應用時間管理提高工作效率 （轉）
工作任務的完結作為一項技能常常被低估甚至忽視。但是，一直以來，對工作任務完結的重視總是能夠提高整個企業的運營效率，改善整個企業的運營表現，帶動整個企業生產力的提高。
如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應用時間管理流程，那麼你就能夠幫助他們提高生產力和工作效率。如果你手頭有失敗的專案，有需要重新完成的工作，或是你發現自己手下的員工在過去幾周的時間裡為了完成一些重要的工作任務而變的近乎瘋狂，那麼時間管理流程的應用就顯得更為重要了。
記錄詳細的活動日誌
要想使工作任務的完結得到改善，一個有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細的每日活動日誌。我比較喜歡這樣一種日誌格式：在日誌的左手欄裡以半個小時或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時間，在日誌的上方列出活動的負責人、活動種類（每天的工作任務、每週的工作任務等）、活動的起/止時間、活動的預計持續時間、實際持續時間以及備註。
要指導自己手下的IT員工應用日誌來記錄他們每天進行的各項工作。要向他們解釋清楚，記錄日誌的目的並不是出於微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來提高自己所領導的員工的生產力和工作效率，同時也改善自己的工作表現。
IT管理人員要列出所有的活動：休息時間、公司其他部門的朋友路過時交談所花費的時間、完成專案/操作/小組任務所花費的時間、與朋友或是愛人通電話所花費的時間或是處理個人事務所花費的時間。為了確保應用時間管理流程的成功，任何一項活動都不能被漏掉。
評定日誌
當你手頭有了一週或是兩週的日誌時，讓手下的員工將所記錄的時間填寫到活動欄的每一個種類當中。然後讓他們把每週的總時間累加起來。這樣他們就會開始意識到最佳化時間應用的現實途徑，並因此而改進完結工作任務的水平。
這是建立一種能夠加強企業範圍內的時間管理的企業文化的開始。接下來的一步就是開始對工作中的時間花費情況進行評定和分析，對於下面幾個方面要特別引起注意。
浪費時間的活動
讓你手下的員工看看時間看上去都浪費在了哪些活動上，比如說打私人電話、喝咖啡休息、同路過的公司裡的朋友談論與工作無關的事情或是上網進行一些個人瀏覽。這並不是說這些方面的活動必須避免——任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個人事務。
之所以要這樣做僅僅是出於分析的目的，要看看時間浪費在了哪裡，讓大家對此有清醒的認識。員工們經常會為在瑣事上花費了大量的時間而感到驚訝不已。隨著對時間花費情況真實瞭解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時間的方法。這才是工作任務完結或企業時間管理的真正開始。
專案持續實際時間與預計時間對比
瞭解專案持續的實際時間與預計時間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。透過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠對他們認為一個專案要持續的時間同實際持續的時間的對比有一個清楚的認識。這種認識能夠使他們對完成工作任務所需要的時間的預計得到改進。專案持續時間的預計將變得更加實際，從時間、成本及範圍等多個方面來看，公司的專案計劃也將因此而得到極大的改善。
同樣，隨著這一過程的不斷改進，操作任務、小組任務以及其他各項任務的時間預計也將更為準確。由於對無法如期完成工作任務的原因有了更為清楚的瞭解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務的途徑。對專案持續的實際時間與預計時間的對比的瞭解不僅能夠使對專案持續時間的預計變的更為準確，而且能夠使員工的時間利用情況得到改進。
透過對專案持續時間預計的更為清楚的認識，管理人員在為每項新的工作任務預計工期時將更為準確，在現有工作任務的工期需要重新計劃或是調整時也能夠有所意識，並且不會由於不合理的時間預期而引起時間管理上的問題。
工作任務延期
時間日誌評定/分析過程中另外一個頗具價值的要素就是了解重要的工作任務為什麼會延期。專案延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動力。在日誌的幫助下，管理人員可以瞭解到造成工作任務延期的原因，並且在此基礎之上找到防止這種情況出現的辦法。
會議
如果員工們能夠對自己的工作時間安排有更好的瞭解，能夠將各種會議同自己的工作更好的協調，那麼才能使他們避免在會議上浪費不必要的時間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。
要透過各種方式來提高可行性會議的時間利用率。透過對會議目標、日程和預期的交流可以使所有的與會者對會議內容有更好的瞭解，更好的進行準備，這樣有利於節省會議時間。
