專案管理學習筆記之六管理期望值和風險儲備 (轉)

專案管理學習筆記之六管理期望值和風險儲備 (轉)[@more@]

  專案管理學習筆記之六管理期望值和風險儲備

 作者:  CCBZZP
 
    如果前面的幾步你已經做完,那麼實際上你已經完成專案的計劃工作,那麼你已經建立專案的工作模型,說明專案如何按照時間去展開工作. 如果你確實是這樣做的,那麼我建議你先停下來考慮一下,如果專案的實際程式與你的計劃程式發生差異的時候怎麼辦? 你可能認為專案太容易了,以致於忘記了計劃只不過是預測,是猜想而已,許多計劃僅僅是對未來的猜測,不可能與實際的計劃完全吻合的.你需要問問你自己:"如果專案不按照我的計劃去發展進行,那麼我該怎麼辦?". 你能給自己的答案就是建立風險儲備計劃,給偏差留有餘量,留有迴旋的餘地.
    如果你是一個專案經理,那麼我建議你應該有一個單列專案,那就是稱作為風險儲備,它可能會佔據你的預算或者專案週期的15%左右. 如果沒有這一項,那麼人們會認為: 你友善的刪除省去了;你是瘋子,你對專案的工作預測不太準確,你的專案管理不太規範,是應該受批評的過失.
    既然我們決定對專案建立風險儲備,那麼我們也不是沒有根據和理由的胡亂去建立的,我們要根據專案管理的第一定律的4個引數幫你建立自己的風險儲備計劃,它們是: 功能性,交付日期,工作量或成本,質量.

  我所建議的一個可選的方案是階段交付,你可以先交付功能最小的模組,給使用者先使用,與此同時客戶開始熟悉系統,你再一點一點的把功能加進去. 為了應付風險,我們建立了風險儲備,當然這個數值越大越好,但是這也說明你的預測越不準確,你的專案管理做的越不好,如果這個數值越小也說明你的專案成功率越高.
你可以這樣為專案增加風險儲備:
  1>. 以專案的整體的基礎上增加風險儲備,始終貫穿專案.
  2>. 以專案每個階段的基礎上增加風險儲備.
  3>. 為關鍵路徑上增加風險儲備.
  4>. 在交付時間上增加風險儲備.
  如果能度量專案產品的質量,就能在風險儲備中用這些作為討價還價的砝碼. 例如在軟體開發系統中可以使用平均詳鄷r間(MTTD)作為度量質量的一個標準. 比如說2天,在緊要關頭做承諾時,你應當滿足1天或1.5天. 這樣你又為自己留有了迴旋的餘地,為偏差留有了餘量.
    好的,前面的4步建立了專案的模型,這一步又增加了風險儲備,現在你準備去告訴你的老闆或者客戶你的答案. 你的客戶或老闆估計會說你的交期太長或功能不全等. 你一定要堅持自己的分析模型,因為它可以告訴你專案的可能的結果. 那麼你只能按照專案管理的第一定律去平衡功能性,交付日期,工作量和質量了. 現在你可以看看增加更多的人力怎麼樣? 或者看看交付日期能否延遲? 或者看看人們是否在段時間內完成工作? 是否可以使用新技術從而縮短時間?
    如果你不使用模型而屈服了壓力,結果是你確實是這樣做了,簽署了一件根本不可能完成的任務. 雖然你可以獲得短暫的平靜的生活,但是這是掩耳盜鈴,炸彈隨時會從天而將的. 所以不論你的壓力有多大,模型始終是你的保護傘, 這種情況通常會用談判的方式解決. 我們要堅持"事實勝於雄辯"的道理. 因為你的模型能告訴你你能做啥和不能做啥,堅持你的正確的觀點,最終你將會勝利!
    如果你的當權者對你的專案成分挑三揀四的,你要努力使事態保持在和平的環境和氣氛下去討論和談判.最終不論用何種方式,可能會有人發瘋,說:"如果不...,否則就..." 如果發生這樣的事情,你應當敢做敢為,一走了之.
    別洩氣,生命短暫的,不必為這些不愉快的事情而煩惱. 無論如何,還是有很多不成功的專案,依然需要好的專案經理.
  我們遲早要對專案做承諾的,我們做出承諾後,我們要努力使之成為現實,那麼我們就是英雄,否則我們的名字就如同糞土. 關於承諾,要說的第一件事就是盡量的推遲承諾的時間,因為你拖的時間越久,你瞭解的內容就越深入. 每一天你都會發現專案更多的本質和更多的細節. 盡管如此,你還是遲早要做承諾的.
    我的信念和經驗告訴我們,如果你按照前五步去執行,專案成功的可能性就很高.如果專案進展的不順利,你又發現你已經用光了風險儲備,那麼你就應該大膽的站出來說明原因,不要做掩耳盜鈴,自欺欺人的愚蠢的行為.
    風險儲備,或者是偏差餘量,可以認為是你的理想目標和實際目標之間的查值,本步驟PSI指數滿分為10分. 如果你在專案中已經建立了風險儲備,那麼就可以得5分,如果風險儲備越多,那麼你的PSI分就越高.如果你能証明你的期望值在你的理想目標和實際目標之間,那麼你就可以得到另外的5分. 如果你的專案中沒有留出偏差餘量,那麼你將失去15分.

    待續....