專案辦公室—開始關口：評估你的現狀（2）（轉）

定義成熟度和能力

多虧軟體工程學院十餘年來的努力（由卡內基梅隆大學資助），如今我們才對一個組織持續製造高質量軟體產品所必須的各個方面的專門技術有了更徹底的瞭解。由於軟體模型描繪了一個以專案為導向的企業，它就為專案管理構構建一套過程提供了便利的跳板。軟體工程學院確定了5級能力，其定義為：
1. 初始級 軟體過程是即興的、偶然的，甚至是混亂的。極少的過程被定義，成功全靠個別的英雄。
2. 可重複級 基本的專案管理過程被建立起來，用以跟蹤成本、進度和功能。必要的過程和紀律已到位，以重複先前的成功經驗。
3. 已定義級 有關管理活動和工程活動的軟體過程已文件化、標準化，並融人到組織的標準軟體過程中。在開發和維護軟體時，所有專案都應用一個預先批准的、從標準過程中量身定製的版本。
4. 管理級 軟體過程和產品質量的詳細量度累內容被收集起來。軟體過程和產品兩方面都被加以定量理解和控制。
5. 最佳化級 來自過程本身以及來自領先的創新想法和技術的大量反饋，使持續的過程改進成為可能。
根據我作為專案顧問的經驗，我能夠確認成熟度的等級越低，專案失敗的可能性就越大。從成熟度模型的第3級以上可以發現，專案管理必須以一種可重複可定量的過程存在，因為這樣才能有真正的機會將專案按時、在預算之內並按顧客的期望完成。專案管理的方法必須把對範圍、質量和成本的衡量，不可分割地融入專案執行中。也許最重要的是，過程必須制度化，也就是說得到組織的高層管理者的支援，並在組織內部統一地實施，即大部分工作都可以透過專案辦公室輕易實現。因此，對專案管理成熟度的衡量與其他產品開發成熟度模型和服務交付過程成熟度模型相連線，不管對於軟體、系統或其他任何開發的努力，我們都應該仔細地製成文件並衡量。
專案管理從業者們所一者面臨的挑戰是開發出一個成熟度模型，使其適用於所有應用專案管理的行業，不論它是電訊業、保險業、金融業，還是其他任何行業。
定量體系的作用。 我們測試成熟度的方式之一就是透過數字，例如對我們的小孩，我們測量身高度、體重、學習能力等等。但正如每位家長知道的那樣，這些數字僅僅融及了一些表面現象。因此，雖然收集這些定製指標來描述專案過程是有用的，但是對組織職能中人的定性研究在確定成熟度時，與組織的評估過程一樣重要。幸運的是，本章所描述的專案管理成熟度模型和評估工具涵蓋了衡量成功的定量與定性兩方面內容。
典型的評估專案管理成熟度的定量指標有哪些呢？為了回答這個問題，我們首先返回到專案的“三個約束條件”：時間、成本和技術/範圍。一個很不成熟的組織會一貫地錯過進度所設定的里程碑和完工日期。這些將有巨大的差異、大量發貨重新計劃、產品介紹的大批遺漏，以及顧客的抱怨等定量數字顯示出來。同樣，成本績效也會很糟。這些將顯示為巨大的成本差異、成本超支、申請追加資金，以及利潤率的大幅縮水。在技術/範圍方面，與缺少各種過程聯絡最緊密的基本指標就是範圍增長的失控和顧客滿意度的低下。在一個單一的專案、區域或在整個組織中，所有這些狀況都可在對一個專案績效的粗略審計中被輕易地發現。
如果把度量體系上升到專案辦公室的高度，範圍則變得廣泛。專案辦公室的基本職能，諸如方法的開發、為組織提供專家的指導、促進專案計劃，以及協助定義公司軟體標準等，都被用於衡量有效性。一個簡單的“是與否”的核對清單可以用在某些情況中，例如，專案管理的方法存在嗎？如果回答是“是”，你至少可以從成熟度的第2級開始考慮。接下來的問題可能是，“這個方法是強制的還是自發的？”如果是強制的，你可能已經接近了成熟度的第3級。如果是自發的，很顯然，整個組織中的專案績效將會質量不一，這就標誌著一個不成熟的專案辦公室。另一個例子是，專案經理們的培訓和發展的水平。專案辦公室是否為專案經理們設立了培訓課程？這個培訓是否會擁有一個專業認證？對培訓課程有效性的最終衡量是：培訓之後，專案的進度、成本和績效是否獲得提高？很顯然，對於有些度量指標並不需要一個複雜的評估工具。但是，為了對專案管理成熟度 進行全面的評估，應該對實務加以系統的考核。
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