人人都可以用的專案管理工具,5分鐘告訴你如何做好活動策劃!

飛項flyele 發表於 2022-01-26
專案管理

很多人在提到專案管理的第一反應就是:是否只有專案管理經驗的人才能做好專案管理?

 

其實不然。

 

專案管理專業雖然是較為複雜的工程,不過在我覺得更多的是一種專案思維,這種專案思維可以用於研發專案外很多的問題處理中,是一種適合我們每個人使用,且每個人都可以快速上手的一種底層思考能力。

 

我們先來看看專案管理思維涉及的幾個方面:

 

1、聚焦目標:先聚焦目標,思考清楚完成這件事產生出來什麼樣的產品、服務或成果才算達成了目標。此處可用SMART原則構建清晰的目標;

 

2、分解工作:綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟,然後將它們分解成一個個有產出成果的任務,並且在整個過程中可以隨時地監控完成進展和狀態。此處可用WBS 法;

 

3、制定計劃:用計劃來為你勾勒出在未來完成這件事預期的進展和完成時間;

 

4、團隊協作與有效溝通:解決一件複雜的事情,需要團結參與其中的所有人來共同努力。基於測人矩陣,進行有效溝通,何為有效:快速提取想要的資訊、快速傳遞目標資訊、減少資訊的中轉;

 

5、風險管控:每一件你要完成的事情,都有或多或少的因素導致你可能無法完成,或者完成的時間、質量、成本等等無法達到滿足目標要求,這些因素就是你需要考慮的風險。擁有 ,可以讓你做事時能提前進行風險規避、應對措施和心理準備,提高達成目標的成功率和調整對於結果的心理預期。

 

6、總結改善:善於總結,可以幫助你沉澱工作經驗和生活閱歷。

 

經過這麼一分解,專案管理是不是就沒有那麼神祕了呢?

 

那接下來我們就看看,如果用這樣的專案管理思維來做好一場活動策劃(這裡的活動策劃是廣義的活動策劃哈,非運營崗位的活動策劃)吧。

 

一、思考並確定活動目標

 

做活動最忌諱就是為了做活動而做,通常來說如果是專業的活動策劃運營崗位,那可能涉及的目標包括了拉新、留存、促活、轉化等;

 

如果是我們日常比較常接觸的公司的一個活動,比如部門團建、公司集體旅遊、公司集體體檢、公司年會等待,那每個活動的目標又不一樣了。

 

假設我們今天要組織一次部門的團建。我們的活動目標是:①增強團隊的凝聚力,②加強新入職夥伴跟老員工的協同配合,③在完成了階段性產品迭代後的適當放鬆。

 

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二、目標細化拆解

 

明確了3個大的目標後,可能不是馬上著急分解,而是組建頭腦風暴團隊,來思考完成這些目標可能的方式,並做出選擇。

 

當我們確定最終活動的形式是溫泉旅行+擴充培訓,那接下來就需要開始分解計劃到可執行的任務。

 

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三、任務一鍵派發

 

分解任務後發現,任務的細節很多,且需要一些具有執行力和想法,又一定團建經驗和行政安排的小夥伴一起加入進行分工。

 

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四、結構化沉澱重要協作過程

 

分工後,各負責人在截止日期前進行緊鑼密鼓的過程安排,任何進展和重點資訊可以在過程溝通裡面標記出來,讓我可以及時瞭解到各部分的最新進展,不用焦頭爛額。

 

人人都可以用的專案管理工具,5分鐘告訴你如何做好活動策劃!

 

五、聚焦重點目標

 

對於本次團建,凝聚氛圍是最重要的目標,所以對於擴充板塊是實現目標最大的風險,我可以重點關注,試試檢視這個板塊的資源尋找和進度是否可控,並及時給予幫助。

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六、覆盤總結,沉澱經驗

 

最終擴充後積累了很多的活動照片,活動過程中雖然完美收場,但是也少不了有一些可提升的地方,同時擴充中各個團隊的磨合出現了不同的情況,可以開會跟各小組組長一起復盤總結後續可提升的地方。

 

綜上,專案管理思維不只是用在研發專案管理,日常工作生活都可以從這6項來進行思考,下一次的專案活動可以檢驗一下自己掌握了沒有~

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