專案的生命週期描述了專案從開始到結束所經歷的各個階段，最一般的劃分是將專案分為 “識別需求、提出解決方案、執行專案、結束專案”四個階段。實際工作中根據不同領域或不同方法再進行具體的劃分。例如，按照軟體開發專案劃分為需求分析、系統設計、系統開發、系統測試、執行維護幾個階段，而在建築業中一般將專案分成立項決策、計劃和設計、建設、移交和執行等階段。

專案生命週期的劃分

對於IT服務專案來說，從廠商看專案是從接到合同開始，到完成規定工作結束，但如果從客戶角度看，專案是從確認有需求開始，到使用專案的成果實現商務目標結束，生命週期的跨度要比前者大。因為專案的根本目標是滿足客戶的需求，所以按後者劃分考慮比較有益，對專案管理成功也大有幫助：

第一，識別需求。當需求被客戶確定時，專案就產生了。這個階段的主要任務是確認需求，分析投資收益比，研究專案的可行性，分析廠商所應具備的條件。商務上這個階段以客戶提出明確的《需求建議書》或《招標書》為結束標誌。這個階段儘管可以由客戶單獨完成，但如果廠商介入則非常有利：一方面可瞭解客戶真正需要什麼；另一方面早期的交流可建立良好客戶關係，為後續的投標和合同奠定基礎。第二，提出解決方案。主要由各廠商向客戶提交標書、介紹解決方案。這個階段是贏得專案的關鍵，公司既要展示實力又要合理報價。如果競標成功則簽定合同，廠商開始承擔專案成敗的責任。這個階段容易出的問題是：因看不見最終產品，銷售人員可以“隨便說”，甚至過度承諾（因不用他們去執行），由此會造成公司的損失。防治的方法是一方面在合同中明確定義專案的目標和工作範圍，另一方面在公司一層建立合同稽核機制。

第三，執行專案。從公司角度來看這才是專案的開始。這個階段專案經理和專案組將代表公司完全承擔合同規定的任務。一般需要細化目標，制定工作計劃，協調人力和其他資源；定期監控進展，分析專案偏差，採取必要措施以實現目標。因為IT專案的不確定性，專案監控顯得非常重要，特別是有眾多專案同時執行的IT公司，必須建立公司一級的監控體系跟蹤專案的執行狀態。

第四，結束專案。主要包括移交工作成果，幫助客戶實現商務目標；系統交接給維護人員；結清各種款項。完成這些工作後一般進行專案評估。評估可以請客戶參加，讓其表達意見，並爭取下一個商業機會，或請求將專案作為燈塔向其他客戶展示。最後，舉行慶祝儀式，讓專案成員釋放心理壓力、享受成果。

在上述專案生命週期中存在2次責任轉移：第一次在簽定合同時，標誌著專案成敗的責任已經由客戶轉移給承約方；第二次是交付產品時，標誌著承約方完成任務，開始由客戶承擔實現商務目標的責任。第一次責任轉移時清晰定義工作範圍非常重要，開始說得越清楚則完工後越容易交回去。如果開始沒說清楚也會“皆大歡喜”，因為承約方覺得“反正沒說清楚，到時我們不做”；而客戶覺得“到時讓他們做，當然不會另外加錢了”。而一旦發生這樣的情況客戶是佔上風的，一是客戶可以拒絕付款，二是一個不滿的客戶會使廠商喪失大量商業機會。

專案生命週期中的重要概念

專案生命週期中有三個與時間相關的重要概念：檢查點（CheckPoint）、里程碑（Mile Stone）和基線（Base Line），描述了在什麼時候（When）對專案進行什麼樣控制。

檢查點。指在規定的時間間隔內對專案進行檢查，比較實際與計劃之間的差異，並根據差異進行調整。可將檢查點看作是一個固定“取樣”時點，而時間間隔根據專案週期長短不同而不同，頻度過小會失去意義，頻度過大會增加管理成本。常見的間隔是每週一次，專案經理需要召開例會並上交週報。

里程碑。完成階段性工作的標誌，不同型別的專案里程碑不同。里程碑在專案管理中具有重要意義，我們用一個例子說明：情況一：你讓一個程式設計師一週內編寫一個模組，前3天你們可能都挺悠閒，可後2天就得拼命加班程式設計序了，而到週末時又發現系統有錯誤和遺漏，必須修改和返工，於是週末又得加班了。

情況二：實際上你有另一種選擇，即週一與程式設計師一起列出所有需求，並請業務人員評審，這時就可能發現遺漏並即時修改；週二要求程式設計師完成模組設計並由你確認，如果沒有大問題，週三、週四就可讓程式設計師程式設計。同時自己準備測試案例，週五完成測試；一般經過需求、設計確認，如果程式設計師合格則不會有太大問題，週末可以休息了。

第二種方式增加了“需求”和“設計”兩個里程碑，這看似增加了額外工作，但其實有很大意義：首先，對一些複雜的專案，需要逐步逼近目標，里程碑產出的中間“交付物”是每一步逼近的結果，也是控制的物件。如果沒有里程碑，中間想知道“他們做的怎麼樣了”是很困難的。其次，可以降低專案風險。透過早期評審可以提前發現需求和設計中的問題，降低後期修改和返工的可能性。另外，還可根據每個階段產出結果分期確認收入，避免血本無歸。第三，一般人在工作時都有“前松後緊”的習慣，而里程碑強制規定在某段時間做什麼，從而合理分配工作，細化管理“粒度”。

基線。指一個（或一組）配置項在專案生命週期的不同時間點上透過正式評審而進入正式受控的一種狀態。基線其實是一些重要的里程碑，但相關交付物要透過正式評審並作為後續工作的基準和出發點。基線一旦建立後變化需要受控制。

綜上所述，專案生命週期可以分成識別需求、提出解決方案、執行專案和結束專案四個階段。專案存在兩次責任轉移，所以開始前要明確定義工作範圍。專案應該在檢查點進行檢查，比較實際和計劃的差異並進行調整；透過設定里程碑漸近目標、增強控制、降低風險；而基線是重要的里程碑，交付物應透過評審並開始受控。[@more@]

專案管理過程之生命週期（轉）

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