專欄作家Tom Mochal每個星期都從成員那裡收到很多電子郵件，詢問有關專案管理的問題。他在這篇Q&A的文章中分享了他關於很多專案管理問題的心得。

問題
我最近開始作為一個專案經理為一個公司工作。現在我正在管理我的第一個專案，我意識到該公司沒有一個好的專案管理的基礎。我來自的那個公司有公共的流程，模板，並對於專案管理有一些一致的期望。而在我的新公司裡，這都要專案經理自己決定。有些使用了正規的流程，但是很多是不恰當的。我的理解是該組織在專案管理上名聲很差。

如果能夠，我很想改變這一切。你怎麼能夠讓高層管理人員相信專案管理的價值呢？

答案
對於這個問題沒有統一的答案。按照我的想法，一套通用專案管理流程能夠為一個公司提供價值是不容置疑的。我不只是針對你所說的上百萬美圓的專案採用的專案管理。即使你的組織採用的是“輕量級”的方法，讓每個人都能夠在相似的專案裡採用這套“輕量級”通用流程也是有價值的。

就如同前面提到的，你的問題是你如何才能夠讓你的管理層明白專案管理的價值。因為每個公司都有獨一無二的企業文化並面臨著獨特的問題，所以這個問題的答案對於每個公司都不相同。每個公司的起點都不同，而試圖去解決的問題也是不一樣的。

你的公司感到任何痛苦了嗎？
如果你的組織內的專案現在進展得很順利，你就應該把你的論據圍繞在專案管理如何能夠給專案週期，費用和總體質量帶來的改進上。但是如果你能夠把你的論據放在目前公司面臨的問題上，事情就會更容易一些。在這樣的情況下，你的高階管理人員更容易接受改變，因為他們能夠更容易地看到這樣做的價值。你在你的電子郵件中提到你的組織在專案管理方面名聲不佳。這當然是一個問題，而且因為這個問題，你的高階管理人員將更容易接受一個標準專案管理解決方案。

進入專案管理
我認為大部分的組織都和你們的組織很相似--他們在專案管理方面名聲欠佳。這樣的組織的特點包括：

專案經常不能夠如期完成，經常會出現超出預算或不能夠達到預期目標的情況。
專案經理使用不恰當的標準流程或技術。
只是被動地進行專案管理，看不到它能夠提供的價值。
沒有在工作計劃中安排主動管理專案需要的時間，並認為這些時間“無所謂”。
雖然沒有計劃和專案管理，仍然能夠“成功地”完成專案，但是壓力非常大，而且在專案生命週期內，加班加點地工作是家常便飯。
好的專案管理原則是解決這些問題的方法。當然，有了好的專案管理技巧並不意味著你就不會遇到問題了；它既不意味著就沒有了風險，也不意味著就沒有意外；好的專案管理的價值在於你有了標準流程來處理任何可能發生的情況。

專案管理的費用
專案管理也需要費用。這種費用既是企業級的，也是專案級的。企業級的費用，比如建立一個專案管理辦公室，是長期的。而專案級的費用相對來說是短期的，它包括了和學習新的專案管理技術和模板相關的一次性費用。

最後，如果專案管理的結果是專案完成得更慢，費用增加，而質量下降，那使用它就沒有意義了。但是，事實往往是相反的：採用恰當的專案管理技術和流程將大大提高你在預算內、規定時間內，更優質地完成專案的可能性。

當我說到專案管理流程應該具備可升級性的時候，費用和收益也是應該考慮的因素。當你的專案經費只有$10,000的時候，你不會想採用為一個1千萬美圓的專案建立專案管理流程。要確保你的通用流程對於任何規模的專案來說，都能夠提供比它們的費用高的價值。

高階價值主張
說明專案管理的價值非常困難，因為這個概念的範圍很廣。想要說明這個問題，你需要了解不同型別的專案管理，並說明每個部分的價值。專案管理流程和技術被用來協調資源以達到預定的目標。關於專案管理的投入的陳述類似於此：執行一套通用的專案管理流程需要人力和資源。但是專案管理的價值對於該組織來說要比投入大得多：

由於預先的估計，計劃和專案定義，就能夠更好地設定預期目標。
透過重複使用通用流程和模板能夠更快地完成專案。
採用了主動的專案管理流程將減少專案中遇到的問題。
透過更有效的專案溝通，更好地進行企業決策。
一次就能夠生產出高質量的產品，提高了使用者滿意率，降低了返工率。
我不能給你具體的理由，讓你的高階管理人員明白專案管理的價值。對於一個公司適用的理由對於另一個公司可能完全用不上。但是，無論你現在的環境如何，上述的基本價值點可能對每個公司都適用。在未來的一個專欄中，我將詳細解說這些價值點，對照這些價值點，你可以知道哪個價值點對於你的環境最有意義。[@more@]

讓高階管理人員明白專案管理的價值（轉）

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