配備好了開發人員，所有專案都在按照預定計劃進行。突然出現了意外情況。可能公司為了同競爭對手在市場上展開競爭，需要推出與競爭對手剛剛推出的產品或服務進行競爭的產品或服務，而這個緊急專案的優先權已經超過了其他的所有專案。接下來，有很多事情就不可避免了——CIO要重新對IT人事資源進行分配。如果對於這種情況CIO們能夠有備而來，他們的日子就會好過的多。
Project Management Institute的IT主管Ed Setar和接受我們採訪的一位專案經理認為，儘管年度專案計劃能夠幫助CIO降低重新分配專案小組成員的機率，緊急情況還是無法避免。當緊急情況發生時，CIO可以有重新分配資源的多種選擇。每一種選擇都有其優點和不足。既可以選擇其一，也可以把幾種方式結合在一起使用：
重新排列專案優先次序，縮小工作範圍，調整專案時間，進行人員再分配。
為了確保新專案的順利進行，砍掉某個其他的專案，進行人員再分配。
聘請諮詢顧問或外部銷售商。
讓工作人員只做必須要做的事。
當然，每一種方式的選擇都包含著風險因素。
第一種選擇：重新確定專案優先權，進行資源再分配
為了確保新專案的順利進行，專案經理可以重新確定專案優先權，或者縮小其他專案的範圍，但是，這樣做可能會讓其他的專案承擔風險。
可能出現的問題：對資源的再分配在錯誤的時機進行，破壞了其他的專案。
Catherine Stier是一家運動健康中心的專案經理，她曾經負責的一個專案由於有其他專案的出現而失去了原來的優先地位，退居到了次要的位置上，這使她一下子就失去了至關重要的質量保證資源。值得慶幸的是，這種變化是發生在那個專案的設計階段。她說：“在當時，失去一名工作人員的損失實在是太大了。”
如果這種變化發生在專案開發的中間階段，整個情況可能就會完全改變。新來的員工可能要花費更多的時間，做更多的工作才能完成工作任務。同時，員工的流失可能會極大的減慢專案開發速度。
第二種選擇：取消一個專案，重新分配閒置資源
做出這種選擇，就要砍掉某個原有的專案，然後進行資源再分配。
可能出現的問題：把不合適的人選安排在新的專案小組中，交流不善令每個人都感到不滿。
Setar說，有的人可能不會出現這種情況，但有的人則不然。
出於這個原因考慮，CIO必須選擇最佳的方式就即將出現的變化同專案小組的成員進行交流。最糟糕的一種做法就是直接找到某些員工，告訴他們他們要去進行一個新的專案。
Setar說，這種情況一旦出現，情況將會非常糟糕，因為這會讓員工覺得自己無法掌握自己的專案，還會給他們造成一種脅迫感。
最好的辦法就是找到專案經理，同他們就即將出現的變化進行交流。這些專案經理最瞭解自己手下的工作人員的技術特長，能夠做出最為明智的決定，把最合適的員工派到即將進行的專案小組中。
Setar說，如果有一位副總裁說：“我聽說某人確實很不錯，可以讓他加入新的專案小組”，那麼這並不一定是一件好事。因為，高階管理人員並不瞭解整個小組的所有工作人員。
所以，當PMI決定進行一項計劃之外的專案時，Setar首先把情況告訴給了高階小組。然後，作為一個整體，他和他手下經理們同每一個員工進行了面談，讓他們瞭解了即將到來的變化及其在人事方面的影響。這樣做讓每一個員工都感覺到自己得到了充分的尊重，調動了他們從事新工作的積極性，也把不同的角色分配給了最為適合的員工。
第三種選擇：聘請諮詢顧問
你可以選擇聘請諮詢顧問，但是在經濟困難的情況下，由於受到資金的限制，這種做法並不總是切實可行的。
可能出現的問題：聘請諮詢顧問的時機過晚，沒有人對他進行指導。
首先，每個專案都應該有一定的應急資金。這筆資金最好佔整個預算的百分之十五左右。應急資金可以用來支付額外的支出——例如聘請諮詢顧問。
然而，在進行某個大型專案時，如果資金不足，而所有的專案又都必須按照原來的計劃進行，要想獲得充足的資金就必須到公司的管理委員會進行申請。要面臨的選擇非常簡單：這些專案需要更多的資金，要不就要取消其他的專案。
另外一條成功戰略就是讓諮詢顧問隨時待命，這聽上去可能很天真，但實際上能夠有可以信賴的專業服務供應商隨時準備提供服務是一件非常有利的事情。
時間的選擇十分重要。Stier就曾經聘請一名QA諮詢顧問來代替一名員工的工作。由於這名諮詢顧問介入專案的時間很早，並且有人能夠向他提供指導，讓他跟上專案小組的工作進度，他的介入就是成功的。
第四種選擇：放手一搏
如果沒有辦法獲得額外資源，而正在進行的專案又不能推遲或放到次要的地位，你所能做的就只有放手一搏了，不管怎樣都要完成任務。
可能出現的問題：人心渙散，最好的員工選擇離開。
Setar說：“在很多情況下，專案經理再讓員工承擔更多的工作任務時，唯一的理由就是專案A要按照原有的時間框架進行，而專案B也要同時進行。這很容易讓員工工作士氣低落，人心渙散。”
但是，如果能夠首先對資源分配進行一下合理的計劃，這種情況就可以避免。要讓員工覺得自己是在按照某種期望、而不是規定做事。
你可以讓員工在偶爾的情況下每週工作八十個小時，但是如果這種情況經常發生的話，生產力就會降低，而且員工會選擇離開。尤其是那些能力非常強的員工。
