對企業內部正在進行的所有專案的狀況進行報告是專案管理辦公室(PMO)提供的一項特色服務。如果把這一服務的概念進行一下延伸，我們可以說，PMO要對所有正在進行的、還處於未決狀態的以及已經完成的專案進行完整、全面的追蹤和報告。

從表面上看，這種服務似乎微不足道。畢竟，你只需要讓專案經理按照一定的格式和時間要求向你傳送專案報告就可以了。然而，如果你曾經有過讓很多人向你傳送資訊的經歷，你就會了解，接下來的事情會很浪費時間的。

PMO還必須與管理層一起對報告的內容進行界定。有的企業喜歡對專案狀況進行單一、直觀的描述，利用綠（良好）、黃（注意）和紅（問題）三種顏色來從整體上顯示專案狀況。如果看報告的人想要了解更多的資訊，那麼他就要到專案經理那裡請教。

還有一些企業喜歡對專案狀況進行全面的描述。如果看報告的人想要了解什麼問題，那麼他可以直接在報告中找到答案，而不必再去專案經理那裡請教。

下面讓我們來看看很多PMO提供的一般服務：瞭解專案狀況並製成報告。

瞭解專案狀況會遇到的問題
瞭解企業的專案狀況看上去可能是很簡單的一件事。PMO只需要收集和整理資訊，然後再製成報告就可以了。然而，同所有依賴於人力進行的活動一樣，瞭解企業的專案狀況也是看事容易做事難。PMO在瞭解專案狀況時可能會遇到下面這些挑戰。

時間問題
沒有哪個專案經理能夠在你需要的第一時間向你提供專案狀況資訊。1990年，我曾經和一名負責Y2K專案的管理員進行了交流，他告訴我說，收集半個月的狀況資訊要花費他至少八個小時的時間。如果是你要進行這項工作的話，是不是通常要把它安排在幾乎所有工作任務的最後來完成呢？

準確性問題
在很多情況下，收集到的資訊是不準確的。例如，你可能已經注意到了，專案小組下一個月的工作計劃同上一個月的工作計劃可能是相同的，這說明報告資訊的人只是把以前報告過的資訊又重新報告了一遍。同樣，你可能也注意到了，專案經理總是會報告說專案按照預計工期進展的很好，即使並不是所有的工作都能如期完成。

通常，即使資訊準確及時，你也會發現問題，那就是資訊不完整。例如，你所得到的資訊可能非常簡要，並不能讓你對整個專案的狀況有完整的瞭解。

克服狀況報告會遇到的問題
當然，這些問題必須而且能夠得到克服。下面這些行動可能會對PMO有所幫助：

說明資訊的使用者和用途。這一點非常重要。如果一個人感覺不到自己提供的資訊的使用價值，他就不願意花時間去提供資訊。如果他知道了資訊的使用者是誰，就會對這件事更加重視。

清楚自己需要的資訊的內容和用途。不要收集那些與報告內容無關的資訊。

提出正當要求。你在獲取資訊時可能會面臨來自各個方面的挑戰，但只要你的要求是正當的，就不要讓任何人以不知道為藉口來拒絕你。

明確要進一步瞭解的問題。讓專案經理知道對哪些問題你想有進一步的瞭解，希望他們能夠在報告中明確這些問題，這樣就不用再去找他們請教了。

在必要的情況下運用管理手段。如果你覺得PMO每月用在資訊報告上的時間太多了，那麼就可以適當的運用管理手段。
確定專案管理的價值
PMO面臨的最困難的一項工作就是確定專案管理的價值。這個問題是企業所有人和高階管理層最喜歡問的一個基本問題，又是最難圓滿回答的一個問題。

人們總是能夠透過直覺感覺到專案管理的價值的存在，但如果要對這種價值進行量化，卻不是一件容易的事情。這就好象是你眼前有一樣東西，似乎伸手就能夠到，但是你離它越近，它就變的越模糊不清。

當然，這個問題也並非完全無法解決。首先，可以依靠業內調查，尋找與自己的企業狀況相似的公司。如果這些公司有辦法確定專案管理的價值的話，自己公司的專案管理價值應該和它們也相似。

其次，按照每一個細節來計算專案管理的價值。例如，PMO可以與不同型別的專案的專案經理進行合作，來確定專案管理的價值。可以考慮下面一些事項：

合理的專案範圍變化帶來的價值。

風險管理帶來的價值。

讓客戶估計一下專案管理為他們節省的時間。
第三，尋找專案管理的重複利用價值。這也需要得到專案經理的幫助。

我以前就曾經提到過，PMO在很多服務領域還沒有足夠的經驗，確定專案管理價值就是其中之一。對於很多公司來說，尋求有豐富經驗的諮詢公司的幫助不失為一個好辦法。

證明自身價值
PMO如果不能對專案管理的價值進行追蹤和量化，就無法證明自身的價值。

通常，專案管理價值是PMO價值的間接反映。例如，在一定時期內按照預定目標完成的專案越多，就證明專案管理的價值越大，從而也就體現出了PMO的價值。

在企業內部，PMO是唯一能夠對公司正在進行的所有專案有全面瞭解的部門。[@more@]

專案狀況報告的價值（轉）

相關文章

專案狀況報告的價值 （轉）

相關文章

專案狀況報告的價值（轉）