管理水平的高低，不只影響到一個專案的成敗，甚至決定了一個企業、一個民族、一人國家的興衰。朱總理說過：管理科學，興國之道。儘管好的管理無法直接創造自然資源、物質財富，但好的管理可以更為科學合理的
利用與配置資源，使資源發揮出最大的效益，從而儘可能的減少資源的浪費與內部消耗。

專案管理，作為現代管理學的重要分支之一，已發展成為獨立的學科體系。專案管理作為一門學科最早出現於美國（如美國研製原子彈的曼哈頓計劃），主要是研究在資金一定的情況下，如何透過科學合理的分配物力、人力與時間等各種資源以達到既定的專案目標。由於專案管理在科學研究及生產實踐中顯示出的強大功能，因此在世界各國各行業已得到普遍的推廣與應用。

隨著中國對外開放與加入WTO，國外公司的進入與國內公司的走出國門，國內的專案管理人員更加迫切需要了解與掌握國際最新的專案管理知識與技能。美國專案管理協會（PMI）編寫了《專案管理知識體系》，全面而典型的講述了專案管理的知識領域，引入了專案管理資格認證。2001年2月21日《人民日報》第6版報導：“隨著我國加入WTO，專案管理專業人才需求將日益擴大，但專案管理尚未被列入我國的學科目錄中。”從此正式拉開了專案管理在國內得到學習、認證與應用的序幕。

專案是為完成某一獨特的產品或服務所做的一次性努力。根據這個定義，專案就具有了目標明確性、活動一次性及資源消耗性等特性。換句話說，具備前面三個主要特性的活動，都可以看作是專案。現實中的專案隨處可見，如裝置消缺、會議組織、技術競賽、結婚典禮以及家居裝修等等，都可以看作是專案。在這些專案的實施過程中，都存在專案管理問題，不過，實際生活與工作中，可能更多關注的事情本身，而對做好事情相關的組織、計劃、控制等過程相對缺少關注，或者沒有經驗與能力加以關注。

專案管理是在專案活動中運用知識、技能、工具和技術來實現專案要求。專案管理總體有五個過程：啟動過程、計劃過程、實施過程、執行過程、收尾過程等，包含了九大領域的知識：範圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、風險管理、人力資源管理、溝通管理、採購管理及系統管理的方法與工具。作為專案經理要全面掌握這些九個核心領域的知識，並重點把握系統管理的觀念，避免進入某個細節，注意在五個不同階段的重點。

一、專案管理的三個約束條件

任何專案都會在範圍、時間及成本三個方面受到約束，這就是專案管理的三約束。專案管理，就是以科學的方法和工具，在範圍、時間、成本三者之間尋找到一個合適的平衡點，以便專案所有干係人都儘可能的滿意。專案是一次性的，旨在產生獨特的產品或服務，但不能孤立地看待和執行專案。這要求專案經理要用系統的觀念來對待專案，認清專案在更大的環境中所處的位置，這樣在考慮專案範圍、時間及成本時，就會有更為適當的協調原則。

1、專案的範圍約束

專案的範圍就是規定專案的任務是什麼？作為專案經理，首先必須搞清楚專案的商業利潤核心，明確把握專案發起人期望透過專案獲得什麼樣的產品或服務。對於專案的範圍約束，容易忽視專案的商業目標，而偏向技術目標，導致專案最終結果與專案干係人期望值之間的差異。

因為專案的範圍可能會隨著專案的進展而發生變化，從而與時間和成本等約束條件之間產生衝突，因此面對專案的範圍約束，主要是根據專案的商業利潤核心做好專案範圍的變更管理。既要避免無原則的變更專案的範圍，也要根據時間與成本的約束，在取得專案干係人的一致意見的情況下，合理的按程式變更專案的範圍。

2、專案的時間約束

專案的時間約束就是規定專案需要多長時間完成，專案的進度應該怎樣安排，專案的活動在時間上的要求，各活動在時間安排上的先後順序。當進度與計劃之間發生差異時，如何重新調整專案的活動歷時，以保證專案按期完成，或者透過調整專案的總體完成工期，以保證活動的時間與質量。

在考慮時間約束時，一方面要研究因為專案範圍的變化對專案時間的影響，另一方面要研究，因為專案歷時的變化，對專案成本產生的影響。並及時跟蹤專案的進展情況，透過對實際專案進展情況的分析，提供給專案干係人一個準確的報告。

