由於目標、資源、環境、行業的差異，各個組織可能會選擇不同的組織結構。因此這部分討論的側重點不是如何設計專案的具體結構，而是討論 “專案”組織結構相關的兩個問題：一是從整體上看一個專案的內/外部有哪些主要的角色，各個角色的職責和關心的內容是什麼；二是在三種典型的公司組織型別中如何組織專案組，以及三種組成專案方式的主要特點。

對一個的專案來說，一般可能有以下六種重要角色：出資人、所有者、專案經理、部門經理、內部資源、外部資源。出資人不僅是專案所需資金的提供者，還是最高決策者，最常見的例子是企業內部的具有決策權的高層領導。出資人可以批准啟動一個專案，也可以根據情況終止一個專案。專案執行中出資人會關注專案是否受控，但最關心的是最終投資能否取得預期的收益或效果。

所有者負責實現出資人的社會或商業目標，確保兌現出資人的利益。所有者有兩個職責：第一是直接提出專案的要求，第二是擁有並使用專案成果。專案執行中所有者會擔負一定職責，密切關注專案的進展和專案結果。對於系統整合專案來說，最常見的所有者是使用系統的業務部門。

專案經理負責界定專案範圍、制定專案計劃，並直接控制專案過程，確保在規定的時間、質量和成本約束內完成預期目標。專案經理是責任的匯集點，需要對所有者和部門經理負責，同時需要管理專案組中來自公司的內部資源和來自客戶的外部資源。

部門經理負責排程公司內部的員工，為專案經理提供必要的人力資源，同時監控專案的狀態，幫助解決專案中的問題；同時，部門經理應該與“所有者”保持必要的溝通，確保客戶的滿意度。

內部資源是指來自公司內部的專業人員，擁有完成專案所需的眾多技能。在專案執行過程中對專案經理負責，按要求完成任務；隨專案的進展專案成員還會發生變化。

外部資源是指來自客戶的專業人員，他們直接參與專案。一般包括負責確定需求的業務人員，也可能包括一些今後負責支援維護的技術人員。一般來說外部資源雖然按計劃和要求完成任務，但不必對專案經理負責。

例如在一個典型的銀行專案中，出資人可能是行長，而所有者是對經營負責的業務部門；專案經理由承約的公司委派，並對金融事業部總經理直接負責；專案的內部資源包括公司內的研發人員和行業專家，外部資源包括客戶方的負責需求的業務人員和後期維護的技術人員。

在上述6種角色中，專案經理與所有者之間最容易產生衝突，這是因為2者的利益導向是不同的。例如，專案經理可能傾向於減少工作範圍、需求儘量不要變化；而所有者可能傾向於專案組做盡可能多的工作，需求及時根據變化進行修改。這種利益趨向的差異有利的一面，那就是制約專案經理必須按TQC的要求工作，缺乏這種制約會使專案“做到哪、說到哪”；不利的一面是專案經理難免與所有者產生矛盾，如果處理不好矛盾激化則可能直接影響專案的成敗。在這種情況下，部門經理可以發揮巨大作用，緩解二者之間的矛盾，讓事情按有利的方向發展。專案經理也特別要注意，不要把“所有問題都自己扛”，別忘了還可以求助高層的部門經理。

公司組織結構與專案組

下面談談三種典型組織結構的公司內如何組成專案組以及優劣勢。典型的公司組織結構基本有三種方式：職能型、專案型和矩陣型。

職能型

最高一層是CEO，向下根據專業、許可權和管轄範圍分成各職能部門，透過內部管理流程確保部門之間相互協調完成工作。這種組織結構中也有“專案”，但一個特點是專案的概念相當弱，可能僅僅是將一些持續運作業務的某些方面按專案方式進行管理，例如按“專案”歸集每一筆業務從售前到結束的所有費用，另一個特點“專案”一般按規定的流程運作，而沒有專職的專案經理。

職能型組織按功能組織人員，具有專業化程度高、專家集中利於個人提高等優點。但涉及到對內部的專案進行管理時，也有明確的缺點。如，工作面向流程輸入/輸出，缺乏溝通和合作；沒有專案經理全域性負責，一旦中間環節出了問題沒人關心；人員強烈忠誠於自己部門，而非客戶或專案；多個專案存在誰前誰後的矛盾。

專案型

為特定專案專門組織專案組，小組內都是臨時成員。專案經理有相當的權力，可以整合內部和外部資源，並直接控制所有專案組成員，這種結構經常被用於建築業。是一種強專案型的組織形式。

專案型優點是專案經理統一領導，所有人都為專案經理工作；專案組對客戶高度負責；目標一致，一切圍繞專案進行組織。缺點是資源利用率低；專案之間溝通和協作程度低；沒有專業技能和知識交流的場所，不利於個人發展；人員沒有歸屬感，臨近專案結束時非常焦慮；一旦啟動一個專案就會打亂現有組織狀況。

矩陣型

專案組成員隸屬於職能部門，但會為特定專案成立專案組，在專案執行中小組成員則服從專案經理領導。

矩陣型的優點非常明顯：職能部門的基礎核心技能可以供所有專案組使用；各職能部門的員工在專案組內協同工作，可增進橫向交流；員工有歸屬感，並有交流和學習的機會；各部門對專案進展有清楚的瞭解；員工的雙向彙報可以避免壓制。但缺點是員工要為兩個上級工作，管理比較困難；溝通環節多，平衡專案經理和部門經理的許可權困難。

綜上所述，在一個專案中包括出資人、所有者、專案經理、部門經理、內部資源、外部資源6種角色，他們各自的利益和職責不同，專案有相互制約的關係。儘管不同型別組織結構的公司中都可以組織專案，但有各自的特點，應該根據具體情況進行選擇。[@more@]

專案管理過程之組織和角色（轉）

相關文章