人人都可以用的專案管理工具，5分鐘告訴你如何做好活動策劃！

很多人在提到專案管理的第一反應就是：是否只有專案管理經驗的人才能做好專案管理？

 

其實不然。

 

專案管理專業雖然是較為複雜的工程，不過在我覺得更多的是一種專案思維，這種專案思維可以用於研發專案外很多的問題處理中，是一種適合我們每個人使用，且每個人都可以快速上手的一種底層思考能力。

 

我們先來看看專案管理思維涉及的幾個方面：

 

1、聚焦目標：先聚焦目標，思考清楚完成這件事產生出來什麼樣的產品、服務或成果才算達成了目標。此處可用SMART原則構建清晰的目標；

 

2、分解工作：綜合認知完成這件事的整體概貌、階段和步驟，然後將它們分解成一個個有產出成果的任務，並且在整個過程中可以隨時地監控完成進展和狀態。此處可用WBS 法；

 

3、制定計劃：用計劃來為你勾勒出在未來完成這件事預期的進展和完成時間；

 

4、團隊協作與有效溝通：解決一件複雜的事情，需要團結參與其中的所有人來共同努力。基於測人矩陣，進行有效溝通，何為有效：快速提取想要的資訊、快速傳遞目標資訊、減少資訊的中轉；

 

5、風險管控：每一件你要完成的事情，都有或多或少的因素導致你可能無法完成，或者完成的時間、質量、成本等等無法達到滿足目標要求，這些因素就是你需要考慮的風險。擁有 ，可以讓你做事時能提前進行風險規避、應對措施和心理準備，提高達成目標的成功率和調整對於結果的心理預期。

 

6、總結改善：善於總結，可以幫助你沉澱工作經驗和生活閱歷。

 

經過這麼一分解，專案管理是不是就沒有那麼神秘了呢？

 

那接下來我們就看看，如果用這樣的專案管理思維來做好一場活動策劃（這裡的活動策劃是廣義的活動策劃哈，非運營崗位的活動策劃）吧。

 

一、思考並確定活動目標

 

做活動最忌諱就是為了做活動而做，通常來說如果是專業的活動策劃運營崗位，那可能涉及的目標包括了拉新、留存、促活、轉化等；

 

如果是我們日常比較常接觸的公司的一個活動，比如部門團建、公司集體旅遊、公司集體體檢、公司年會等待，那每個活動的目標又不一樣了。

 

假設我們今天要組織一次部門的團建。我們的活動目標是：①增強團隊的凝聚力，②加強新入職夥伴跟老員工的協同配合，③在完成了階段性產品迭代後的適當放鬆。

 

 

二、目標細化拆解

 

明確了3個大的目標後，可能不是馬上著急分解，而是組建頭腦風暴團隊，來思考完成這些目標可能的方式，並做出選擇。

 

當我們確定最終活動的形式是溫泉旅行+擴充培訓，那接下來就需要開始分解計劃到可執行的任務。

 

 

 

三、任務一鍵派發

 

分解任務後發現，任務的細節很多，且需要一些具有執行力和想法，又一定團建經驗和行政安排的小夥伴一起加入進行分工。

 

 

四、結構化沉澱重要協作過程

 

分工後，各負責人在截止日期前進行緊鑼密鼓的過程安排，任何進展和重點資訊可以在過程溝通裡面標記出來，讓我可以及時瞭解到各部分的最新進展，不用焦頭爛額。

 

 

五、聚焦重點目標

 

對於本次團建，凝聚氛圍是最重要的目標，所以對於擴充板塊是實現目標最大的風險，我可以重點關注，試試檢視這個板塊的資源尋找和進度是否可控，並及時給予幫助。

 

 

六、覆盤總結，沉澱經驗

 

最終擴充後積累了很多的活動照片，活動過程中雖然完美收場，但是也少不了有一些可提升的地方，同時擴充中各個團隊的磨合出現了不同的情況，可以開會跟各小組組長一起復盤總結後續可提升的地方。

 

綜上，專案管理思維不只是用在研發專案管理，日常工作生活都可以從這6項來進行思考，下一次的專案活動可以檢驗一下自己掌握了沒有~