專案管理學習筆記之十一告訴人們正在發生的事情 (轉)

  專案管理學習筆記之十一告訴人們正在發生的事情

作者: CCBZZP

  由於人是一種高階動物,每個人都有自己的想法,都有一定的創造性,人們如果能瞭解正在發生的事情就會使他的自尊心得到更大的滿足。如果能瞭解整個事情發展的全部過程及自己在其中扮演的角色,那麼他就會竭盡全力地做好自己的事情。
  本講的內容是告訴人們正在發生的事情,但是除此之外,我們還要慎重的考慮另外一些觀點,其中就有一種觀點認為專案領導就象一個過濾器。其實專案領導就象衛兵一樣守衛這堡壘的大門,外部的世界在不斷的變化,在專案生命週期內,有些變化會對團隊和專案產生一些影響,專案領導就要決定哪些變化可以告訴專案團隊成員,哪些不能告訴。
  有益的變化要告訴成員的,如果專案成員知道自己被認為有才智的人,那麼他會感到更加自信。但是也會有一些變化是不能讓專案團隊發現的,如果發現可能會給專案帶來一些麻煩的,對於這些變化你就會:
  1. 封鎖。
  2. 如果無法封鎖,就進行審查修改以降低到最低威脅程度。
 3. 如果還無法封鎖,最後就要採取一種最小威脅的方式告訴專案團隊。
 而且,這些方法的前提是不能掩蓋事實的真相,因為掩蓋事實的做法是非常不切合實際的。在任何的情況下你可以用不同的方法得到不同的結果,最終那種方法適合你還要靠你自己來選擇。
 告訴人們正在發生的事情可以用專案狀態來報告,我們建議的狀態報告採取一種自頂向下的方式,從粗到細,採取準確的朮語來描述專案的狀態,就其表達內容來講,應該是非常的嚴格和客觀,下面就是在寫狀態報告時可以遵循的一個結構:
   第一級: 專案在按時進行嗎? 狀態報告模板上可以有"是"或"否"來選擇。
 第二級: 在這個級別上要提供有關的4個引數(功能性,交付日期,工作量,質量)情況的高層次資訊。在功能性這個層次上常用的語句: 功能性體現在哪些地方,已經發生的任何變更情況。在交付日期這個層次上常用的語句: 計劃中的交付日期,當前的交付日期,變更狀況和原因,新的交付日期。在工作量這個層次上常用的語句:計劃中的工作量,當前的工作量,變更的狀況和原因,新的工作量。在質量這個層次上,如果採用的是類似平均詳鄷r間(MTTD)之類的方法來度量質量,那麼同樣可以採取上面針對交付日期和工作量的方法來度量質量。在這個級別上也應該對專案作綜合的描述,雖然專案在進行,那可能存在一些隱患,要採取方法來防止這些隱患。
 第三級: 主要是記錄下發生的事情,包括每一個參加專案的人。
 第四級: 最後的問題是我們的專案交給誰,當然希望盡可能多的人擁有它(狀態報告),但是有些事情是不希望老闆或客戶或專案團隊成員知道,所以我們要準備一種常規的報告,用於一般的目的,可以加小注釋向特定的人報告。
 讓團隊成員知道狀態報告,可以讓他們全面的瞭解專案狀態,也許會發現我們遺漏的地方,現在發現的問題越多,將來我們面對的問題就越少。
 同樣也可以讓老闆或客戶知道狀態報告,他們就不會認為專案是一個黑洞,讓他們坐等結果。我們不能只滿足於我們自己知道我們的成績,還要讓周圍的人也知道。
 最好準備兩份報告,一份給我的老闆和專案團隊成員,一份給客戶,這兩種版本的差別是:
 1>. 所有的和工作分配有關的內容都不應該出現在給客戶的報告中,因為這是我的老闆的業績和使用者沒有關系的。
 2>. 如果專案噝辛己