工程專案的管理，是一個複雜、艱鉅的系統工程，涉及進度、質量、投資、合同、人員、風險、圖紙文件等多方面的工作，眾多的參與部門和單位如設計、監理、施工、裝置、物資、運營等，使溝通和協調的工作困難，大量的資訊需要有效的管理。尤其國內普遍的“三邊”工程，加大了工程管理的難度。傳統的專案管理方法，已經顯得越來越吃力，急需尋找新的方法和工具。

隨著資訊科技的發展，計算機作為一種新的工具，已經對社會產生了巨大的影響。新的工具產生新的方法，計算機輔助工程專案管理已經成為一種先進、可行的新方法。利用計算機網路系統，可以大大提高資訊溝通和資料採集的效率，可以把大量紛雜的資訊進行有序的組織。新的工具也帶來了新的思想。建立在計算機網路世界基礎上的過程重建、學習型組織、知識管理等新思想紛紛被應用到實踐中。

然而，對計算機的誤解，導致了在計算機管理方面付出了代價。計算機管理系統的特點是“高投入、高風險、高效益”。由於資訊科技的發展很快，每個大型企業，每年在資訊系統建設上的投資都不小。資訊系統建設的風險很大，無論在國外還是國內，失敗率（沒有達到預期的目標）都很高。咎其原因，當代管理大師德魯克作了精闢的分析：“自從新的資料處理工具在30或40年前首次出現以來，企業人士就要麼誇大要麼低估組織中資訊的重要性。我們－也包括我本人－誇大了資訊的可能性，以為計算機產生的“經營模式”可以決策，也許甚至可以執行企業的大部分工作。然而，我們也大大低估了新的工具；在這些工具中，我們看到經理人員已經使用管理企業的更好手段”。

在工程管理方面，也存在著同樣的誤區，因此，我們應該認真地分析工程管理和計算機的特點，不寄希望於計算機系統可以代替我們大部分的管理工作，立足於新工具對我們工作的改進，逐步使使用者接受和產生新的思想。

一、工程專案管理的難點

1.溝通：從一般意義上講，業主對工程專案最關心的是進度、投資、質量和合同，其實，最首要的是資訊的溝通問題。由於工程管理涉及的單位和部門眾多，傳統的方法如開會、發文等方式，資訊傳遞的效率很低，應該說大部分的問題，首先出在溝通方面。

2.資料：工程專案的有關進度、投資、質量、合同等資料，量大而且不停地在變化，業主往往感覺難於把握，能夠隨時掌握動態的資料並進行彙總，更顯得十分困難。

3.文件：工程的圖紙、檔案、資料等文件，量大而且一般以紙面的形式儲存，查詢和儲存起來非常困難。往往隨著工程的進展，很多寶貴的資料就不知丟到了哪裡，後人要做大量的重複工作，資源的浪費十分嚴重。

二、計算機管理的要求

1.電子化：計算機作為一種工具，首先要求人們的工作電子化。資料要儲存在資料庫中，文件要用Office等軟體書寫，圖紙要用CAD等軟體繪製，紙面的東西要掃描成圖象檔案等。只有進行了電子化，計算機才可能幫助大家來進行管理。
2.網路化：只有在網路化環境，計算機才能發揮無窮的魅力。網路下，使用者可以方便地溝通、共享資料和文件等。沒有網路，往往就是資訊孤島。當今美國的經濟奇蹟，就主要得宜於Internet的出現。
3.業務化：計算機是個0和1的工具，能夠讓它發揮作用，必須和具體的業務和管理相結合，不同的行業和領域，軟體就不同，起到的作用也不同，因此，管理系統都是十分專業的。同時，管理系統也和管理的模式緊密聯絡在一起。
4.規範化：計算機要求業務管理必須是規範化的，包括輸入到計算機中的用語、業務管理的流程等，否則，計算機無法處理零亂的資料，零亂的資料儲存在計算機系統中，只是垃圾資料，沒有任何的作用。

三、影響資訊系統建設的因素

1.管理模式：國外透過多年對資訊系統建設成敗的研究發現，管理模式是最主要的原因。工業時代建立的以專業分工為主的管理模式，在資訊社會，變得反應十分遲緩，弊端越來越明顯。專案的管理和企業的運營，需要設計、技術、施工、裝置、物資、運營、財務、市場等部門的密切配合，然而由於部門的堡壘，往往使資訊難於順暢流動。在這樣的管理模式下，建立資訊系統，成功的可能性很小。進入90年代，國外的企業紛紛把管理模式從部門管理轉向過程管理。ISO9000、過程重建（BPR）、知識管理（KM）等新的管理理念，在企業中大面積的應用。國內有一些高速發展的新型企業，也在積極實踐這些新的管理模式。過程管理模式，需要利用計算機網路系統，打破部門的界限，按照重新設計的工作流程，建立企業網路化的工作模式。當然，由於受國情等多種因素的限制，國內企業不可能完全照搬國外的模式，但如果要開創新的管理模式，國外很多成功的經驗和觀念，是值得借鑑的。

