虛擬專案辦公室-網際網路浪潮中的專案管理(轉)

ger8發表於2007-08-14
【概述】本文概括了全球的大環境,以及環境帶來的挑戰與機遇,描述了企業如何運用專案管理與虛擬專案辦公室,來更有效地對多個專案進行組合管理,提高專案的成功率,提升企業的專案管理的能力及核心競爭力。

【關鍵字】專案管理 專案辦公室 虛擬現實 網際網路技術

1. 前言

儘管人類的專案實踐可以追溯到幾千年前(如中國的長城、皇陵、故宮的建設,運河的開鑿,埃及的金字塔等),但是將專案管理作為一門科學來進行分析研究,其歷史並不長,從第一個專業性國際組織IPMA(International Project Management Association)1965年成立至今不過三十餘年的時間。現代專案管理理論的起源和發展來自於六七十年代的國防、航空、建設領域,這個理論真正成為關注是在九十年年代以後的西方。在激烈的市場競爭的背景下,企業只有藉助於專案管理的方式,在質量、進度和成本管理方面快速改進和提升,實現讓新產品快速佔領市場的目的。

不管是對建築、水力電力或是資訊科技的專案進行管理,挑戰都是相似的。成功的公司,如IBM、朗訊及惠普等公司都認識到它們的市場份額與未來增長依賴於有能力的專案管理。這些公司多年來一直致力於研究新的專案管理方法和培養專案經理。目前又將重點轉移到專案辦公室上來,使之保持穩定一致並使專案管理成為其競爭優勢。

專案辦公室的理解因人而異。研究表明,它可以是任何一個組織希望它存在的樣子。過去,專案辦公室就是為了保持與培養出最好的習慣,以維護專案管理的規則。它原被認為是專案管理資訊的靜態智囊團,受到培訓組織的制約。最近,這一概念由於實際需要而有所改動,確定了其對專案經理的組織維持功能。在這種情況下,專案辦公室可被定義為一個協助專案經理達到專案目標的組織實體,它對專案進行計劃、估計、安排行程、監控與控制。專案辦公室逐漸發展,還可以具備其它職責,如JIT訓練、行政管理、專案經理席位、監督、諮詢、方法和標準。在這一階段,專案辦公室可以提供全部服務。
根據斯坦迪集團對專案失敗情況的調查,80%的專案失敗都使人們更加關注幫助專案經理。其次,專案的複雜性隨技術的發展而增加。解決方案的細節要求協調、計劃並安排日程,專案辦公室協助專案經理完成這一重要的任務,而不致使專案經理們陷入細節的漩渦。

企業進行的是全地區性的專案,其專案地點和專案成員分佈在不同地區。專案辦公室如何能夠處理這一日益增多的現象,專案辦公室如何為專案團隊提供了可使其有效運營的環境與工具,從而在為專案團隊提供原動力方面起到更大的作用。

科技正在改變著專案管理的前景。我們生活在一個越來越虛擬化的世界中。我們不必去商店採購,而可透過郵購單定購;我們不必去銀行排隊,家裡的電腦進行電子轉賬;我們也已過了鴻雁傳書的年代,使用傳真進行聯絡;在國外施行時,我們可以透過電視會議與在國內的同事會面。科技為我們提供了與他人交流的機會,不管對方在哪裡,都可以便宜、迅捷地進行聯絡,地理條件已不在是困難。

2. 專案辦公室與虛擬專案辦公室的實現

研究表明,越來越多的不同規模(大/小)的組織開始建立專案辦公室。尤其,2002在新加坡舉辦的「亞太地區PM研討會」就是以PMO為主題進行兩天的熱烈研討。PMI在2003年8月的PM Network中作了“PMO Trend”的專題報導;而於2003年9月18日在美東巴爾第摩舉行的「PMI 2003 Global Congress」全球會中即有數場講座及有連續四天的研討會是以PMO為主題,其所受重視的程度可見一般。在西歐、美加、澳洲等國家已有越來越多的企業設定了所謂PMO(Project Management Office,專案管理辦公室或專案辦公室),尤其像許多Fortune500大的企業,最起碼都建立了一種能結合特殊領域專家提供重要專案顧問諮詢、協助管理與決策的機制。