實際上，上面提到的任何一種人事再分配方式都包含著風險因素。這也正是為什麼要謹慎採取行動的原因。否則的話，結果只能是事與願違。[@more@]
Project Management Institute的IT主管Ed Setar和接受我們採訪的一位專案經理認為，儘管年度專案計劃能夠幫助CIO降低重新分配專案小組成員的機率，緊急情況還是無法避免。當緊急情況發生時，CIO可以有重新分配資源的多種選擇。每一種選擇都有其優點和不足。既可以選擇其一，也可以把幾種方式結合在一起使用：
重新排列專案優先次序，縮小工作範圍，調整專案時間，進行人員再分配。
為了確保新專案的順利進行，砍掉某個其他的專案，進行人員再分配。
聘請諮詢顧問或外部銷售商。
讓工作人員只做必須要做的事。
當然，每一種方式的選擇都包含著風險因素。
第一種選擇：重新確定專案優先權，進行資源再分配
為了確保新專案的順利進行，專案經理可以重新確定專案優先權，或者縮小其他專案的範圍，但是，這樣做可能會讓其他的專案承擔風險。
可能出現的問題：對資源的再分配在錯誤的時機進行，破壞了其他的專案。
Catherine Stier是一家運動健康中心的專案經理，她曾經負責的一個專案由於有其他專案的出現而失去了原來的優先地位，退居到了次要的位置上，這使她一下子就失去了至關重要的質量保證資源。值得慶幸的是，這種變化是發生在那個專案的設計階段。她說：“在當時，失去一名工作人員的損失實在是太大了。”
如果這種變化發生在專案開發的中間階段，整個情況可能就會完全改變。新來的員工可能要花費更多的時間，做更多的工作才能完成工作任務。同時，員工的流失可能會極大的減慢專案開發速度。
第二種選擇：取消一個專案，重新分配閒置資源
做出這種選擇，就要砍掉某個原有的專案，然後進行資源再分配。
可能出現的問題：把不合適的人選安排在新的專案小組中，交流不善令每個人都感到不滿。
Setar說，有的人可能不會出現這種情況，但有的人則不然。
出於這個原因考慮，CIO必須選擇最佳的方式就即將出現的變化同專案小組的成員進行交流。最糟糕的一種做法就是直接找到某些員工，告訴他們他們要去進行一個新的專案。
Setar說，這種情況一旦出現，情況將會非常糟糕，因為這會讓員工覺得自己無法掌握自己的專案，還會給他們造成一種脅迫感。
最好的辦法就是找到專案經理，同他們就即將出現的變化進行交流。這些專案經理最瞭解自己手下的工作人員的技術特長，能夠做出最為明智的決定，把最合適的員工派到即將進行的專案小組中。
Setar說，如果有一位副總裁說：“我聽說某人確實很不錯，可以讓他加入新的專案小組”，那麼這並不一定是一件好事。因為，高階管理人員並不瞭解整個小組的所有工作人員。
所以，當PMI決定進行一項計劃之外的專案時，Setar首先把情況告訴給了高階小組。然後，作為一個整體，他和他手下經理們同每一個員工進行了面談，讓他們瞭解了即將到來的變化及其在人事方面的影響。這樣做讓每一個員工都感覺到自己得到了充分的尊重，調動了他們從事新工作的積極性，也把不同的角色分配給了最為適合的員工。
第三種選擇：聘請諮詢顧問
你可以選擇聘請諮詢顧問，但是在經濟困難的情況下，由於受到資金的限制，這種做法並不總是切實可行的。
可能出現的問題：聘請諮詢顧問的時機過晚，沒有人對他進行指導。
首先，每個專案都應該有一定的應急資金。這筆資金最好佔整個預算的百分之十五左右。應急資金可以用來支付額外的支出——例如聘請諮詢顧問。
然而，在進行某個大型專案時，如果資金不足，而所有的專案又都必須按照原來的計劃進行，要想獲得充足的資金就必須到公司的管理委員會進行申請。要面臨的選擇非常簡單：這些專案需要更多的資金，要不就要取消其他的專案。
另外一條成功戰略就是讓諮詢顧問隨時待命，這聽上去可能很天真，但實際上能夠有可以信賴的專業服務供應商隨時準備提供服務是一件非常有利的事情。
時間的選擇十分重要。Stier就曾經聘請一名QA諮詢顧問來代替一名員工的工作。由於這名諮詢顧問介入專案的時間很早，並且有人能夠向他提供指導，讓他跟上專案小組的工作進度，他的介入就是成功的。
第四種選擇：放手一搏
如果沒有辦法獲得額外資源，而正在進行的專案又不能推遲或放到次要的地位，你所能做的就只有放手一搏了，不管怎樣都要完成任務。
可能出現的問題：人心渙散，最好的員工選擇離開。
Setar說：“在很多情況下，專案經理再讓員工承擔更多的工作任務時，唯一的理由就是專案A要按照原有的時間框架進行，而專案B也要同時進行。這很容易讓員工工作士氣低落，人心渙散。”
但是，如果能夠首先對資源分配進行一下合理的計劃，這種情況就可以避免。要讓員工覺得自己是在按照某種期望、而不是規定做事。
你可以讓員工在偶爾的情況下每週工作八十個小時，但是如果這種情況經常發生的話，生產力就會降低，而且員工會選擇離開。尤其是那些能力非常強的員工。
實際上，上面提到的任何一種人事再分配方式都包含著風險因素。這也正是為什麼要謹慎採取行動的原因。否則的話，結果只能是事與願違。[@more@]
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