對“專案時間管理”的認識和體會--“趕工和快速跟進”在工作中的運用（轉）

我現在從事的工作，主要是房地產開發專案的報批報建工作；簡單地說，按照時間順序，就是辦理從《建設用地規劃許可證》以保證規劃工作的開始、到獲取《預售許可證》以保證可以銷售、到取得《建設工程規劃驗收合格證》以保證入夥、一直到取得第一批小業主《房地產證》以完成履行合同約定的全部過程。根據我的工作體會，按照專案管理的理論，報批報建工作同樣包括專案管理過程的五大專案管理過程組：啟動、計劃、執行、控制、收尾；同樣，報批報建工作也涵蓋了專案管理九大知識領域中的綜合管理、範圍管理、時間管理、成本管理、質量管理、人力資源管理、溝通管理、風險管理、採購管理9大知識領域。報批報建工作，以取得各種政府批准的證照為任務完成的標誌、同時意味著下一步工作的開始，基本上可以認為是一種“以任務為導向”的工作；站在房地產開發的全域性，各類報批報建工作取得證照的完成時間，決定了房地產開發的節奏。故此，時間管理對報批報建工作顯得非常重要。下面，我以取得某專案（以下簡稱甲）的第一批《預售許可證》為例，著重談談對“專案時間管理”中的“趕工和快速跟進”在工作中運用的認識和體會。先請看下面為取得甲的第一批《預售許可證》而制定的計劃和實際進展反饋： Ⅰ：獲取A、D1宗地合併後的新的房地產土地證工作 目的 計劃完成時間 責任部門 實際完成時間 ①A、D1宗地合併要點的批覆 建設用地規劃許可證 假定6月3日 專案事務部 6月14日 ②建設用地規劃許可證 6月3日 專案事務部 6月15日 ③樁界放點 獲得新的宗地號 6月6日 專案事務部 6月8日 ④宗地圖製作 6月6日 專案事務部 6月8日 ⑤繳納地價 6月10日 財務部（支付需快） 6月20日 ⑥簽訂補充協議 6月15日 專案事務部 6月23日 ⑦出具免稅證明 辦理A、D1合併後的新的房地產土地證 6月10日 財務部 6月24日 ⑧獲取新的房地產土地證 6月20日 專案事務部 6月27日 Ⅱ：M2、T3、G1、G2、T1、T2、T4共7棟樓的預售許可證（141套房） ①更改和新辦投資許可證 M2、T3、G1、G2共4棟樓更改，T1、T2、T4共3棟樓新辦 6月13日 專案事務部 6月9日　 ②其餘兩書等預售報文資料準備 相關與最新公司名稱有關的資料更改、包括蓋章 6月13日 專案事務部總協調（需財務部、專案部支援） 6月27日 ③更改原有的建設工程規劃許可證 更換新的宗地號 6月17日（6月10日前落實更改手續） 專案事務部 6月27日 ④新的房地產土地證 6月20日 專案事務部 6月27日 ⑤預售許可證 6月30日 專案事務部 6月29日上述表中，“計劃完成時間”為6月30日 ，實際上是按照7月1日要開始進行銷售的要求來倒排的，“實際完成時間”是該項工作完成後的實時記錄。 1. 趕工：嚴格意義上講，按照《行政許可法》的要求，第Ⅰ類工作和第Ⅱ類工作的每個工作項，都需要２０工作日才能完成。對第Ⅰ類工作而言，按照“計劃完成時間”，完成該類工作為１８日曆天；根據“實際完成時間”的實時記錄，實際完成該類工作花費１４日曆天。我們是如何做到的呢？讓我們以第⑥項“簽訂補充協議”為例，把工作過程回顧一下：配合科室經辦人草擬協議 ↓ 跟蹤科室經辦人將協議遞交科室傳文員 ↓ 探知副科長在辦公室並通知、跟蹤傳文員將協議遞交副科長 ↓ 做情況介紹、配合副科長進行審批 ↓ 跟蹤傳文員從副科長處取回協議 ↓ 探知科長在辦公室並通知、跟蹤傳文員將協議遞交科長 ↓ 做情況介紹、配合科長進行審批 ↓ 跟蹤傳文員從科長處取回協議 ↓ 跟蹤傳文員將協議遞交局辦公室文員 ↓ 探知主管副局長在辦公室並通知、跟蹤局辦公室文員將協議遞交主管副局長 ↓ 做情況介紹並通知科長到主管副局長辦公司溝通、配合副局長審批 ↓ 通知並跟蹤局辦公室文員到副局長辦公室取回協議 ↓ 通知並跟蹤科室傳文員到局辦公室文員處取回協議 ↓ 從傳文員處簽收協議並帶回公司蓋章與同事分工合作，透過上述控制過程，在政府的理解和支援下，採用積極介入政府工作過程中的非關鍵路線的方式，既沒有影響政府的日常工作、又避免了審批過程的冗長所造成的無謂時間浪費，在一天內完成了原來需要20工作日才能完成的協議的定稿，從中我們可以看出“趕工”的重要性。當然，我們也可以看到，審批過程中的“遞文時間”這一對政府而言的非關鍵路線、對我們而言就成為關鍵路線。我們正是把握和加速了“遞文時間”這一關鍵路線、從而大大縮短了該類工作的完成時間。 2. 快速跟進：按照通常理解，不僅第Ⅰ類工作和第Ⅱ類工作有先後順序，而且其中的每個工作項也都有先後順序。但我們採用“快速跟進”的方式，將第Ⅰ類工作中的8項工作和第Ⅱ類工作中的5項工作同時展開。舉個例子來看：對第Ⅰ類工作，按照邏輯，第③、④項工作的完成時間應該在第②項工作之後，但我們採用先遞交政府審批覆印件、承諾立即後補交政府審批原件的方式，不僅在第②項工作完成之前提前完成了③、④項工作、而且同時完成了第③、④項工作。當然，前提是我們公司是一家有信譽的公司。再舉個例子：對於第Ⅱ類工作中的第①項工作，按照邏輯，它應該在第Ⅰ類工作中的第⑧工作項完成之後才能進行，但我們也同樣採用先遞交政府審批覆印件、承諾立即後補交政府審批原件的方式，憑藉我司良好的信譽、出色的工作溝通能力，得到了政府的理解，從而比第Ⅰ類工作中的第⑧工作項的完成時間還要提前、早早就完成了第Ⅱ類工作中的第①項工作。上述案例，說明了兩點：第一：“趕工”和“快速跟進”的方法，不僅在計劃進度制定的過程中應該得到運用，而且在進度控制中可以得到更加進一步的運用；第二：“趕工”和“快速跟進”的方法，在完成同一類工作時，不僅能夠單獨運用、而且能夠交錯運用，能夠大大縮短關鍵路線的完成時間[@more@]