安排新的工作任務
時間評定過程能夠讓管理人員瞭解空閒時間在哪裡。新的工作任務不管是來自哪裡——來自專案需求也好、來自操作需求也好、來自小組需求也好，哪怕它就是一個特殊的專案也好——都能夠得到很好的安排。時間評定過程的不斷反覆能夠讓員工更好的預計工作時間，真正能夠按照工期完成任務。在需要的情況下，某些任務的工期可以重新規劃。
[@more@]
如果你能夠幫助自己手下的員工在工作中應用時間管理流程，那麼你就能夠幫助他們提高生產力和工作效率。如果你手頭有失敗的專案，有需要重新完成的工作，或是你發現自己手下的員工在過去幾周的時間裡為了完成一些重要的工作任務而變的近乎瘋狂，那麼時間管理流程的應用就顯得更為重要了。
記錄詳細的活動日誌
要想使工作任務的完結得到改善，一個有效的起始步驟就是讓自己手下的員工記錄詳細的每日活動日誌。我比較喜歡這樣一種日誌格式：在日誌的左手欄裡以半個小時或是十五分鐘為間隔列出每天的工作時間，在日誌的上方列出活動的負責人、活動種類（每天的工作任務、每週的工作任務等）、活動的起/止時間、活動的預計持續時間、實際持續時間以及備註。
要指導自己手下的IT員工應用日誌來記錄他們每天進行的各項工作。要向他們解釋清楚，記錄日誌的目的並不是出於微觀管理的需要，而是為了幫助員工中的管理人員來提高自己所領導的員工的生產力和工作效率，同時也改善自己的工作表現。
IT管理人員要列出所有的活動：休息時間、公司其他部門的朋友路過時交談所花費的時間、完成專案/操作/小組任務所花費的時間、與朋友或是愛人通電話所花費的時間或是處理個人事務所花費的時間。為了確保應用時間管理流程的成功，任何一項活動都不能被漏掉。
評定日誌
當你手頭有了一週或是兩週的日誌時，讓手下的員工將所記錄的時間填寫到活動欄的每一個種類當中。然後讓他們把每週的總時間累加起來。這樣他們就會開始意識到最佳化時間應用的現實途徑，並因此而改進完結工作任務的水平。
這是建立一種能夠加強企業範圍內的時間管理的企業文化的開始。接下來的一步就是開始對工作中的時間花費情況進行評定和分析，對於下面幾個方面要特別引起注意。
浪費時間的活動
讓你手下的員工看看時間看上去都浪費在了哪些活動上，比如說打私人電話、喝咖啡休息、同路過的公司裡的朋友談論與工作無關的事情或是上網進行一些個人瀏覽。這並不是說這些方面的活動必須避免——任何人都需要休息，都需要處理一些合理的個人事務。
之所以要這樣做僅僅是出於分析的目的，要看看時間浪費在了哪裡，讓大家對此有清醒的認識。員工們經常會為在瑣事上花費了大量的時間而感到驚訝不已。隨著對時間花費情況真實瞭解的不斷深入，員工們很容易找到更為明智的利用時間的方法。這才是工作任務完結或企業時間管理的真正開始。
專案持續實際時間與預計時間對比
瞭解專案持續的實際時間與預計時間的對比能夠給我們帶來很多的意外和收益。透過對自己的工作活動的追蹤，管理人員們能夠對他們認為一個專案要持續的時間同實際持續的時間的對比有一個清楚的認識。這種認識能夠使他們對完成工作任務所需要的時間的預計得到改進。專案持續時間的預計將變得更加實際，從時間、成本及範圍等多個方面來看，公司的專案計劃也將因此而得到極大的改善。
同樣，隨著這一過程的不斷改進，操作任務、小組任務以及其他各項任務的時間預計也將更為準確。由於對無法如期完成工作任務的原因有了更為清楚的瞭解，員工們也能夠找到更好的如期完成任務的途徑。對專案持續的實際時間與預計時間的對比的瞭解不僅能夠使對專案持續時間的預計變的更為準確，而且能夠使員工的時間利用情況得到改進。
透過對專案持續時間預計的更為清楚的認識，管理人員在為每項新的工作任務預計工期時將更為準確，在現有工作任務的工期需要重新計劃或是調整時也能夠有所意識，並且不會由於不合理的時間預期而引起時間管理上的問題。
工作任務延期
時間日誌評定/分析過程中另外一個頗具價值的要素就是了解重要的工作任務為什麼會延期。專案延期可能是出自多方面的原因——員工可能覺得工作太難或是太枯燥、他們可能害怕失敗、或是缺少工作的動力。在日誌的幫助下，管理人員可以瞭解到造成工作任務延期的原因，並且在此基礎之上找到防止這種情況出現的辦法。
會議
如果員工們能夠對自己的工作時間安排有更好的瞭解，能夠將各種會議同自己的工作更好的協調，那麼才能使他們避免在會議上浪費不必要的時間。他們能夠判斷出哪些會議是有意義的，哪些會議是沒有意義的。沒有必要的會議很容易就能判斷出來。
要透過各種方式來提高可行性會議的時間利用率。透過對會議目標、日程和預期的交流可以使所有的與會者對會議內容有更好的瞭解，更好的進行準備，這樣有利於節省會議時間。
安排新的工作任務
時間評定過程能夠讓管理人員瞭解空閒時間在哪裡。新的工作任務不管是來自哪裡——來自專案需求也好、來自操作需求也好、來自小組需求也好，哪怕它就是一個特殊的專案也好——都能夠得到很好的安排。時間評定過程的不斷反覆能夠讓員工更好的預計工作時間，真正能夠按照工期完成任務。在需要的情況下，某些任務的工期可以重新規劃。
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