專案管理軟體與IT業界專案經理人的關係（3）（轉）

　四、 應用專案管理軟體的益處
　　應用專案管理軟體有很多益處。下面介紹一些：
　　1． 精確性
　　應用專案管理軟體的一個主要益處是可以大大提高精確性。對於大型專案，人工繪製網路圖、計算起止時間、臨近資源使用情況是非常困難的。專案管理軟體有精確的演算法來計算專案資訊並設有大量內部例行程式檢查使用者的錯誤。
　　2． 經濟性
　　基於個人電腦的專案管理軟體售價約400-700美元。這個價格對於個人來說顯得昂貴些，但對大多數業務而言，這樣的軟體確實物有所值。
　　3． 使用簡便
　　近幾年來，專案管理軟體的操作使用變得極其簡便，稍加訓練就可以完全掌握。這一特點，加上價格能接受，便利專案管理軟體的使用者迅速增加。
　　4． 處理複雜問題的能力
　　顯然，專案管理軟體在處理大型專案的某些方面（特別是資料方面）確實要比人工簡便得多。對於只有少數活動的短期專案，人工方法也許行得通，但如果專案有數以千計的活動、上千種資源、持續幾年時間，專案管理軟體對如此複雜工作的協助作用就顯得必不可少了。
　　5． 可維護性和可更改性
　　對人工系統進行專案資訊的維護和修改，通常是很麻煩的。例如，對某個專案的管理沒有應用計算機，那麼每次發生變化時，專案人員就不得不人工重新設計網路圖、重新核算成本。利用專案管理軟體資料資源的任何更改都會自動反應到網路圖表、成本表以及資源頒佈表等這些專案檔案中。這個功能會經常用到，因為無論你的計劃做得多麼完善，在過程中都必定會發生一些變化（至少一點兒）。
　　6． 保持記錄
　　專案管理軟體的一個主要優點是它能很好地保持記錄。例如，可以保護有關各個團隊成員的進度計劃、各項任務及所用資源的資料資料。在準備優質的報表或將來做計劃時，會用到這些資料資料。但是，使用者必須不斷更新檔案，使記錄保持不失去意義。
　　7． 速度
　　收集好相關資料資料並且輸入後，軟體就能非常迅速地進行幾乎每一種能想出來的計算。人工建立、修改計劃、進度計劃和預算，要花費幾小時、幾天或幾個星期，但是，系統在分秒之內便可完成修改工作，省下的時間通常足夠來支付軟體的價格了。
　　8． 假設分析
　　進行假設分析是專案管理軟體的一個超前進步的功能，也是它的一個顯著優點。正如前面討論的，假設分析使使用者可以瞭解專案中發生的各種情形的效果。使用者在軟體上執行不同的情景，然後做出評估。這樣，專案經理對某些偶發事件就可以做好計劃準備，並估計相應的結果。進行假設分析如果不使用軟體是難以想象，甚至是不可能的。
　　五、 應用專案管理軟體的注意事件
　　儘管使用專案管理軟體有許多益處，但在使用過程中也有一些應該注意的地方，同時儘可能避免其中的一些陷阱。
　　1． 沉溺於軟體程式中
　　有時，一些專案經理會沉溺於專案管理軟體。某個專案經理可能會把大量時間投入軟體中，擺弄那些報表、功能，把工件中最主要的部分-人員拋在腦後。
　　2． 安全錯覺
　　專案管理軟體有時會使專案經理產生一種安全錯覺。主要以幾種方式：首先，專案經理會認為，由於有功能強大的軟體，專案會管理完成得更出色。其次，如果專案偏離計劃，專案經理會認為軟體能有辦法讓專案回到正常軌道上來。第三，軟體如果使用不當，它可能會顯示專案進行良好，但實際情況卻並非如此，單憑軟體顯示一切正常是遠遠不夠的。
　　3． 資訊超載
　　專案管理軟體提供了眾多的功能和大量資訊。有時可怕的數量能導致危險局面。應該只使用有合適功能的軟體。專案經理要剋制自已，避免使用某些功能，生成更多的報表和資料資料，卻對成功地完成專案毫無益處。
　　4． 學習曲線
　　要熟練使用專案管理包，確實需要花些時間。所需時間根據個人的不同情況和經歷而不同。對於那些目前不使用計算機和商業軟體的人來說，會有一個非常明顯的學習曲線。然後，近幾年來，由於軟體越來越易於使用，使得為掌握軟體應用而需要的學習培訓時間大大縮短了。
　　5． 過度依賴於軟體
　　由於專案管理軟體的應用越來容易和有趣，同時軟體提供了大量很有吸引力的特性，使得專案經理開始過分依賴於軟體。對專案管理缺乏基本知識的人有時使用軟體，但卻不知道軟體的真正用途。如果沒有掌握專案管理的基本概念，軟體就沒有什麼意義了。通俗地說，專案管理軟體僅僅是幫助你更有效率、有效果地工作的一個工具，軟體自己並不能管理專案。你進行專案管理，一定要依靠你自己的技能，依靠你的團隊的技能。
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