3、專案的成本約束

專案的成本約束就是規定完成專案需要花多少錢。對專案成本的計量，一般用花費多少資金來衡量，但也可以根據專案的特點，採用特定的計量單位來表示。關鍵是透過成本核算，能讓專案干係人，瞭解在當前成本約束之下，所能完成的專案範圍及時間要求。當專案的範圍與時間發生變化時，會產生多大的成本變化，以決定是否變更專案的範圍，改變專案的進度，或者擴大專案的投資。

在我們實際完成的許多專案中，多數只重視專案的進度，而不重視專案的成本管理。一般只是在專案結束時，才交給財務或計劃管理部門的預算人員進行專案結算。對內部消耗資源性的專案，往往不做專案的成本估算與分析，使得專案干係人根本認識不到專案所造成的資源浪費。因此，對內部開展的一些專案，也要進行成本管理。

由於專案是獨特的，每個專案都具有很多不確定性的因素，專案資源使用之間存在競爭性，除了極小的專案，專案很難最終完全按照預期的範圍、時間和成本三大約束條件完成。因為專案干係人總是期望用最低的成本、最短的時間，來完成最大的專案範圍。這三個期望之間是互相矛盾、互相制約的。專案範圍的擴大，會導致專案工期的延長或需要增加加班資源，會進一步導致專案成本的增加；同樣，專案成本的減少，也會導致專案範圍的限制。作為專案經理，就是要運用專案管理的九大領域知識，在專案的五個過程組中，科學合理的分配各種資源，來儘可能的實現專案干係人的期望，使他們獲得最大的滿意度。

二、專案管理的五個主要過程組

一個專案的生命週期大概分成概念、開發、實施與收尾過程。在概念階段主要是對成本進行分析，對專案的可行性進行研究，其結果是要拿出一份報告，並獲得批准與支援。實際工作中，我們只是有了一個新的想法與概念，就立即轉入開發過程。在開發階段，要有專案計劃書、預算的成本以及工作分解計劃。我們做事時，可能只是拿出一個簡單的工作分解與大致的專案計劃時間表，就結束了。在實施階段，要有底層的工作包與確定的成本估計，但我們沒有，到了這一步，我們基本上就開始失去了控制，沒有明確的里程碑，我們只是把一個階段當成了一個專案。在收尾階段，我們是經常討論每個專案的教訓，但對完成的工作的文件工作基本上沒能及時跟上，同樣與使用者之間的交接也未能做好。

專案管理的五個過程組：啟動、計劃、執行、控制與收尾，貫穿於專案的整個生命週期，對於專案的啟動過程，特別要注意組織環境及專案干係人的分析；而在後面的過程中，專案經理要抓好專案的控制，控制的理想結果就是在要求的時間、成本及質量限度內完成雙方都滿意的專案範圍。

1、專案的啟動過程

專案的啟動過程就是一個新的專案識別與開始的過程。一定要認識這樣一個概念，即在重要專案上的微小成功，比在不重要的專案上獲得巨大成功更具意義與價值。從這種意義上講，專案的啟動階段顯得尤其重要，這是決定是否投資，以及投資什麼專案的關鍵階段，此時的決策失誤可能造成巨大的損失。重視專案啟動過程，是保證專案成功的首要步驟。

啟動涉及專案範圍的知識領域，其輸出結果有專案章程、任命專案經理、確定約束條件與假設條件等。啟動過程的最主要內容是進行專案的可行性研究與分析，這項活動要以商業目標為核心，而不是以技術為核心。無論是領導關注，還是專案宗旨，都應圍繞明確的商業目標，以實現商業預期利潤分析為重點，並要提供科學合理的評價方法，以便未來能對其進行評估。

2、專案的計劃過程

專案的計劃過程是專案實施過程中非常重要的一個過程。透過對專案的範圍、任務分解、資源分析等制定一個科學的計劃，能使專案團隊的工作有序的開展。也因為有了計劃，我們在實施過程中，才能有一個參照，並透過對計劃的不斷修訂與完善，使後面的計劃更符合實際，更能準確的指導專案工作。

以前有一個錯誤的概念，認為計劃應該準確，所謂準確，就是實際進展必須按計劃來進行。實際並不是如此，計劃是管理的一種手段，僅是透過這種方式，使專案的資源配置、時間分配更為科學合理而已，而計劃在實際執行中是可以不斷修改的。

在專案的不同知識領域有不同的計劃，應根據實際專案情況，編制不同的計劃，其中專案計劃、範圍說明書、工作分解結構、活動清單、網路圖、進度計劃、資源計劃、成本估計、質量計劃、風險計劃、溝通計劃、採購計劃等等，是專案計劃過程常見的輸出，應重點把握與運用。

