從拿到證書那天，就知道Ledge有這個發表專案管理文章換取PDU的計劃，一直就想，一定要寫幾篇自己的經驗和體會來分享一下，一直沒有時間。今天終於敲起鍵盤，用我蹩腳的中文來給回憶一下在北美參與到一個專案裡面的體會。
　　
11月份，突然接到老闆的通知，二個星期後要去北美4個月，參與到公司北美總部的專案裡面去。匆忙準備好東西，簽證一下來11月中就飛到了北美。
北美的團隊主要的有5個人，除了我是中國人之外，其他的都是加拿大人。專案經理是唯一的一位女士，她已經有40多歲了，一位讓人感覺很nice的，經驗很豐富的專案經理。

以上都是一些背景介紹，那麼該給大家分享些什麼體會呢？雖然自己在國外待過，但這還只是我的第一次參與海外的專案。國外很多的專案管理的方法，外國公司的企業文化以及外國人的處事方法都跟國內不太一樣, 這些對於我來說都是很新鮮，而我也只能改變自己去適應國外的做事方法。下面我就先給大家分享一下北美的專案管理的例會的不同之處，有很多都值得我們去學習的地方.
我工作的城市是位於北美的東部，用的是東部的時間，比國內慢13個小時。剛到的第一個星期，時差並不能馬上倒過來，每天都是晚上精神，白天工作的時候就犯困，所以每天上班對於我來說都是一件很痛苦的事情，但是週三的例會讓我精神為之一振。例會是由我們的高階經理主持，來與整個大team回顧一下上週的進度以及下週的計劃安排。我們的高階經理下面有30個人，共有5個同時進行的專案小組，每週都要進行一個例會。

本來以為例會跟國內的例會沒有什麼不一樣，大家準備好slide，然後在會上謹謹慎慎通報一番,大家討論一下就完了。誰知道開始的時候就嚇了我一跳，一個遲來的同事捧著一大盒的果仁，手上拿著一杯咖啡，一坐下就一邊吃果仁，一邊喝咖啡。高階經理也沒有理會，好像習以為常，繼續沿著自己思路講。講到專案進度的時候，有人突然說了一個笑話，然後全場的人都放聲大聲笑起來，高階經理的講話給打斷了，然後大家思路轉到了那個笑話去。過了一段時間，大家才又回到專案裡面去。整個會議都進展的很輕鬆，不時傳出歡樂的笑聲。但是會議在笑聲當中進行的出奇地有效率，5個專案的review以及下週安排在一個半小時內就完成了。

會議結束之後我總結了一下一些不同的地方：

1. 我們的高階經理會提前一天把會議的agenda透過email發給整個team. 當然，在國內我們大家也知道agenda對於一個會議的重要性，它能夠使到會議進行的更加有條理，而參與會議的人也能夠提前從agenda中知道自己需要準備些什麼內容，能夠知道會議的最終要達到的目的是什麼。一個好的agenda使到會議進行更加有效率，有目的性。國內我們有些專案經理並沒有做到會議之前把agenda發給大家，讓大家有所準備，所以一開會就亂哄哄，沒有條理性，會議進行的漫無目的，經常跑離了最初的想法。作為專案經理，我認為這是我們已經要改進的地方，透過agenda至少要讓整個團隊知道我們為什麼要召開會議，怎麼去召開會議。另外在這個高階經理的agenda裡面還有一個很好的地方，就是在agenda裡面新增了一項[Action],把每個人在會議裡面的的任務分配下來。(見例子-1)如果我們可以提前一天把這樣的agenda發出來，參加會議的團隊成員就可以知道總體的會議流程，然後別人要幹那些內容，自己又要完成那些任務,合在一起最終達到怎麼樣的目的。這樣我們就可以把一個大project分成每一個小任務，讓不同的人集中自己的時間去完成屬於自己的那部分。這樣大家準備會議可以有的放矢, 最終會議當然也會進行得更加有效率.

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例子-1：

Objective：團隊春遊準備會議

Agenda：
1. 討論如何收集員工的意見；
√收集的方法講解 [Action] Steve
2. 選出4條可供員工選擇的路線；
√路線的講解,包括預算與時間要求 [Action] Rick
3. 旅遊期間值班的問題;
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這是一個簡單的例子，從會議的agenda裡面可以看出，會議的目的是什麼；會議的主要流程，任務是什麼；有誰要求在會議中做講話，也就是action；
當然會議還有一個重要的元素，會議持續的時間與參與的人。這個例子裡面並沒有明確地寫出來。但是如果你的公司是用Outlook來作為郵件伺服器，那麼在你發出這封郵件的時候，當然也把會議start time 與end time設定好與收件人設定好。參與的人誰是require的, 誰是optional的,這個在outlook裡面也可以設定.

2. 假設我們按照前面的例子把會議前的agenda寫得很清楚，參加會議的人員也準備充分，會議進行得很順利。那麼是否我們就可以說我們的會議很成功呢？我們還漏了一點，這點在北美這裡尤其突出, 他們把會議結束後發minutes養成了習慣。作為會議的組織者，一般我們都要求在會議之後，對會議要有一個Minutes（總結），透過會議我們達成了那些共識,把那些問題解決了; 還有那些事情還沒做好; 該怎麼去做好. 在minutes裡面如果有沒有完成或者是根據新的需求提出的任務，這時候我們還需要給這些任務分配相應的人去把它完成, 這個也就是上面提到的Action。這樣每一個團隊成員開完一個會議之後就對自己所要乾的話更加了解，該做些什麼，什麼時候要完成等等.

3. 例會的過於自由氣氛. 如果把國外開會時候的那種自由照搬過來中國用，我覺得並不實際。畢竟兩個國家的文化差異太大，外國的公司很尊重個人, 大多數中國人接受的都是中國傳統的教育, 我們是以集體為大, 所以我認為大多數的中國人都不能接受如此自由的開會方式。但是我們又必須提倡自由發言，讓會議之中充滿輕鬆，自由的氣氛。但是要做到既輕鬆而又不散漫，這個我覺得比較難做到，希望大家能在這方面上給我多點意見。

這是我的一點點體會，希望大家能夠從中受益！[@more@]

北美專案體驗之難忘的例會（轉）

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