所謂的PMO,其主要任務並非是用以直接執行或經營專案,而是提供不同專案團隊一個能更有效運作的最佳環境與功能。它可以藉幾種方式與安排達成該目標;包括提供專案管理工具、技術與行政管理支援、建立工作規範、發展專案流程、確保作業標準、提供顧問諮詢服務及協助執行教育訓練,且PMO可用以支援許多不同的專案,資源可以充分共享,且基本上它可扮演為一個整合與分配資源並協助決策的神經中樞。另外,PMO更可發展成可創造出一個能增進組織及專案績效及追求卓越發展之核心單位,且它可作為所有專案資訊交流的平臺、主導專業發展的視窗、整合高素質團隊之催化劑,而最後能達成有效降低成本、創造利潤的目的。

在90年代後期,對於企業的領導來說管理整個企業全部專案的需要變得越來越明顯,PMO隨之大量地出現。對於專案經理和主管人員來說,PMO被證明是理想的選擇。這裡是一個允許公司建構可以執行商業策略的環境的理念,PMO實現了這一點,它對每一個專案根據商業策略進行評估和排序,然後對他們進行恰當的資源分配。

一旦專案開工,PMO就持續地對每一個專案的變化進行監控。這裡我要強調的一個關鍵就是隨著公司中的優先順序別的變化,任何一個專案的狀況也要跟著發生變化。PMO透過對專案進行修正,加速,終止或是優先權的排序,實現了對公司變化的調整。

如果你有一個大型的公司,每年要開展超過50個的專案,你就應該立即開始建立PMO。問題是你會發現你的專案經理相當多,每一個都具有不同的技能和經驗。這些專案經理也許不會意識到其他專案的成功,甚至不知道其他人在做什麼。如果出現類似的情況的話,你就應該建立PMO了。

任何一個PMO的運轉都需要資金和人員的投入。在很多方面,PMO都需要有一般性開支的投入,而主管人員卻並不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的,它讓專案經理能夠在企業中更好,更快更節省地執行專案工作。如果你想要確保所有的專案經理具有核心的專案管理技能,使用共同的方法,處理過程和模板,並得到公司的支援的話,集中化的PMO就可以使你達到目的。一些公司組織需要確定,他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益,來支援並實現專案工作。

所謂虛擬專案辦公室(VPMO,Virutal Project Management Office)就是利用因特網在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端裝置使用的普遍性和方便性的特點,使得企業的PBO管理者及其專家、成員和專案經理,跨越空間地理的隔閡和時間區域的區分,利用IT技術更好地完成專案辦公室的各項工作,實現企業各專案的協同發展和順利完成目標。

任何一個PMO的運轉都需要資金和人員的投入。在很多方面,PMO都需要有一般性開支的投入,而主管人員卻並不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的,它讓專案經理能夠在企業中更好,更快更節省地執行專案工作。如果你想要確保所有的專案經理具有核心的專案管理技能,使用共同的方法,處理過程和模板,並得到公司的支援的話,集中化的PMO就可以使你達到目的。一些公司組織需要確定,他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益,來支援並實現專案工作。

所謂虛擬專案辦公室(VPMO,Virutal Project Management Office)就是利用因特網在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端裝置使用的普遍性和方便性的特點,使得企業的PBO管理者及其專家、成員和專案經理,跨越空間地理的隔閡和時間區域的區分,利用IT技術更好地完成專案辦公室的各項工作,實現企業各專案的協同發展和順利完成目標。

任何一個PMO的運轉都需要資金和人員的投入。在很多方面,PMO都需要有一般性開支的投入,而主管人員卻並不想看到一般性開支的超出。但是投入PMO的時間和資金將會是物有所值的,它讓專案經理能夠在企業中更好,更快更節省地執行專案工作。如果你想要確保所有的專案經理具有核心的專案管理技能,使用共同的方法,處理過程和模板,並得到公司的支援的話,集中化的PMO就可以使你達到目的。一些公司組織需要確定,他們是否能從一個作為功能性實體的PMO向一個虛擬的PMO中得到最佳的利益,來支援並實現專案工作。

所謂虛擬專案辦公室(VPMO,Virutal Project Management Office)就是利用因特網在全球各地互連互通的便捷性和計算機、手機、傳真等終端裝置使用的普遍性和方便性的特點,使得企業的PBO管理者及其專家、成員和專案經理,跨越空間地理的隔閡和時間區域的區分,利用IT技術更好地完成專案辦公室的各項工作,實現企業各專案的協同發展和順利完成目標。