3、專案的實施過程

專案的實施，一般指專案的主體內容執行過程，但實施包括專案的前期工作，因此不光要在具體實施過程中注意範圍變更、記錄專案資訊，鼓勵專案組成員努力完成專案，還要在開頭與收尾過程中，強調實施的重點內容，如正式驗收專案範圍等。

在專案實施中，重要的內容就是專案資訊的溝通，即及時提交專案進展資訊，以專案報告的方式定期透過專案進度，有利開展專案控制，對質量保證提供了手段。

4、專案的控制過程

專案管理的過程控制，是保證專案朝目標方向前進的重要過程，就是要及時發現偏差並採取糾正措施，使專案進展朝向目標方向。

控制可以使實際進展符合計劃，也可以修改計劃使之更切合目前的現狀。修改計劃的前提是專案符合期望的目標。控制的重點有這麼幾個方面：範圍變更、質量標準、狀態報告及風險應對。基本上處理好以上四個方面的控制，專案的控制任務大體上就能完成了。

5、專案的收尾過程

一個專案透過一個正式而有效的收尾過程，不僅是對當前專案產生完整文件，對專案干係人的交待，更是以後專案工作的重要財富。在經歷的很多專案中，更多重視專案的開始與過程，忽視了專案收尾工作，所以專案管理水平一直未能得到提高。

另外要重視那一類未能實施成功的專案收尾工作，不成功專案的收尾工作比成功專案的收尾更難，也來得更重要，因為這樣的專案的主要價值就是專案失敗的教訓，因此要透過收尾將這些教訓提煉出來。

專案收尾包括對最終產品進行驗收，形成專案檔案，吸取的教訓等。另外，對專案干係人要做一個合理的安排，這也是容易忽視的地方，簡單的打發回去不是最好的處理辦法，更是對專案組成員的不負責任。

專案收尾的形式，可以根據專案的大小自由決定，可以透過召開釋出會、表彰會、公佈績效評估等手段來進行，形式是根據情況採用，但一定要明確，並能達到效果。如果能對專案進行收尾審計，則是再好不過的了，當然也有很多專案是無需審計的。

三、專案管理的九大知識領域

專案管理的九大知識領域是指作為專案經理必須具備與掌握的九大塊重要知識與能力。其中核心的四大知識領域是範圍、時間、成本與質量管理。在這些知識領域中還涉及很多的管理工具和技術，以用來幫助專案經理與專案組成員完成專案的管理。如：網路圖示法、關鍵路徑法、頭腦風暴法、掙值法等，不同的工具能幫助我們完成不同的管理工作。另外，還有很多專案管理軟體，如：Microsoft Project、P3等，作為專案管理的工具，也可以很好的幫助我們解決在專案的各個過程中完成計劃、跟蹤、控制等管理過程。

1、專案整體管理知識

專案的整體管理，或者說是綜合管理也不為錯，它是綜合運用其他八個領域的知識，合理整合與平衡各要素之間的關係，確保專案成功完成的關鍵。

專案的整體管理包括三個主要過程：

專案計劃制定。即收集各種計劃編制的結果，並形成統一協調專案計劃文件。

專案計劃執行。透過執行專案計劃的活動，來實施計劃。

整體變更控制。控制專案的變更。

專案經理負責協調完成一個專案所需的人員、計劃以及工作，統領全域性，帶領團隊實現專案的目標；當專案目標之間或參與專案的人員之間出現衝突時，負責拍板定奪；並負責及時向高層管理人員彙報專案進展資訊。總而言之，專案經理主要負責專案的整體管理，這也是專案成功的關鍵。

回顧以前負責的專案，覺得主要存在以下問題：

未找到專案發起人，或者專案發起人不明確，常把自己當成專案發起人；

專案交付成果定義不清，以致最後收尾時無法對照計劃進行驗收；

缺少組織結構描述；

對專案的控制未能規範化，尤其是專案範圍的變更控制；

風險管理未得到重視，只是在專案組內討論，並停留在專案負責人的頭腦中；

缺乏專案干係人分析；

沒有規範的進度報告，專案進展報告隨意性較大。

要有效的開展專案管理，引用專案管理的知識體系與方法工具，先依樣畫葫蘆，透過實踐，進一步領會這些內容是必須的。

2、專案範圍管理知識

專案範圍的不確定，會導致專案範圍的不斷擴大，作為專案經理，在專案開始時，就要對專案範圍拿出專案干係人都認可的、理解無歧意的範圍說明文件——專案章程。然後為了保證專案的實施，明確專案組成員的工作責任，還必須分解專案範圍，使之成為更小的專案任務包——工作分解結構（WBS）。