2.人員素質：企業的經營管理是以人為本的，員工的觀念和素質，直接影響著管理模式的採用。資訊系統更是如此，如果不經過長期耐心的培訓，員工的計算機應用水平就很難提高，對很多新的觀念就不可能接受。很多系統，軟體開發得很好，可就是用不起來，原因就是軟體開發商和企業對這方面沒有充分認識。

3.企業文化：成功的計算機系統，經過幾年的建設，往往變成了企業文化的重要組成部分。資訊對於企業來講，只是基礎的原料，知識才是企業的競爭資本。一個企業，有沒有對知識的重視，也構成了資訊系統成敗的重要因素。知識存在於專家的頭腦中，資訊系統生存的基礎是知識的共享和重複使用。舉個例子，在工程建設中，產生的大量有關裝置的資訊，在今後運營期裝置維護過程中，有重要的重複使用價值。這些資訊如果不被專家組織放到計算機系統中，在運營維護時，又要投入資金去建設。企業中大量前人留下的寶貴經驗，或者堆在檔案室無法利用，或者隨著專家的離去而帶走。

4.對資訊系統的認識：由於資訊科技是十分專業的領域，發展又非常迅猛，新的概念和技術層出不窮，企業的領導和廣大的使用者比較難於把握。使用者往往是站在自己部門工作的角度，提出模糊的需求。然而，由於計算機系統是一個整體，各部門之間必然有大量的資訊需要交換和共享，因此，要根據業務的需求，提出整體的框架，在整體的框架下，解決使用者具體的需求。如果不能達成對整體框架的共識，參與的部門存在很多不同的看法，系統就很難建設，工作很難推進。

四、專案管理系統的地位

企業的資訊系統，基本上都由以下四部分組成：

1.辦公資訊系統：辦公資訊系統主要用於提高日常辦公事務的效率，內容包括領導資訊查詢、公文管理、會議管理、公司公告板、電子郵件等。
2.企業資源系統：企業資源系統是以財務管理為核心，以市場為導向，對企業經營活動所需的人、財、物等資源進行管理的計算機系統。
3.過程控制系統：過程控制系統是專案投入運營後，需要建立的配套系統，其中包括過程機控制、整合製造等。
4.專案管理系統：專案管理系統是完成專案建設、運營後的維護和技術改造等需要的管理系統。專案管理系統的特點是以特定的專案為目標，與日常的辦公、管理和運營系統有緊密的聯絡。
以上四個系統是緊密聯絡的，辦公資訊系統供企業的領導層決策使用的，其它系統的綜合資訊，要透過辦公系統，提供給企業的領導。各系統之間，必然有大量的資料需要交換和共享，因此，整個系統應該是完整和整合的。
專案管理系統是在專案建設期就要著手建設的，它是整個系統建設的起點和突破口。專案管理是一個全生命週期的過程，包括設計、施工、製造、安裝、除錯、運營等過程，涉及辦公、合同、財務、裝置、物資、計劃等環節，是一個需要企業各部門密切配合的系統工程。專案管理系統不僅要解決工程建設的進度、質量、投資控制，還要解決設計管理、裝置管理、材料管理、圖紙文件管理等工作，又要考慮和運營管理相銜接，是一個整合的系統，資料的交換需要聯動性，比如，出現設計變更，就要在合同、工程、裝置、材料、財務等子系統中自動反映。
這個系統相對比較複雜，有一定難度，需要對專案管理業務比較熟悉、有專案管理系統建設經驗的單位來幫助建設。這個系統如果建設好，整個企業資訊系統的基礎就打好了，到運營期，大量的基礎資料已經具備，只要根據運營的特點，完善就可以了，這樣可以大大降低整個系統的投入，實現資源的共享。比如，裝置管理系統，在建設期，裝置清單、零件清單、裝置圖紙、裝置技術引數、裝置安裝精度表、裝置價格、安裝預算等資訊已經產生，裝置管理資料庫的基礎資訊具備了，今後主要根據點檢、定修、大修對裝置最新狀態進行跟蹤、補充進新的資料就行了。

五、專案管理系統的解決方案

1.計算機網路系統（Network）：建立計算機網路系統和配備伺服器和網路工作站等硬體環境，是專案管理系統必不可少的物質條件。
2.資訊溝通系統(Communication)：採用先進的Intranet模式，建立資訊溝通系統。為相關的部門和人員配備電子郵箱，利用電子公告板、會議管理系統等共享資訊系統，提供有效的資訊溝通。制定標準的檔案交換格式和資料交換系統，方便地進行資料和檔案的交換。
3.電子文件管理系統(Document)：圖紙、檔案、資料等文件，採用集中管理的方式，進行有序地組織，實現充分的共享和重複使用。
4.專案資料管理系統(Data)：對與專案有關的資料和與資料有關的過程，進行有效地管理。專案資料採用集中與分散式相結合的方法，建立中央專案資料庫和各專案部門分佈資料庫。過程管理主要按照ISO9000的要求，管理好資料流動的過程，並與資訊溝通系統和文件管理進行有效地介面。專案資料管理的基礎工作是進行合理的工程分解和編碼。裝置系統要分解到零件，土建要分解到工序，在此基礎上，實現進度、投資、質量和合同管理的有機統一，同時要滿足單項管理的特點。
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工程專案管理系統的理解（轉）

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