7 個步驟幫你編寫一份好的資料分析報告 - modernanalyst

banq發表於2022-06-07
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編寫資料分析報告的過程遠非簡單，但您可以通過正確的指導和類似報告的示例快速掌握它。
這就是為什麼我們準備了一份分步指南，該指南將盡可能簡單地涵蓋您需要了解的有關此過程的所有資訊。讓我們開始吧。

考慮你的聽眾
您正在為特定的目標受眾編寫報告，並且在編寫時需要牢記它們。根據他們的專業水平，您需要調整您的報告並確保它與他們交談。所以，在你走得更遠之前，問問自己：

  • 誰將閱讀這份報告？他們對這個主題的理解程度如何？

假設您正在解釋用於得出結論並找到有問題的資料的方法。如果讀者不熟悉這些工具和軟體，您必須為它們簡化並提供額外的解釋。
因此，您不會為在您的團隊中工作多年的同事或第一次看到資料分析的客戶編寫相同型別的報告。基於此決定因素，您將考慮：
  • 您使用的語言和詞彙
  • 縮寫和技術水平
  • 你解釋某事的深度
  • 您將新增的視覺效果型別

您的讀者的專業知識決定了您的報告的基調，您需要在寫一個字之前考慮它。

起草部分
您需要做的下一件事是建立資料分析報告的草稿。這只是完成後報告的框架。但是，你需要一個起點。
因此，請考慮您將包含的部分以及每個部分將涵蓋的內容。通常，您的報告應分為以下幾個部分：

  • 介紹
  • 正文（資料、方法、分析、結果）
  • 結論

對於每個部分，寫下關於要涵蓋的內容的幾個簡短要點。下面，我們將更詳細地討論每個部分。

發展內容
報告的正文是最重要的部分。您需要將其組織成小節，並展示您的讀者會感興趣的所有資訊。
我們建議以下小節。

  • 資料

解釋你用來進行分析的資料。請具體說明您是如何收集資料的、您的樣本是什麼、您使用了哪些工具和資源，以及您是如何組織資料的。這將使讀者對您的資料樣本有更深入的瞭解，並使您的報告更加紮實。
此外，請解釋為什麼您為樣本選擇特定資料。例如，您可能會說“樣本僅包含 2021 年大流行高峰期間獲得的客戶的資料。”
  • 方法

接下來，您需要說明您用於分析資料的方法。這只是意味著您需要解釋為什麼以及如何選擇特定方法。您還需要解釋為什麼這些方法最適合您設定的目標和您想要達到的結果。
用所使用的每種方法或工具的背景資訊備份您的方法部分。解釋這些資源通常如何用於資料分析。
  • 分析

在您解釋了您使用的資料和方法之後，下一部分將這兩者結合在一起。分析部分顯示您如何使用特定方法分析特定資料。 
這意味著您將逐步展示您的計算、圖表和分析。新增描述並解釋每個步驟。嘗試使其儘可能簡單，以便即使是最缺乏經驗的讀者也能理解每一個單詞。
  • 結果

正文的最後一部分可以被認為是報告中最重要的部分。您的大多數客戶將瀏覽報告的其餘部分以到達此部分。 
為什麼？
因為它會回答你們提出的所有問題。它分享了已經達到的結果，併為讀者提供了新的發現、事實和證據。 
因此，請使用數字解釋和描述結果。然後，新增每個數字代表什麼以及它對整個分析意味著什麼的書面描述。總結您的結果並以強烈的語調完成報告。 

寫簡介
是的，在最後寫介紹部分可能看起來很奇怪，但這是最聰明的方法。本節簡要說明報告將涵蓋的內容。這就是為什麼你應該在寫完正文之後再寫。
在你的介紹中，解釋：

  • 您提出並通過分析回答的問題
  • 分析背景和背景資訊
  • 報告概要

簡而言之，你是在告訴你的聽眾會發生什麼。

新增一個簡短的結論
最後，論文的最後一部分是一個簡短的結論。它只是重複了你在正文中描述的內容，但只指出了最重要的細節。
它應該不到一頁，並使用簡單明瞭的語言來傳達最重要的發現。它還應該包括一段關於這些發現對僱用你的客戶、客戶、企業或公司的影響和重要性的段落。

