虛擬團隊成功的三步走（轉）

虛擬團隊成功第一步——該如何組成團隊？

　　雖然虛擬團隊與行動辦公室的情況愈來愈多，不用見面、不用聚集在一起的人，照樣可以組成任務團隊，完成工作。但是工作者與研究團隊的專家都非常清楚，能夠親身接觸、面對面溝通的傳統實體團隊，仍然是最佳工作方式。

　　要讓虛擬團隊順利工作、發揮最大的效果，必須從一開始的團隊組成與設計就考慮清楚。下面是專家建議的組成虛擬團隊的考慮事項：

　　1.有些工作不適合運用虛擬團隊來進行。如果工作是連續性非常高的、整合性非常大的，就不大適合運用虛擬團隊來進行，因為團隊成員必須經常聚在一起來回討論。招募、交易、創新、維持關係這些需要分享複雜資訊的活動，最好不要採用虛擬‘團隊，還是面對面溝通比較能夠達到效果。

　　2.挑選適合虛擬團隊特質的人，就成功了一半。理想的虛擬團隊成員應該是自動自發主動性強，不需要很多細節與工作架構的指示就可以工作。

　　經常需要從與人互動中得到刺激、需要額外協助工作才能保持在穩定的軌道上、科技能力差的人員，不太適合進入虛擬團隊。如果一定要將這樣的人納入團隊，他們在加入團隊之前，先給予團隊合作、計劃工作、運用和溝通等的相關訓練。

　　個人淘通習慣也是考慮條件之一。既樂於又善於淘通的人，才可能是適當的成員，因為他們主動與清楚的溝通習慣，有助於降低無法見面、必須透過冷漠的科技來溝通的困擾。

　　3.隨時檢視團隊是否具備虛擬合作成功條件，包括：工作目標與焦點清楚，成員可以自我評估進度與是否符合目標。

　　團隊成員瞭解合作需要克服的困難，並且知道如果發生危機，每個人的工作、聯絡物件為何，也清楚危機決策的層級。

　　成員主動性強、積極溝通、互動愉快並且是行動導向的。

　　團隊每有一點成績就找機會慶祝，並且建立虛擬茶水空間，讓大家閒聊工作之外的主題。

　　虛擬團隊成功第二步——誰是合適的領導人？

　　虛擬團隊面對很大的互信與凝聚力的挑戰，其中成敗的最大關鍵就是團隊領導人，他必須有不一樣的特質與工作重點。

　　1.調整領導風格，不重過程，改而注重結果。一般的經理人是過程導向，每天從辦公桌盯到茶水間，看到部屬流血流汗而確知他們努力工作。這在幾乎見不著面的虛擬團隊是行不通的。領導人必須學會看結果而輕過程，要放鬆所習慣的傳統掌控，相信成員即使在視線之外，也會竭盡全力。雖然一開始失去閒聊與監控，領導人可能渾身不自在，但是這是必要的改變。習慣之後，還要把日日監督換成隨時教導，幫助成員既自主又能有最好的表現。

　　2.具備對科技工具的瞭解與運用的能力。科技是虛擬團隊存在、運作與生產力的重要命脈，所以領導人除了一般的管理能力外，還要了解科技，尤其是要了解每一種科技工具的適用範圍與侷限，以及電手溝通的特性，才能帶領團隊建立社群感，順利合作。

　　在常用的科技工具中，電子郵件適於傳送訊息給群體，不適合移轉知識或是刺激創意；要腦力激盪，可以用電子會議，讓大家公開討論；要向一群人宣佈時，可以採用網路廣播；需要臨場感的時候，就要用視訊會議。

　　3.善於建立團隊凝聚力與主持會議。領導人除了應該要訂出加強團隊互動的原則、溝通時間表之外，還可以給團隊一個名字，讓大家有認同、歸屬感。

　　主持會議是領導人的重要工作，這在經常虛擬、難得見面的會議情況更為重要。不論是進行視訊或是面對面會議，領導人都要明確說明目標、讓大家不要失焦，讓大家在分道揚鑣之前清楚掌握重點。

　　4.樂於幫成員大作廣告。雖然虛擬團隊的獎懲標準與實體團隊一樣，但因少與高階打照面，較難得到肯定與升遷機會。經理人必須樂於為沒有出現在組織中的成員宣傳，讓他們得到肯定和有成就感。

　　虛擬團隊成功第三步——怎樣溝通才會通？

　　大家都知道，虛擬團隊工作最大的難題，就是溝通。要做好虛擬團隊的溝通，專家有下列建議：1.制定明確的團隊溝通原則與時間表，並且強力執行。團隊從一開始就要建立溝通共識，包括如何立即回覆電子郵件、何時使用視訊會議、誰有決策權，因為大家無法在走道上或是午餐時間加強溝通。

　　有經驗的領導人會在虛擬團隊組成之時給團員一份行前計劃書，其中就包括解釋工作流程、溝通原則、進度報告與會議時間。例如說明任一成員與客戶聯絡後，要將聯絡內容以電子郵件告訴所有成員，才不會有人詢問客戶同樣的問題。

　　2.儘可能利用看得到的溝通方式。有聲音的比沒聲音的好，有影像的比沒影像的好，這是不變的道理。所以，如果可能，就使用多方通話或是視訊會議。如果工作進行中都無法實體聚會，最好能在團隊一組成時先來一次聚會，讓大家看看彼此的面。

　　如果長期團隊都無法聚會或是用視訊會議見面，甚至可以鼓勵成員分享彼此的照片。對於懶於溝通的人，尤其要加強海通。如果有新成員加入，要傳送歡迎訊息給所有人，其中要包括所有成員的電話與電子郵件地址、附上新成員的簡歷，並要求新成員附上自我介紹，讓所有的成員認識他，也鼓勵他與大家聯絡。

　　3.溝通要即時、正面、言之有物。虛擬團隊重結果，溝通內容要重實際的協助，而且愈立即愈好。由於書面文字有時候比口語更容易傷人，而且既沒有非語言訊息緩和、又無法觀察對方的反應、對方又可能是在孤立的情境，所以要特別留意遣詞用字，不論是建議或批評，最好都以正面的方式措詞。

　　4.鼓勵進行非正式的溝通。即使虛擬，大家還是需要聯絡情感。所以要多鼓勵大家在電腦線上做非正式的溝通，在視訊會議開始之前，留有一段時間大家閒聊。如果遇上成員生日或是做到一定成績，也可舉行虛擬聚會大肆慶賀，或是送個蛋糕給不在場的成員。
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