最後還有就是要認識到專案本身不是孤立的，因此有時範圍的變更也是必須的，關鍵是當變更發生時，如何加以控制。

在以上討論之前，最重要的是當面臨專案時，或不知道具體做什麼時，如何進行範圍管理。對潛在專案的識別，有四個步驟：

確定做一個什麼樣的專案；

業務分析，找出重要的業務過程，分析其中最能從專案中得到好處的過程；

形成專案可能的優勢，確定範圍、好處及約束；

選擇方案，分配資源。

對於從多個專案中選擇專案，或從多個方案中選擇方案的情況，常見的四種方法：整體需要、分類、NPV及加權評分模型。

3、專案的時間管理知識

專案的時間管理，就是確保專案按期完成的過程。首先要制定專案的進度計劃，然後是跟蹤檢查進度計劃與實際完成情況之間的差異，及時調整資源、工作任務等，以保證專案的進度實現。在跟蹤過程中，要及時與專案干係人進行交流，以及時發現範圍的偏差，而產生時間與進度上的差異，或專案組成員有意或無意識的虛報了專案完成情況，導致進度的失控。

具體包括以下內容：

活動定義：從WBS分解而來；

活動排序：明確活動之間的依賴關係；

活動歷時估算：估算每項活動的時間，可以PERT方法進行；

利用PROJECT 2002等工具軟體，協助專案的時間管理；

利用甘特圖幫助跟蹤專案進度；

利用網路圖及關鍵路徑分析，協助確定完成日期上的重要性或調整工期對專案工期的影響，以及處理關注的焦點活動。

需要注意一點，以前學習專案的時間管理工具及方法以後，就以為可以實現對專案的跟蹤控制了，其實不然，這些工具都是透過人來發生作用，活動也是由人來完成的，因此專案經理不能把太多心思花在工具上，而是學會利用工具來協調人與資源的矛盾衝突。

4、專案的成本管理知識

對於專案經理在成本管理方面，就是要努力減少和控制成本，滿足專案干係人的期望。其過程包括：

資源計劃：即制定資源需求清單；

成本估算：對所需資源進行成本估算；

成本預算：將整體成本估算配置到各個單項工作，建立成本基準計劃；

成本控制：控制專案預算的變化，修正成本的估算，更新預算，糾正專案組成員的行動，進行完工估算與成本控制的分析。

在成本管理中涉及很多財務管理的概念、術語、基礎理論及方法與工具的使用，作為專案經理，對這些內容要熟悉，特別是掙值分析的相關術語及簡稱，如：BCWS、BCWP、ACWP、CV、SV、CPI、SPI等等，不光要了解這些術語的涵意，還要掌握他們的計算公式。

5、專案人力資源管理知識

專案的人力資源管理就是有效發揮每個參與專案的人員的作用的過程。專案的人力資源管理過程包括：

組織計劃編制：形成專案的組織結構圖；

獲取相關人員：其中重點是業務相關人員；

團隊建設：明確每個專案干係人的責任，訓練與提高其技能，實現團隊的合作與溝通。

因為與人發生關係，其中首先是要明確各自的責任，這一點計劃編制時就要明確，可以透過專案管理軟體幫助專案經理提高效率，並能及時發現任務分解的合理性，最後形成合理的任務分解表。

同時，要透過有效的激勵方法來幫助專案成員實施專案計劃，提高效率。專案是透過團隊共同努力實現的，注意充分發揮團隊的作用，使團隊成員各盡所能是專案經理的挑戰。在處理過程中，爭取做到對事不對人，透過有效的會議來幫助專案實現溝通、檢查以及目標實現。

6、專案的質量管理知識

專案的質量，理解為專案滿足客戶明確或隱含的要求的一致性程度。注意這裡包括明確的要求，也包括隱含的要求。這對IT專案來說，如何滿足使用者隱含的質量要求，可能是IT專案質量失敗的重要原因。可能所開發的系統符合需求說明中的要求，卻與使用者實際的要求（包含隱含的需求中），相差很大，導致不一致，結果導致IT專案的失敗。

現代質量管理經過了一個發展過程，目前已建立起相對完善的質量體系，國際組織也有相關的質量檔案，以評審普通的生產質量，如ISO2000系列質量標準；對軟體的生產質量，也有一些評價模型，如SQFD模型、CMM軟體成熟度模型等等。其中CMM成熟度模型分成五個層次：自發的、簡單的、有組織的、被管理的及適應的，分別標識為不同的級別。

