如何縮小專案計劃與執行之間的差距？

縮小專案計劃和執行之間的差距是一個常見的專案挑戰。計劃和執行差距很小的專案反而並不常見。

計劃從來都不是線性的，其中涉及大量變數和不確定性，使執行更加困難。有句老話，“說起來容易做起來難”。在制定專案計劃時，專案經理要考慮到每個活動的持續時間、資源需求和成本的現實估計，同時牢記專案的最終目標。儘管進行了細緻而嚴謹的規劃，但制定專案計劃和按照商定的計劃交付專案之間存在著巨大的差異。

當專案開始執行時，專案計劃就會生效。一個專案要經過多個階段才能成功執行。主動識別專案風險，與多個利益相關者合作，將緩解措施落實到位，並解決執行階段遇到的挑戰，從而確保專案成功。

專案經理應預見可能影響專案執行時間、成本和質量的潛在障礙，並解決這些障礙以確保專案成功。關鍵是理解這些差距如何影響專案生命週期，並相應地制定戰略。

下面列出了一些策略，有助於彌合任何專案的計劃和執行階段之間的差距：

從目標開始

首先要清楚地理解目標。任何專案的最終目標是什麼？爭取以最小的干擾成功上線。

在8Manage PM專案管理系統中，專案框架使專案經理能夠從一開始就瞭解客戶的期望，並在計劃時牢記最終結果。專案經理應始終將時間和精力集中在可以控制的事情上。該策略允許明確定義的目標和目的，並有助於監控關鍵活動。

參與和責任

在計劃開始之前，讓關鍵利益相關者和核心專案團隊參與端到端的專案計劃和執行至關重要。溝通在確保所有關鍵成員明確其在專案中的角色和責任以及預期的時間表和可交付成果方面發揮著重要作用。這確保專案團隊瞭解整個專案可交付成果及其在專案中的作用。這也確保了專案團隊成員能夠控制要執行的任務。

8Manage  PM的工作分解結構（WBS）可實時審計追蹤每個專案活動或可交付成果。在 8Manage 中，計劃和執行是密不可分的，實時同步更新的，一個專案有且只有一個當前計劃，所有的責任劃分與執行狀況一目瞭然，團隊成員可以實時共享最新的專案進展情況。

透明度和溝通是計劃執行的基石。如果每個人都能看到自己的貢獻，以及瞭解其如何融入到更大的專案交付成果中，他們就更有可能按照所需的質量標準及時完成分配給他們的行動。

有效的業務變更請求管理

變更管理是在實施之前對專案的任何變更（例如範圍、可交付成果、團隊結構、SLA/KPI、時間表和成本）進行正式定義、評估和批准的方法。該過程需要完成各種控制程式，以確保如果實施，變更將對專案目標造成最小影響。

有效的變更管理確保所有變更活動都得到良好的計劃和衡量，以便在適當的時間為專案團隊提供適當的領導、指導、工具和所有權。任何專案的成功都取決於人們對改變的接受程度。8Manage 提供了一個框架，幫助專案團隊有效地管理問題與風險，提高專案的成功率。

穩健的治理模式

在過渡期間，通過同步的會議和報告節奏，採用穩健的治理方法，有助於保持完全的透明度，並確保所有關鍵利益相關者隨時瞭解專案進展和專案中的任何風險/問題。定期召開多層治理會議，確保在適當的討論上迅速做出決策，以支援任何風險緩解。

專案經理應根據專案的範圍、時間表、複雜性、風險、利益相關者和重要性，概述治理會議期間要涵蓋的關鍵活動。

活動包括每週內部和外部治理電話會議、指導委員會會議、提出問題的公開論壇、找到解決方案、詳細溝通和上報矩陣。

8Manage PM提供專案模板和規則控制，幫助專案團隊把有效實踐定義作為標準流程，並允許專案團隊在實際執行過程中以鼓勵或強制的方式來規範執行。

開放靈活

改變是不可避免的，但仍然難以接受。

專案經理將面對不同型別的專案，因此，專案經理應該對影響計劃的業務環境變化持開放態度，並且應該能夠融入每個專案。適應能力強並且能夠糾正專案進度是專案經理必須具備的一些品質。

結論

如何保證科學合理的計劃，同時令專案管理計劃真正落實並執行，是考量企業專案管理是否成功的重要標準。 使人們可以同時從靜態與動態角度觀察事物，把握全面的資訊，合理地調整計劃，確保專案的有效執行。