包含資料視覺化元素
你腦子裡有所有的資料和數字，很容易理解資料在說什麼。但是，對於外行或經驗不足的人來說，這可能是一個難題。您的資料分析發現的所有資訊都會在您的讀者頭腦中造成混亂。
因此，您應該通過使用資料視覺化元素來簡化它。
首先，讓我們定義您可以在報告中使用的最常見和最有用的資料視覺化元素：

  • 圖表
  • 圖表
  • 圖片
  • 表
  • 地圖

每個元素都有子類別，您應該探索它們，以確定哪種方法最適合您的特定情況。例如，您會發現不同型別的圖表，包括餅圖、條形圖、面積圖或蜘蛛圖。
對於每個資料視覺化元素，新增一個簡短的描述，告訴讀者它包含什麼資訊。您還可以為每個元素新增標題並僅為可視元素建立目錄。

提交前校對和編輯
如果您不進行編輯和校對，您為編寫一份好的資料分析報告所付出的所有努力都可能付諸東流。校對和編輯將幫助您消除潛在的錯誤，但也可以客觀地看待您的報告。
首先，做編輯部分。這包括：

  • 客觀地閱讀整個報告，就像你第一次看到它一樣
  • 對改變持開放態度
  • 新增或刪除資訊
  • 重新排列部分
  • 找到更好的詞來表達某事

您應該重複編輯階段幾次，直到您對結果完全滿意為止。一旦您確定內容已全部整理完畢，您就可以進入校對階段。這包括：
  • 查詢和刪除語法和拼寫錯誤
  • 重新思考詞彙選擇
  • 提高清晰度 
  • 提高可讀性

您可以使用線上校對工具來加快速度。如果您真的需要專業幫助，Grab My Essay是一個不錯的選擇。他們的專業作家可以編輯和重寫您的整個報告，以確保在提交之前它是無可挑剔的。
無論您選擇做什麼，自己校對或獲得一些幫助，確保您的報告組織良好且完全沒有錯誤。

編寫結構良好的資料分析報告的好處
是的，寫一份好的資料分析報告是一項艱鉅的工作。但是，如果您瞭解編寫它的好處，您將更有動力並願意投入時間和精力。在瞭解了它如何在您職業生涯的不同階段為您提供幫助之後，您將更願意學習如何去做。
以下是資料分析報告帶來的主要好處。

  • 改善協作

當您編寫資料分析報告時，您需要知道不止一個終端使用者會使用它。無論是您的僱主、客戶還是同事，您都需要確保他們都在同一頁面上。當您編寫易於理解和學習的資料分析報告時，您就是在所有這些人之間架起了一座橋樑。
如何？
簡而言之，他們都獲得了他們可以依賴的準確資料，從而消除了溝通中可能發生的潛在誤解。這提高了整體協作水平，並使每個人都更加開放和樂於助人。
  • 提高效率

閱讀您的資料分析報告的人出於某種原因需要其中包含的資訊。他們可能會使用它來完成他們的工作、做出決定或進一步向其他人報告。無論哪種方式，您的報告越好，它的效率就越高。而且，如果您也依賴這些人，您也將從提高的生產力中受益。
  • 關鍵績效指標

資料講述了一個關於企業、專案或企業的故事。它能夠顯示你的表現有多好，什麼是一個偉大的舉動，什麼需要重新想象。這意味著資料分析報告提供了寶貴的洞察力和可衡量的 KPI（關鍵績效指標），您可以使用它們來成長和發展。 
  • 清晰的溝通

無論您從事何種行業或從事何種業務，資訊都是關鍵。資料分析發現該資訊並證明其準確性和重要性。但是，如果這些發現和資訊本身沒有清楚地傳達，就好像你甚至沒有找到它們。
這就是為什麼資料分析報告至關重要的原因。它將以較少的技術呈現資訊，並使其更接近讀者。

最後的想法
如您所見，編寫一份好的資料分析報告需要一些技巧和更多的練習。但是，一旦結果生效，您為編寫它所付出的所有努力都是值得的。您將改善您與客戶、僱主或同事之間的溝通。人們將能夠理解、依賴和使用您進行的分析。
所以，不要害怕，開始寫你的第一份資料分析報告。只需按照我們列出的 7 個步驟，使用ProWebScraper等工具來幫助您進行網站資料分析。當你看到你努力工作的結果時，你會感到驚訝。

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