對於專案管理需要制訂質量計劃，並應用質量保證的工具確保質量計劃的實施。在質量控制的過程中，有許多現成的工具與方法，如帕累託分析、統計抽樣和標準差等。要提高專案的質量，必須在領導中形成質量意識，透過建立一個好的工作環境來提高質量，透過形成質量文化來改進質量，是全面提升專案質量管理的關鍵因素之一。

在以往所經歷的專案中，專案的質量管理基本上沒有得到重視，公司每年都在開展QC活動，該活動的目的就是改進質量，但活動成了科技創新活動，而更多的專案實施過程中，如何開展質量管理，卻未能有所體現，這也是值得探討的問題。

7、專案的溝通管理知識

專案的溝通管理非常重要，對專案經理而言，就如同前線指揮需要情報管理一樣，這是使整個專案組掌握專案資訊，實施其他管理手段的基礎，所有的控制都有基於溝通基礎之上的。

在專案的開始，需要編制溝通計劃，包括什麼時間、將什麼內容、以什麼樣的格式、透過什麼樣的方式、向誰傳遞。在專案的溝通中，可以採用書面報告、口頭報告或非正式的交流，各種方式有利也有弊，關鍵看是否有利於溝通的效果。

溝通的複雜程度隨著物件的增加而快速增加，因此要透過適當的工具和手段，使面對面的溝通控制在一定範圍之內，儘量減少因無效溝通而給專案管理帶來的負責影響。

在溝通中，會議是有效形式之一。很多業務員人員喜歡透過會議，以簡單的形式化的語言描述專案的進展與專案中碰到的問題，而不喜歡技術化的圖表與文件。

8、專案的風險管理知識

當因為未能做好風險管理，導致專案的風險發生時，專案干係人將難以一下子接受風險發生的事實以及風險所帶來的損失，需要用更多的時間來調整心理狀態，才能恢復對專案的實施。

專案的風險管理不僅是在專案進行過程中，有效避免風險的發生；而且能在風險發生時，幫助我們用正確的心態去面對，而不會手足無措。很多專案的失敗，是因為風險發生時，對專案干係心理上造成的傷害，導致失去主觀判斷能力，而作出錯誤的決策。從這種意義上講，專案的風險計劃的制定主要是為提高專案干係人的風險意識，只要有了足夠的風險意識，風險識別全面與否，在有些專案中可能重要性反而不是太明顯。

風險識別可以採用頭腦風暴法、經驗法則等方法，在識別這些風險因子之後，可以對這些因子加上權重，最後可以計算出專案成功的機率，並能據此決策專案是否應該開展、繼續或停止。識別風險因子之後，緊接著就是制定風險應對措施。根據風險發生的機率，產生的風險成本與收益，決定相應的應對策略，如風險處理、風險接受、風險改善等等。

實際工作中，可能識別到存在的風險，但卻不能加以正確處理。風險就這樣被層層傳遞。如因使用者參與不夠，導致需求不正確，進一步產生工期估計的失誤，結果是計劃的偏差，最後整個專案的結果產生偏差。因此，要注意從風險的源頭抓起，防止風險的層層放大。

9、專案的採購管理知識

採購就是從外界獲得產品或服務。對於IT專案而言，採購變得越來越重要。目前絕大多數的IT專案都離不開採購管理，而且很多專案的主要內容就是裝置採購或諮詢採購，對於企業而言，能否做好採購管理是保證專案成功的重點內容。

有效採購管理包括以下過程：

編制合理有效的採購計劃：這是專案管理的一個重要過程，即確定專案的哪些需求可以透過採購得到更好的滿足。在採購計劃中，首先是決定是否需要採購、如何採購、採購什麼、採購多少、何時採購等內容；

編制詢價計劃：即編制報價邀請書RFQ或招標書；

詢價：進行實際詢價；

開標：評估並選擇供應商；

管理：對採購合同進行管理；

收尾：對採購合同進行收尾。

在整個過程中，容易忽視的兩個過程，一是採購計劃，二是合同收尾。採購計劃的編制，是採購管理整體按需求進行的前提，如果這一步做不好，其他都是白費勁；而在採購的合同收尾過程中，最容易忘記或做不到的就是採購審計。至於供應商的選擇等過程，在IT專案中，往往會過分重視技術，而忽略管理與成本。其實，管理與成本決定合同能否按期保持履行的前提。在我公司的實際情況中，一般專案以裝置為主要成本時，往往就不再考慮其他內容，而僅是作為一般的裝置採購，交會器材部門實施。因為不光沒能做到專案管理，亦未做到採購管理，所以這類專案雖然也實施完成了，但專案的實施質量總令人不太滿意。
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專案管理不同階段的重點（轉）

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