我們應如何應對

有趣的是，許多避免失敗的最佳實踐出與專案辦公室直接相關：
*一些企業下在為將來的成功鋪設必要的基礎，它們進行實施後評審，獲取最佳實踐也經驗教訓，並且識別出再利用機會。
*專案辦公室作為以下方面的最佳實踐的儲存庫，可謂出類跋萃：計劃，估算，風險評估，範圍限定，技能跟蹤，時間與專案報告，維護與支援的方法和標準，以及支援專案經理。
*合理健全的專案計劃是現實的，最新的，並且是頻繁評審的。評審不只關注於完成了什麼，還期望識別出風險與機會。
*專案度量體系和里程被定義，測量和報告。
*富有經驗的發起人和專案經理開發維護了一種“繼續/不繼續”的取消戰略。他們會毫不猶豫地取消為負債的專案，不會沉湎於指責與懲罰。
*監測關鍵日期是必要的，而且企業的時間跟蹤軟體（為使用簡便，通常以網路為基礎）已經成為較大專案，多專案環境和分散的專案經理的益處在於：減少專案費用，助長士氣，以及更快地進入市場。大多數經營管理人員認為專案經理理想的技能是技術與商務知識，談判，良好的溝通（包括寫作能力），組織，社交，以及時間管理。理解商務比理解技術更重要，專案經理必須能夠定義要求，估算資源，為其交付安排進度、預算並管理成本、激勵團隊、解決衝突、磋商外部資源、管理合同、評估並降低風險，並且堅持標準的方法與質量過程。這樣的專案經理不是偶然產生的，他們生長於基於其專案績效而獲得培訓、指導和獎勵的環境中。
*透過使用標準檢查清單，把問題歸納為發起人指定專案計劃、角色與職責，以及財政問題，那些行業最佳企業擁有的勤勉過程，可以將想法付諸專案。基於這個檢查清單，專案要麼被獲批准繼續進行，要麼經過進一步研究被否決。
*專案應以標準的、公開的方式被執行，還要有設定計劃與控制標準的專案方法、評審點、專案管理會議的本質及頻率，以及變更控制程式。專案方法可以是簡短且屬高階別的，但它必須是清晰的、最新的。
大多陣列織認為它們解決管理問題的辦法，可以透過投資於專案管理軟體或培訓而獲得。但回顧我們在前面提到的會計系統類推，您將會知道單單軟體與培訓不會為企業管理打造一個健全的組織系統。然而適當的軟體與被足夠培訓的人員當然是這個難解之迷的兩放重要方面，這些方面必須在某種過程框架中被執行，那個框架就是專案辦公室。

執行專案辦公室的挑戰

很多次，人們在為專案辦公室研究會簽寫想法時寫到：只管告訴我如何建立這個行政結構，我將會部署一個專案辦公室。看起來他們認為專案辦公室是一種辦公室功能，或者他們可以帶來一小隊人員提供行政功能，然後便萬事大吉！或者，如果他們的思想更先進的話，他們認識到它具有一種專案控制功能，控制個別專案內的成本、時間及資源。遺憾的是，它並不是那樣簡單，因為你在與人打交道，你在改變文化、建立新過程、創造新方法、綜合業務單元的元素，並且要與不同規模、技術、複雜性，及商務興趣的團隊進行協調。它是一個值得你為之努力的目標，但無論如何不是輕易能達到的。
專案辦公室是這樣一個功能：它旨在推動某個級別上的專案管理，並透過專案組合管理以及連線專案與公司戰略，提高整個企業的管理。它不只是建立一個辦公室並開始編制各種報告，它正在整個組織內注入一種文化變革。

文化變革

部署並有效地應用這些系統是一個巨大的挑戰。我們的工作在如此多的前沿得以進行，不僅是系統部署，還有教育舞臺，目的在於從專案辦公室獲取最好的結果。為開發、設計和部署一個完整的專案辦公室所做的努力的複雜性與數量也往往被低估。讓我們簡要看一下，專案辦公室的啟動所要求的文化變革的七個重要領域。

*速度以及耐心

幾年前我曾在奧利弗.懷特手下學習和工作過。他是生產資源計劃(Manufacturing Resources Planning,MRP)和MRP2的領袖。他曾經指導了許多生產資源計劃的部署並發現：一方面不可能在短於12個月的時間內完成它；另一方面，如果花費的時間超過了18個月，失敗率會急劇上升。這微關係到如何在整個組織中部署專案管理文化。斯坦迪士集團發現，專案工期越長，其失敗率也越大。建立專案管理文化需要時間。另一方面，滿足專案辦公室部署階段的清楚目標是至關重要的，否則你的專案辦公室專案將有可能以失敗告終，此專案的參與者也不會看到專案管理實踐所帶來的增植。
所以在部署專案辦公室背後的基本前提是迅速前進，即在6個月內初見成效；在第一年中真正開始轉變文化；在兩年的時間內開始顯示公司成果。但應有所準備的是，完整地部署一個專案辦公室很可能要花費2至5年的時間。[@more@]

專案辦公室的概念（5）（轉）

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