5.虛擬專案辦公室及其優點

企業建立虛擬專案辦公室具有除一般實體專案辦公室的優點以外,更加廣闊的財務效益和管理規範的優勢,最終實現企業的市場競爭優勢。具體表現在如下幾個方面。

首先減少建立實體專案辦公室的人員、辦公費用開支。實體的專案辦公室需要配備人員、裝置、傢俱等辦公用品,這些都需要企業從財務費用中列支,同時辦公人員的出差、公務等也需要財務費用。如果按照虛擬專案辦公室的方式,由於大量日常事務工作由計算機來完成,專案辦公室只需少量工作人員,大量的專家和管理者可以分處在不同的地方,透過因特網和IT技術的支援,完成專案辦公室的標準制定與分發、技術指導與支援、資訊彙總、報表製作和輔助分析等各項工作。

其二大大提高專家的技術支援度。由於企業的專案可能分散在不同的地方,過去專案管理專家對專案的指導和支援需要解決交通問題,一定程度造成時間和人力上的浪費,或者對專案的指導和支援不及時。透過虛擬專案辦公室的技術,由於因特網的覆蓋非常廣,專案辦公室的各種專家可以分處在不同的地域,在不同的時間,集中對專案進行遠端的指導和支援,而不用管專案在何地。由於沒有地域和時間上的差距,同一個專家可以對分處在不同地點的專案進行指導和支援。大大地提高了專案辦公室專家對專案經理的技術支援度。

其三增加專案之間的交流程度。使用虛擬專案辦公室技術,實現企業的入口網站,在企業的入口網站上,跨越了空間和時間上的隔閡,企業中的員工在一定的許可權範圍內,查閱資料和資訊,開展交流和討論工作,使得專案之間的相互學習和交流渠道暢通、傳遞快速。知識社群、討論區、新聞區、下載區為專案經理和專案各干係人的交流、學習、互動提供了不受空間和時間限制的虛擬平臺。大大地增加了專案和專案、專案之間的各種交流。

其四工作的快捷化、無紙化。使用IT技術建立的虛擬專案辦公室,將工作中的檔案、圖紙、文件、資料、報表等文字、影像、聲音、影像等各種多媒體、多格式的資訊使用資料方式存放起來。這些資訊的檢視、處理非常快捷,縮短了資訊加工、傳遞的時間,並且使得日常辦公實現了無紙化。在時間就是一切的現代激烈競爭時代,對企業的市場快速響應、提高工作的規範和質量等方面提供了極大的競爭力。
另外,虛擬專案辦公室的建立,為企業在人力、資金、知識等資源方面在全領域範圍內快速整合、協調、配置上提供了極大的能力,使得企業可以充分發揮自身的各種資源,應對日益變化和複雜的市場要求,為社會提供更好的專案管理服務,實現企業的利潤最大化目標。

6. 結論

虛擬管理是管理科學的嶄新學科。虛擬主機、虛擬空間、虛擬記憶體、虛擬經營、虛擬人力資源、虛擬物流、虛擬經濟等等,提出了虛擬管理的概念和實踐;同時揭示和含概了20世紀90年代以來,全世界先進企業在管理上所發生的並正在深入進行的一次重大的革命。無論是一些大的跨國公司,還是我國的一些企業,都紛紛利用虛擬管理的模式提升企業的價值。虛擬管理,是一種全新的管理理念,能夠使企業更加充分地挖掘出自身的潛在能力,得到超長的發展。

虛擬專案辦公室的建立為企業在全國乃至全球範圍內進行專案組合管理和資源最佳化提供了高效、有效的集約化方法,迅速地發揮其人力資源與技術資源的作用,為成功的專案管理提供了基礎,為企業的戰略目標的實現提供了資訊手段的保障。

站在最高的視點,選擇最新的視角,你會發現:虛擬專案管理已成為企業發展的第一競爭力。

【文摘】
1. 《專案辦公室:有效管理專案的金鑰匙》-(美)弗雷姆
2. 《專案管理辦公室-有效管理專案的關鍵》-Tom Block
3. 《全球專案辦公室-專案管理的革命》-(美)托馬斯.R.布洛克
4. 《如何從專案管理辦公室獲益》-Gerald I.Kendall
5. 《潮流-如何全面認識現代專案管理》-雲倩(南開大學出版社)

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