專案管理：規範化的過程及關鍵概念（轉）

公司內所有的任務都可以是專案 　　
　　在公司中，有很多的任務就是專案，大到整個公司的經營，小到組織一次活動或會議，有很多人就是“專案經理”，因為他們計劃、協調、執行，併為結果負責。
在專案管理中，專案最好的定義是“定好時間解決問題”，問題指的可以是消極的麻煩，也可以是積極的新業務機會。專案團隊的成員一般是跨部門的，專案有明確的任務、開始時間、結束時間、規模與預算。 　　

　　以專案的方式完成公司內任務，可以使戰略得到很好的執行。專案通常有非常明確的目標，在啟動專案之前管理層會確保專案與公司戰略一致，在不長的專案週期內也能很快地根據戰略變化對目標作出調整。在專案實施的過程中，目標導向的專案會讓參與成員們把注意力放在目標上。公司內固定的部門雖然在設立之初也適應公司戰略，但通常來說一個固定機構建立之後，它就會自成一個生命體，把自身延續放在公司目標之前，它實質上是“永續經營”。在不適應公司戰略時，撤銷固定機構也通常比解散臨時性專案團隊要困難得多。 　　

　　企業經營中經常需要跨部門合作，組建跨部門專案團隊是很好的應對方法。各種專家組成目標導向的專案團隊，可以快速地解決問題。跨部門團隊的一個輔助好處是打破員工和組織的常態，讓團隊成員接觸到更多不同的人、不同的想法、不同的工作方法。差異帶來員工的變化，減少他們思維上的惰性。 　　

　　專案管理是培養新領導者的優秀途徑。專案管理已經形成一系列規範化的方法，這有助於管理者的快速成長。專案管理通常會涉及企業經營的三個主要方面——人、錢、事。可以把專案看成良好的外部環境中經營的“縮微企業”，它無疑是訓練新管理者的良好途徑。專案管理要涉及管理的所有方面，如計劃、激勵、領導、團隊、成本、爭取支援等。公司各種規模的專案可以培養不同層次的管理者。

　　專案的組織結構 　　

　　在公司中，以目標導向的專案通常涉及這樣五個方面的人：高層支持者、專案經理（專案領導者）、專案團隊成員、專案的客戶以及職能部門。專案的客戶是因專案受益的人，在專案進行過程中需要職能部門的支援。下面主要討論專案管理所涉及的前三類人。 　　

　　高層支持者是指批准專案、為專案提供資源、提供指導、替專案掃清障礙的公司高層主管。在一個公司中，沒有高層主管支援的專案是無法取得成功的，沒有他們的支援，無法建立跨部門團隊，沒有資源（時間、錢、人），專案無法獲得較高的優先度。任何專案都必須在高層找到對專案感興趣的、強有力的上級，他能推動專案進展，保護專案免受不利因素的影響，為專案經理提供正式權力的支援。（通常情況下，專案經理並不擁有組織的正式權力，他的主要工具是溝通與協商。）“我是這個專案團隊的擁護者，我不會讓任何事物阻擋他們前進的道路！” 有一個能這樣說的高層主管是專案成功的關鍵，“孤兒專案”必然失敗。富有經驗的高層主管對專案的指導、對專案經理的指導也極有價值。 　　

　　專案領導者為專案的最終結果負責，他有兩個角色，一是怎樣解決問題本身，一是協調解決問題的過程。這兩個角色可以是一個人兼任，也可能是兩個人分別承擔。對於後一種情況，以軟體專案為例，專案領導者有兩個：專案經理與技術領導者。專案經理是協調者，他負責產品需求、計劃、流程控制、在組織內為專案尋求支援，技術領導者負責產品本身，這樣做的一個原因是讓創造型的技術領導者集中力量於創意。專案經理與技術領導者都要為專案目標負責，但是，最終責任通常會落在專案經理身上。 　　

　　專案團隊成員是那些一起來解決問題的人，他們通常來自不同的部門，是各個方面的專業人員。譬如，籌建一個新工廠的團隊可能包括廠房建設、裝置、工廠運營、財務、人力資源等各個方面的專家，他們來自公司不同的職能部門，在專案結束後這個專案團隊即告解散，有的人將繼續運營工廠，有的則去做別的事情。專案團隊成員管理的關鍵之一是創造參與感，可以借用沃爾沃公司總裁佩爾·格林漢姆的話來說明：“我想讓工人們在晚上回家時說，‘是我生產了那輛車。’” 　　

　　在專案團隊內，要將成員間的競爭減小到最低程度，一方面是因為沒有人能真正做到既競爭又合作，另一方面是如張樹新所說的，現在公司外部環境競爭非常激烈，在內部要製造融洽的小環境。通常來說，在專案團隊建立之初、專案的進展過程中都應採取多種措施（正式、非正式的）增進專案團隊成員間的瞭解。 　　

　　在專案中，所有的人、所有的事都是重要的，不重要的事就不需要做，不重要的人就不會在專案團隊之中。在專案團隊中，每個成員都應該為專案的目標努力，對專案有價值，如果不，那就應該請他出去。通常鬆散型的專案團隊組織使得這樣做不會像開除一個員工那麼困難。 專案管理的幾個關鍵觀念 　　

　　專案管理提供了一個規範的思考過程，其中包括專案的過程、工具以及風險。按照知名專案管理專家詹姆斯·劉易斯的觀點，他將專案過程分為專案定義、制定戰略計劃、制定實施計劃、執行與控制、總結與結束五個階段。專案管理提供的管理工具以及對可能遇到的專案風險的提示能提高專案的執行效果。被廣泛應用的專案管理軟體產品儘管不必過於強調，但它們的確能把專案經理從許多重複性工作中解脫出來。　　

　　專案管理特別強調計劃。專案的定義是關於要“做什麼”的詳盡計劃，專案的戰略計劃和實施計劃不必贅言，前者是關於怎麼做，後者是關於具體的步驟、時間安排、人員安排。關於計劃，有兩個典型的錯誤：一個是不願進行計劃，認為與其花時間計劃，不如去做完成工作；另一錯誤是，制定太少細節的計劃和太多細節的計劃，太少細節會使得計劃根本不具指導意義，太多細節的計劃（譬如以小時為單位的專案整體計劃）可能因跟不上變化而失效。 　　

　　過程決定專案的成敗。專案管理提供了管理過程的工具，譬如進度表法、掙值分析法、工作分解結構法等。這些管理工具提供了規範化“形式”，有形式可以利用比重新發明輪子要簡單，當然也要謹防掉入形式主義的陷阱。專案管理花費大量時間進行計劃的原因是，如果沒有計劃，就無法對專案的過程進行有效的控制。 　　

　　專案管理是溝透過程。溝通失敗是專案失敗的主要原因。專案立項需要溝通，專案要做什麼，要爭取高層支持者對專案的支援，專案計劃時要與各個方面溝通協調，專案成員間要建立最緊密的溝通，在專案完成之後要總結經驗與教訓。專案的跨部門性質和缺乏正式的組織權力使得溝通成為獲得支援的關鍵工具，詹姆斯·劉易斯說，“專案經理們要面對公司內的方方面面，他們必須具備特別的政治和外交技巧。”

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