專案辦公室的概念（8）（轉）

目標：迅速得到成果

所有這些都會花費金錢，所以在結束的時候，組織能夠證明專案管理所帶來的價值是絕對重要的。成功看起來是臬的？華盛頓特區管理與技術大學的專案管理專業人士戴維森*富勒姆進行過這樣的研究，它識別出了成功組織所展示的“能國特徵”：
*管理高層理解專案管理的基礎；
*基於活動的成本系統已經到位；
*有效的訂單處理系統已經到位；
*有效的培訓程式已經到位；
*最新的工具被提供給成員；
*清楚的專案管理系統和過程已經被建立。
別外，一個由專案管理協會和加利福尼亞大學贊助的研究識別出了組織的如下利益：
*小組內部活動的協作的提高；
*以僱員為焦點的目標的強化；
*多餘或重複功能的去除；
*專業知識的集中；
*一種標準化的管理方法。
一個重要的問題是：初始工作如何能足夠快地展示成果，以避免高階管理層失去興趣？專案管理專業人士丹尼.布瑞吉斯寫到，有兩種方式可以展示專案辦公室的即刻價值，即透過短期初始工作和專案指導。短期初始工作為當前的顧慮提供解決方法，並且顧及由主要干係人提出的問題。這些事都可以被迅速地執行，與此同時，他們兼顧到了組織的最高優先順序的顧慮。例子包括：對新專案及為難中專案的支援、專案存貨清單（新產品開發、資訊科技、商務增強等）、總結報告及矩陣、非正式培訓午餐、專案計劃或專案控制專題學術討論會、摸板。
與短期初始工作相連的專案指導，是一種為專案（此專案處於最初的開始階段或需要支援）提供即刻專案管理價值的極好的方式，它無需等待正式培訓程式或過程的執行。
在本文的寫作過程中，商務實踐中心正從事一個調研專案，我們希望它將有助於進一步推進量化專案管理所帶來的益處，這僅是此職業中諸多初始工作中的一個。現有的研究已經告訴我們，沒有正確的專案管理，失敗就會在預料中。透過在整個組織內把專案管理標準化，專案辦公室的執行把正確管理專案的成功推進了一步。這是成熟專案管理能力的特點之一。

管理層提示清單

專案是：
*為創造獨特的產品或服務所做出的臨時性努力；
*為交付客戶（並因此交付你的組織）具有價值的某事項而組織的活動；
*設計和執行你的組織戰略的基石。
專案管理是：
*把知識、技能、工具和技術應用於專案活動，以滿足或超出干係人對專案的需求和期望。滿足或超出干係人的需求與期望總會涉及到平衡競爭性的要求。這些要求包括：範圍、實踐、質量和成本；已識別的要求（需求）；以及未識別的要求（期望）。
專案管理或戰略專案管理是：
*綜合組織內所有專案活動並把它與組織範圍的戰略、優先順序，以及資源庫相連線的系統。支援按專案專案管理的基礎結構正是專案辦公室。
機構能期望從成立專案辦公室中得到什麼價值？
*研究表明，建立專案辦公室是資訊科技專案成功的預示。加特納集團宣告，與沒有專案辦公室的公司相比，擁有專案辦公室的公司只會經歷一半的延期與專案取消的可能性。
組織將面臨什麼樣的挑戰？
*在組織文化（包括新資訊系統、變化的溝通渠道及新的績效衡定策略）方面的變革。
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