這是一家娛樂性電子產品開發製造公司,我們受邀前往瞭解公司的產品開發及發行流程,執行分析後提出流程改進的建議,主要的目標為：
●瞭解現行新產品開發流程；
●設計理想的新產品開發流程；
●指出現行流程與理想流程之差距；
●擬定改善計劃；
●提出資訊系統需求規格。

組織結構現況

該公司目前的組織機構中劃分成五個功能性部門，分別是生產部門、銷售部門、營銷部門、製造與配送部門、研發部門及資訊部門，這些部門皆由營運長管轄。現行部門間的互動方式已經造成以下若干問題，這些問題可能會限制公司未來幾年的發展，並影響長期的競爭力：
●部門間的溝通耗費時間而無效率；
●跨部門工作事項的協調十分困難，難以取得共識，無法推動；
●銷售部門與營銷部門的角色與職責劃分不清，造成困擾；
●沒有專責的部門或人員管理整個產品開發的流程。

建議新的組織結構

為了解決以上四個問題，我們建議針對新產品開發專案的部分，將現行組織改成矩陣式組織架構。組織結構調整內容如下：
●此矩陣式的組織結構有四個專案導向的團隊，負責協調新產品開發的專案活動，包含專案活動中與其他四個功能性部門互動的部分。
●每個功能性部門是由一位VP統籌管理，針對產品開發的方向提供意見、調配該功能性部門的人力資源並協調解決重要的技術性問題。
●為了協調業務與營銷專案活動並強化溝通效率，我們建議將業務與營銷部門合併。
●由於該公司的規模還不夠大，我們建議將製造與配送部門裁撤，製造單位應與生產單位合併，而配送單位應與業務及營銷部門合併。

矩陣式組織結構

矩陣式組織（The Matrix Organization）是將研發作業流程與功能導向的部門予以結合。矩陣式組織採用二維的指揮體系，以強化組織的協調性及各部門的參與。我們建議將四個重新劃分的功能單位，列入新產品開發的矩陣式組織中，這四個功能單位分別是生產與製造部門、業務與營銷部門、研發部門、資訊部門，而每一個新產品開發專案，都會貫穿這四個功能部門。

矩陣式組織結構的優點與缺點

我們建議的矩陣式組織具有以下五個優點：
●可以針對個別新產品開發專案的特定需求，調配所需的資源，如此企業資源的運用將更有效率。人員將會依據每個專案的需求來指派，並於專案異動時迅速調整人力資源分配。
●讓企業可充分運用及發揮專業團隊的技術及能力，特別針對重要產品功能持續提供深度專業技術人力。
●讓人員有機會與擁有其他專業技術的人員或專業技術層級較高的人員一同工作，互相學習。
●要求部門主管彼此合作，並調整各自管理部屬的方式。
●促成企業廣泛的橫向溝通、合理的融合分權式及中央集權式的管理方法。

我們建議的矩陣式組織可能有以下四個缺點：
●由於採用二維的指揮模式，矩陣式組織在某些情況下，其流程可能比較難以管理反而失去控制。每位參與新產品開發專案的人員，必須面對兩個老闆（專案經理及部門主管），如果人員同時接到彼此矛盾的命令，可能會造成迷惑而延遲了決策的制定。
●參與新產品開發專案的人員可能在同一時間被指派不同的工作任務，不當地增加人員的壓力，導致工作質量降低。
●在依據各專案的需求調配人力資源時，可能因爭奪人力，造成主管間的爭執與角力。
●由於矩陣式組織結構比較複雜，匯入與建立的費用比較高，而且必須花費比較多的資源在新產品開發專案規劃的階段。[@more@]

研發組織特性分析與改善建議案例(上）（轉）

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