應用時間管理提高工作效率 2（轉）

專案任務、操作任務和小組任務的時間預計將變的更為實際。企業的專案計劃也將得到改進。在此基礎之上，很多時間管理問題都能夠被避免。

分配工作任務
時間管理流程的另外一個好處就是能夠使IT管理人員的工作分配得到改進。這有助於他們幫助員工更好的完成工作任務。

還有一個好處就是管理人員能夠很清楚的找到適合每項工作任務的最佳人選。

從員工會議上獲取更大的價值
員工會議應該定期舉行，但是這些會議對時間的浪費有時會令人覺得難以置信。時間評定通常能夠使這種狀況得到改善。

對所有的小組任務、分配情況、起/止時間、預計工期、實際工期以及備註的隨時記錄可以為員工會議的準備和管理提供一個非常有效的工具。

通常，要指定專人對會議內容進行記錄，適當更新小組工作計劃，並且在下一次會議召開之前將所有的有關材料傳送到所有的與會者手中。這能夠使員工們及時糾正問題，及時對工作計劃進行更新，並且為接下來的會議做好準備。

已經完成的工作任務可以從主要計劃當中轉移出來，轉移到一個獨立的區域當中。計劃主要是列出現在正在進行的工作任務，作為小組時間管理的工具。同時，計劃還能夠提供那些極為有益的已經完成的專案的詳細資料。

我曾經遇到過無數次這樣的情況——上級領導要求瞭解同小組工作成就有關的資訊，或是我自己需要了解一些細節問題。出於多種多樣的原因，你需要對小組的工作成就有所記錄，如果沒有這種記錄的話，想要收集你需要的資訊將會是一項要花費大量的時間的任務。

最後，這樣處理員工會議能夠使時間的利用和知識的傳遞更為有效，從而使小組工作任務的完結得到極大的改善。

交流與完結
在每天的工作當中，管理人員都要面對大量的評議或要求，這些評議或要求可以是來自公司的經理主管人員、高階管理層、中級管理層、直接領導，也可以是來自分析家和生產線上的工人。為了確保重要的交流能夠轉化成目標乃至最終的工作成就，某種形式的記錄工具同完結工作任務的能力的結合是最為有效的。

日曆、PDA、膝上型電腦或是桌上型電腦、甚至是簡單的記事本都可以用做記錄的工具。可以建議你手下的員工應用一種很好的辦法，那就是要立即闡明要求和意見，避免日後在交流上出現誤會。

最後的思考
應用了這些技巧之後，你將會發現管理人員和員工在時間管理方面有了明顯的改進。員工的工作效率、工作表現和生產力都得到了顯著的提高。


結果有時會令人感到吃驚。

管理人員將會發現有更多的專案如期完成。

返工的情況有所減少，因為員工把注意力放到了防止浪費發生上。

重要工作任務能夠順利的如期完成，不會出現在最後時刻突擊的情況。

員工們將會對自己能夠完成哪些工作任務、哪些工作任務需要重新安排有給為清楚的認識。

意外情況將會減少，因為時間的利用和工作任務的延期都得到了更好的管理。
使自己具備完結工作任務的技能並不是什麼困難的事情。應用上面所提到的各種技巧，建立一種對應用這些技巧的益處有清楚認識的企業文化，你將開始看到收益。如果這些技巧能夠在互動的基礎之上得到進一步的應用，那麼等待著你的將會是更大的驚喜。
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