課程將從6個部分進行討論。

結合IT專案的基本特點，談談專案管理的重要意義（Why）。
成功的專案在實施過程中要重點控制哪些要素（What）；
如何從目標、過程和人員三個層面對專案進行管理（Where）；
透過剖析一個典型系統整合專案的生命週期，說明應該在什麼時候對專案進行什麼樣的控制（When）；
專案的組織結構，包括專案中的角色和職責、專案的組織方式、專案經理和團隊等內容（Who）；
從一個專案的立項到結束的全過程中對各種管理要素進行控制的具體過程，包括計劃和預算、變更和風險控制、TQC（進度、質量、成本）控制等內容，並會介紹一些實用的方法和工具（How）。這是本文的重點內容。

IT專案特點及其指導意義

什麼是專案？對專案比較具體一些的解釋是“用有限的資源、有限的時間為特定客戶完成特定目標的階段性工作”。這裡的資源指完成專案所需要的人、財、物；時間指專案有明確的開始和結束時間；客戶指提供資金、確定需求並擁有專案成果的組織或個人；目標則是滿足要求的產品和服務，並且有時它們是不可見的。
一般IT服務廠商所說的專案是指承接的外部客戶的專案，例如系統整合廠商為客戶定製解決方案，負責硬體安裝、應用開發、維護服務等。但目前越來越多的企業將內部的組織調整、流程變革也作為專案的來運作，不過這類專案不在我們的討論範疇之內。

與公司的運作（Operation ）的不同，專案具有非常明顯的特點：獨特性、階段性和不確定性。下面分別討論一下這些特點含義和對實際工作的指導意義。

獨特性

“沒有完全一樣的專案”。專案的獨特性在IT服務領域表現得非常突出，廠商不僅向客戶提供產品，更重要是根據其要求提供不同的解決方案。即使有現成的解決方案，也需要根據客戶的特殊要求進行一定的客戶化工作，因此可以說每個專案都有區別。專案的這種獨特性對實際管理專案有非常重要的指導意義：

簽定明確的合同 “沒有完全一樣的專案”，所以預期的“產品或服務”在專案完成之前是不可見的，這與普通的商品買賣非常不同。為了解決這個問題，必須在專案開始前透過合同（或等同檔案）明確地描述或定義最終的產品是什麼。如果剛開始要提供什麼沒能定義清楚，或未達成一致，則最終交付產品或服務時將很容易發生糾紛，造成不必要的商務和名譽損失。因此某種程度上說，在籤合同時已經決定了專案成敗。

控制專案的變更因為專案的產品或服務事先不可見，在專案前期只能粗略進行專案定義，隨著專案的進行才能逐漸完善和精確，這也稱為專案的漸進性。在這個逐漸明晰的過程中一定會進行很多修改，產生很多變更。因此，在專案執行過程中要注意對變更的控制，特別是要確保在細化過程中儘量不要改變工作範圍，否則專案可能改來改去，永遠做不完！

階段性

專案的階段性決定了專案的歷時有限，具有明確的起點或終點，當實現了目標或被迫終止時專案即結束。有的專案時間甚至是決定性因素，例如解決“千年蟲”的專案。專案的階段性對實際的指導意義是：

強調時間觀念在開始一個專案前，就必須明白專案的時間約束；具體到每個人、執行專案中的每一個任務都必須明確時間要求。可能專案中最常聽到的一句話是“要什麼時候完成？”

團隊建設意義重大專案階段性使得專案團隊都是臨時的組織，一般在專案開始時組成跨專業專案小組，結束後小組即解散，在專案執行的過程中成員還可能會發生變化。因此如何將成員快速組成一個有效的團隊對專案的成敗意義重大，特別使一些專案週期較短專案，如果團隊成員短期內不能融洽合作，甚至內部分裂，則可能直接造成專案的失敗。可以毫不誇張地說：優秀的團隊效益顯著，而團隊分裂是專案巨大的風險。

不確定性

是指專案不可能完全在規定的時間內、按規定的預算由規定的人員完成。這是因為，專案計劃和預算本質上是基於對未來的 “估計”和“假設”進行的預測，在執行過程中與實際情況難免有差異；另外，在執行過程中還會遇到各種始料未及的“風險”和“意外”，使得專案不能按計劃執行。因此，在專案管理中還要注意：

制定切實的計劃在實際工作中發現，制定計劃有兩種傾向，一種是不計劃，一些專案經理認為反正“計劃跟不上變化，索性不要計劃”。另一種傾向則是過度計劃，必須將專案中非常微小的事情都考慮清楚才動手，但如此“詳細的計劃”其實是在試圖精確地預測未來，也是不切實際的，在執行中會發現難以與實際一致，而不得不頻繁地進行調整。這兩種傾向都導致了制定的計劃不切實。

具體問題具體分析儘管有專案計劃，執行過程中仍會碰到各種各樣意想不到的問題，且往往沒有現成的處理方法，這就要求專案經理必須掌握必要的工具方法，抓住整體過程和控制要素，在一些基本原則的指導下對問題進行具體分析，根據實際情況靈活應對。因此，專案管理不應照搬照套固定流程或模式。

綜上所述，專案就是要完成的一些 “時間有限”、又“沒有經驗”“沒有把握”的事。專案管理沒有公式化的操作流程，其重點是共性的管理框架和一般原則，以及一些具體的方法和工具。[@more@]

專案管理過程概述（轉）

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