專案由多個過程構成，一般認為過程是“產生結果的一系列行為” （參見PMBOK2000—PMI）。過程基本可以分成兩類：一類是專案管理過程，描述瞭如何組織、規劃和完成專案的各項工作；如果拋開“工作”之間的具體差異，將工作作為 “任務” 看待，則專案管理過程可以適用於各種領域和各種型別的專案。另一類是產品過程，描述瞭如何獲得或創造專案的產品，產品過程與專案的行業、型別和方法論有密切的關係。本文主要討論專案管理過程。

按PMI的定義，專案管理過程分成啟動、計劃、執行、控制和結束5個過程組：

★ 啟動：確認和批准一個專案（或專案的一個階段）的執行；

★ 計劃：界定專案目標，確定實現目標的工作方案；

★ 執行：組織人力、協調其他資源以執行計劃；

★ 控制：監控專案的實際進展與計劃的偏差，並採取必要的糾正措施以確保目標的實現；

★ 結束：整理和移交專案成果，確保專案有序結束。

上述的5個過程組中，每個又可以分成一個或多個管理過程。從本期開始，我們將結合IT專案的實踐討論專案管理的一些重要的管理過程。

1.1 啟動和目標定義

專案的啟動是指承擔專案的組織或個人承諾開始一個專案。從商務角度來看，最典型的承諾方式就是《合同》。《合同》明確承諾專案要達到的目標，也就是專案的預期結果或最終產品。一般來說，專案目標至少包括以下幾個要素：

★ 工作範圍：要做哪些事？

★ 進度計劃：多長時間完成？

★ 預算成本：需要多少成本？

★ 質量標準：達到什麼要求。

這裡要強調的是：目標一定要明確具體（SMART原則），不能與方針或策略混為一談。例如“我們要到一個美麗的海島去旅遊！”就只是一種方略，而不能作為一個目標。因為“美麗”無法度量，什麼時間去也沒有說清楚。如果作為目標定義你可以說：“我們要在2002年8月前到海南島玩10天，每人最多花5000元。當然前提是發1萬元年終獎”。這個目標就非常明確、具體、可操作、可測量。值得注意的是其中還定義了專案的終止條件，實際上這也是在很多合同中可能提及的內容。

理想情況是專案開始時就應該有一個明確的目標，但現實工作中，特別是IT行業中則難以做到。一種情況是專案開始往往不十分清楚需要什麼，在專案中才逐漸明確；第二種情況是專案過程中目標常常會發生改動，不得不經常進行變更甚至返工。為此，專案在啟動前中要注意把握以下幾個原則：

與其事後花時間打官司，不如籤合同前費點功夫講清楚；

寧可事前消除客戶不切實際的“期望”，也不要事後讓客戶“希望破滅”；

不光要承諾完成什麼工作任務，還要講明約束條件和驗收標準；

專案中的過程文件要完整保留；與約定不同的所有變更都要經雙方確認並詳細記錄。

由於“專案”的產品提前不可見，因此專案的商務過程比普通商品買賣要複雜一些。因此，專案合同也要複雜一些，還可能需要其他文件進行額外的說明。這裡簡單介紹一下軟體開發專案所使用的一種說明性文件—《工作說明書》。《工作說明書》中詳細定義專案的工作範圍、交付產品、前提條件、驗收標準和流程、進度計劃、組織結構、雙方職責、變更流程等多種條款，下面一一進行說明：

前言。介紹編寫《工作說明書》的主要內容、編寫目的、適用範圍和效力、生效和終止的條件和日期等內容。

專案概述。說明專案要實現的主要業務功能；專案與現行系統和其他系統的關係；目標系統的硬體和軟體結構。

工作範圍。包括專案需要完成的工作、專案不包含的工作，還可能界定專案與外部的介面關係和介面方式。

主要交付物。定義各項工作產出交付物的名稱、介質形式和產出時點；同時描述交付物應該滿足的格式和內容的質量要求。

前提條件。定義專案工作所必須依賴但承約方無法控制或不承擔責任的工作。比如客戶自己採購裝置，則裝置按期到貨是專案能按期完成的一個前提條件。

驗收標準和流程。定義交付物的驗收條件、流程以及雙方在驗收過程中的職責；可以明確規定按要求提交交付物後多少工作日內客戶應該驗收。

實施進度。專案大的階段點和各階段內細化的工作；工作的完成要以交付物或其他容易測量的標誌作為界定依據。

組織結構。定義專案的組織結構以及各個角色的責任，還可以明確說明專案中的溝通和決策機制。

雙方職責。對與雙方需要配合完成的工作（如需求分析），要明確說明雙方各自承擔的工作內容和擔負的責任。

變更流程。明確規定專案發生變更時的處理流程，並對照組織結構宣告最高的決策機構；最好在專案開始前對客戶進行必要的培訓。

版權及保密。宣告最終產品的版權，資料的保密級別、保密期限等事項。

《工作說明書》可以作為合同的一個附件使用，具有同等的法律效力。配合《工作說明書》中里程碑的定義，也可以在合同中規定各個里程碑的收款比例，避免專案最後發生重大變化而“血本無歸”。實際上，與客戶討論和確認《工作說明書》確實比較費時間；但實際經驗表明，早期的這項投入是非常值得的，特別是在與客戶發生了分歧時更顯重要。

綜上所述，專案啟動前一定要有明確的承諾；IT服務專案可以用《工作說明書》定義工作的內容和要求，這對避免事後糾紛有重要的作用。[@more@]

專案管理過程之過程控制（轉）

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