專案管理要素間的關係

專案管理有四個要素，工作範圍、時間、質量、成本。對一個專案來說當然最理想的情況就是“多、快、好、省”。“多”指工作範圍大，“快”指時間短、“好”指質量高，“省”指成本低。但是，這4者之間是相互關聯的，提高一個指標的同時會降低另一個指標，所以實際上這種理想的情況很難達到。

舉個可能每個人都遇到過的例子—裝修。假定原計劃需要兩個月完成，但由於原住房提前拆遷，必須1個半月內完工。因此，“時間”的要素髮生了變化，為了縮短工期可能採取什麼樣的措施呢？

★ 措施一：原來廚房是自己做框架，買貼塑門面，現改為買整體廚房；顯然代價是成本提高了。

★ 措施二：原來牆面要刷4遍立邦漆，這非常耗費時間，現在刷2遍就算了；但代價是質量降低了。

★ 措施三：先不鋪木地板，燈具以後再安裝；注意，這時您已經改變工作範圍了。

從這個例子可以看出，在專案中很難保證每個目標同時達到最佳。在實際工作中往往只能均衡多種因素做出取捨，使最終的方案對專案的目標的影響最小。

專案中“人”的因素

在專案管理的成功要素中，有一個要素非常重要，卻往往被忽略—那就是“人”。是“人”在確定專案目標、推動專案程式，使用專案成果創造價值；在IT專案中，人力成本決定了專案是否贏利。

首先，IT服務經營的就是“人”。IT專案中的人力成本佔總成本的相當比例，專案實際的人力成本決定了贏利的水平。實際工作中可能會發現：作專案預算時專案的利潤很高，但最後核算部門的總體利潤時卻賠本。這是因為，應用開發專案的人力成本很難估算準確，很多專案為了質量和進度要求，執行中都會不斷追加人力，最後使用的人力資源大大超出了預算；而一個部門的總人力資源是固定的，如果多數專案超出預計人力資源就會造成部門承接的專案總數減少。因此IT服務公司必須核算專案人力成本以控制專案的人力資源投入。具體要做的就是：在做專案預算時就應該明確需要的人力資源總數，執行中要記錄實際使用的人力資源，結束專案時核算一個專案到底是賺了還是賠了。特別是一些利潤水平低風險又大的專案，可能只要多投入一個人月專案就賠了，因此專案過程中就要動態監控人力投入情況並與預算進行比較，一旦發現超出預算就應即時處理。

例如，假設一個開發人員一年的平均成本要12萬（包括工薪和分攤成本），那麼一個月的人力成本就是1萬元，如果一個專案需要10人月，那麼保本的簽約額至少10萬。假設簽約15萬，預算10萬成本（假設全是人力成本），發現已經投入16個人月的人力仍未結束專案，則單人力成本就是16萬，專案至少已經虧了1萬元。

其次，專案的目標是“人”確定的。我們前面討論過，專案的目標是衡量成敗的標準，如果開始時目標不清，或者組織中各個方面對目標沒有達成共識，會使專案從一開始就蘊涵危機。在前一種情況下，專案可能為了遵從“上級”的意圖而不斷反覆，甚至即使按要求完成了專案，但使用者也無法使用專案的結果實現利益；在後一種情況下，一旦發生人事變動則目標就可能被修改，甚至直接被終止，從而前功盡棄。還有一些有“政治”因素的專案，可能提出無法達到的目標（一般是過高的時間要求），最後不得不犧牲質量造成最終專案失敗。

第三，專案承擔者的能力對專案成敗有直接影響。在大型或複雜的專案中，僅僅技術不能決定專案的成敗。事實上，專案很少因為技術原因失敗，更多是因為管理和人際關係等方面的原因。有的專案經理雖然是一個技術專家，但缺乏必要管理能力，就會使計劃成為廢紙，專案工期和成本大大超出預期。一些IT專案需要客戶的參與和支援，推動客戶的能力就非常重要，如果專案經理缺乏必要的溝通協調能力，就無法獲得客戶的支援導致專案延期。

例如，軟體應用專案完成開發後需要對使用者進行培訓，但使用者平時都要工作，培訓不得不加班進行，培訓組織工作就非常困難。這時，有的專案經理只會向公司彙報，並在等待中延期和超支；而一個優秀的專案經理就非常出色，他先問自己：專案可以“給誰解決問題”或“給誰帶來利益”，從客戶中找出的這些人就是自己同盟軍。然後，這個專案經理或自己說服或高層公關，透過各種方式獲得這些人的支援，最後透過客戶方自上而下施加壓力順利完成客戶培訓，培訓中客戶甚至要求專案組出題考試。其實，這個專案經理口才並無出色，但他出色之處在於具備“分析專案驅動力，借勢達成目的“的能力，進而推動專案的程式。

第四，團隊分裂和骨幹流失是專案的一個重大風險，會給我們帶來慘痛的損失，這是大家可能都有體會的。有的專案經理雖然有專業技能，也具備一定的管理知識，但恰恰缺乏團隊建設能力，會使團隊人際緊張，甚至分裂，從而造成專案動盪和失敗。事實上， “找一些優秀的球員並不難，但讓他們一起打球就困難了”，光有專家還不能保證專案成功，必須讓他們能團結協作，有時專案困難之處也正在於此。

小結

對於以“專案”為基本運作單位的IT服務公司來說，目標是“客戶滿意、公司獲利”，而專案管理是達成這個目標的重要因素。專案成功應該在開始前 “瞭解什麼是客戶的成功”；執行中“擔負客戶成功的責任”，結束後“幫助客戶實現價值”。專案執行中的管理要素包括工作範圍、時間、質量、成本，這四者相互制約，我們只能作出權衡。

專案成功的另一個重要要素是“人”。在IT服務專案中，人力成本的控制決定公司贏利能力。很少有專案是由於技術上的原因失敗，而是由於“人”未能確定正確目標，未對目標達成一致；專案“承擔者”需要必要的能力獲得組織的支援，推動專案的程式；團隊建設對專案意義重大，需要專家之間良好協作專案才能成功。
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專案管理過程之管理的要素（轉）

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