專案管理的目的

在談專案管理要素之前，首先明確一下什麼是專案管理。按PMI的定義：“Project management is the applications of knowledge, skills,tools, techniques to project activities in order to meet or exceed stakeholder needs and expectations from the project. ”。按字面意思理解，專案管理就是“在專案活動中運用一系列的知識、技能、工具和技術，以滿足或超過相關利益者對專案的要求”，這指出了專案管理涉及的範疇和要達到的目標。

對於以“專案”為基本運作單位的IT服務公司來說，主要目標是讓每個專案都能使 “客戶滿意、公司獲利”。雖然單方面提高專案管理水平還不能達到此目標，但專案管理無疑起著舉足輕重的作用。因此，專案管理已經是公認的IT服務公司核心競爭力之一。

專案的成功要素

成功的專案不僅取決於專案本身從開始到結束的執行過程，還取決於開始前和結束後的努力。成功的專案應該取決於三個階段的努力：

1) 專案開始前必須 “瞭解什麼是客戶的成功”，只有客戶成功了專案才能成功；

2) 專案執行中能夠“擔負客戶成功的責任”，按要求完成承諾的工作；

3) 專案結束後能“幫助客戶實現價值”，只有客戶說專案成功了才是真正的成功。

雖然專案前和專案後的努力不是討論的重點，但對於專案的成功卻有重大的意義，這裡簡單說明。

“瞭解什麼是客戶的成功”指了解客戶的真正需求，客戶需求是專案存在的根本原因。這就要回答“可以幫助客戶解決什麼問題？能給客戶帶來什麼價值”，只有回答了這兩個問題，才能明確客戶的成功標準，進而明確專案目標。

事實上這就是一定要站在客戶立場上考慮問題，這點尤為重要。客戶需要的不是將一堆硬體和軟體組裝起來，而是要能幫他們解決問題。比如，你如果對一個銀行客戶說“這個大集中系統能夠集中管理資料，統一管理流程，實時分析經營情況”，那麼客戶會非常興奮，覺得為此買2臺AS400並開發新的應用系統完全值得；但如果你站在廠商立場考慮問題，可能關心“今年他們還需要幾臺AS400？”、“是否還有新的軟體單”。那麼即使成功簽單並完成了專案，你頂多只能指望客戶的評價是“系統效能穩定、軟體質量不錯”。

“幫助客戶實現價值”指要讓客戶用專案的產品達成預期的商業目標。專案完成系統開發後，還需要移交產品、培訓支援和執行維護等一系列的工作，才能確保客戶正常使用和實現商業目標。這部分的工作量非常可觀，要特別重視，否則就會陷入兩難的境地：如果為了客戶滿意度而額外承擔這部分工作，會造成商業損失，甚至專案虧本；如果不做這部份工作完工就走，會降低客戶滿意度，造成信譽損失。目前很多公司都明確將這部分工作寫入合同，或者專案後另行簽定維護合同。

做到上述兩點就會擁有滿意的客戶，這不僅會促成再次發生業務聯絡，而且一個滿意的客戶的推薦會幫助我們輕而易舉獲得新的客戶。而作為創造產品或服務的過程—“專案”，不僅是讓“客戶滿意”的關鍵，更是讓“公司獲利”的關鍵，專案管理的水平也決定著能否“擔負起客戶成敗的責任”。專案中要管理的成功要素包括：

範圍（Scope）。也稱為工作範圍，指為了實現專案目標必須完成的所有工作。一般透過定義交付物（Deliverable）和交付物標準來定義工作範圍。工作範圍根據專案目標分解得到，它指出了“完成哪些工作就可以達到專案的目標”，或者說 “完成哪些工作專案就可以結束了”。後一點非常重要，如果沒有工作範圍的定義，專案就可能永遠做不完。要嚴格控制工作範圍的變化，一旦失控就會出現“出力不討好”的尷尬局面：一方面做了許多與實現目標無關的額外工作，另一方面卻因額外工作影響了原定目標的實現，造成商業和聲譽的雙重損失。

時間（Time）。專案時間相關的因素用進度計劃描述，進度計劃不僅說明了完成專案工作範圍內所有工作需要的時間，也規定了每個活動的具體開始和完成日期。專案中的活動根據工作範圍確定，在確定活動的開始和結束時間還要考慮他們之間的依賴關係。

成本（Cost）。指完成專案需要的所有款項，包括人力成本、原材料、裝置租金、分包費用和諮詢費用等。專案的總成本以預算為基礎，專案結束時的最終成本應控制在預算內。特別值得注意的是，在IT專案中人力成本比例很大，而工作量又難以估計，因而制定預算難度很大。

質量（Quality）。是指專案滿足明確或隱含需求的程度。一般透過定義工作範圍中的交付物標準來明確定義，這些標準包括各種特性及這些特性需要滿足的要求，因此交付物在專案管理中有重要的地位。另外，有時還可能對專案的過程有明確要求，比如規定過程應該遵循的規範和標準，並要求提供這些過程得以有效執行的證據。
時間、質量、成本這三個要素簡稱TQC。在實際工作中，工作範圍在《合同》中定義；時間透過《進度計劃》規定，成本透過《預算》規定，而如何確保質量在《質量保證計劃》規定。這幾份檔案是一個專案立項的基本條件。一個專案的工作範圍和TQC確定了，專案的目標也就確定了。如果專案在TQC的約束內完成了工作範圍內的工作，就可以說專案成功了。

綜上所述，專案的成功就是指“客戶滿意、公司獲利”，這取決多種因素。包括專案前真正瞭解什麼是客戶的成功，明確成功的標準；專案中定義清晰工作範圍和TQC，並按TQC的約束完成工作範圍；專案後幫助客戶實現商業價值。只有當客戶說專案成功時，才是專案的真正成功。
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專案管理過程之管理的要素1（轉）

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