故事引發的專案管理的思考！

閒來之餘看到這麼一則故事，會心一笑，這分明就是發生在我身邊周遭的故事。故事簡單，希望與大家一同思考。

曾有人做過一個實驗：”組織三組隊伍，讓他們分別沿著十公里以外的三個村子步行。

第一組隊伍的人不知道村莊的名字，也不知道路程有多遠，只告訴他們跟著嚮導走就是。剛走了兩三公里就有人叫苦，走了一半時有人幾乎憤怒了，他們抱怨為什麼要走這麼遠，何時才能走到。還剩下不到一半路程時，有人甚至坐在路邊不願走了。越往後走他們情緒越低。

第二組隊伍的人知道村莊的名字和路段，但路邊沒有里程碑，他們只能憑經驗估計行程時間和距離。走到一半的時候大多數人就想知道他們已經走了多遠，比較有經驗的人說：“大概走了一半的路程。”於是大家又簇擁著向前走，當走到全程的四分之三時，大家情緒低落，覺得疲憊不堪，而路程似乎還很長，當有人說：“快到了”時，大家又振作起來加快了步伐。

第三組隊伍的人不僅知道村子的名字、路程，而且公路上每一公里就有一塊里程碑，人們邊走邊看里程碑，每縮短一公里大家便有一小陣的快樂。行程中他們用歌聲和笑聲來消除疲勞，情緒一直很高漲，所以很快就到達了目的地。”

那麼問題來了：這三組隊伍為什麼會出現這樣完全不同的結果？

啟示一：在專案章程中，確定里程碑進度表對完成專案目標非常重要。

里程碑是指的專案中的重大事件，在專案過程中不佔資源，是一個時間點，通常指一個可支付成果的完成。編制計劃對專案的目標和範圍的管理很重要，協助範圍的稽核，給專案執行提供指導，好的里程碑計劃就像一張地圖指導您該怎麼走。

里程碑目標一定要明確。通過這種集體參與的方式比專案經理獨自制定里程碑計劃並強行要求專案組執行要好得多，它可以使里程碑計劃獲得更大範圍的支援。完成階段性工作的標誌，不同型別的專案里程碑不同。里程碑在專案管理中具有重要意義。

故事中的第一隊，如果隊長與嚮導溝通在前進的初步階段，能夠以標誌地標作為里程碑，也許是另外一種情況。事實上識別和確定專案的里程碑是專案經理必須具備的重要能力之一。

啟示二：確定專案的生命週期，並進行階段性驗收（行政收尾）十分重要。

專案生命週期是一個專案從概念到完成所經過的所有階段。所有專案都可分成若干階段，且所有專案無論大小，都有一個類似的生命週期結構。其最簡單的形式主要由四個主要階段構成：概念階段、開發或定義階段、執行（實施或開發）階段和結束（試執行或結束）階段。階段數量取決於專案複雜程度和所處行業，每個階段還可再分解成更小的階段（里程碑）。

第二個隊伍中的經驗者，根據自己的經驗，在不同階段進行了判斷，促進了大家走完全程，保證了任務（專案）的完成。專案的階段性驗收能夠鼓舞專案團隊的士氣，從而激勵專案正常進行。

啟示三：專案目標的確定和細分，決定專案的績效甚至成敗。

確定專案目標，有利於組員之間的溝通，每個人可以根據專案的目標確定並調整個人目標，從而讓每個人的目標都與專案目標達成一致，激勵每個成員一起為專案目標而努力。

團隊的專案目標越清晰越明確，就可以確定專案的質量，確定完成專案的時間，能夠比較好地制定並掌握制定計劃。哪些是階段性目標，哪些是期望目標，哪些是強制性目標，這些目標之間有什麼聯絡或者制約，把這些關係梳理清楚，將有助於對專案進行整體把握，並可以有效地推進專案的發展。

第三組的對於行進過程中相關事項以及里程碑的熟知，以及階段性目標的設定很好地驗證了這一觀點。

上述三種觀點都是有感而發，回想起來我們聽過不少專案成功或者失敗的案例，其中失敗的，大多數專案目標的不清晰導致在專案過程中不斷地變化專案目標，導致專案團隊的心態與壓力一直在增加，最終死在了半路；成功的案例，基本上都是有著明確堅定的目標，並根據這個目標而制定周向的專案計劃，最終專案能夠完美交付。

隨著企業規模不斷地擴大，專案管理往往會面臨更多的挑戰與難題，最常見的會出現以下幾個問題：

• 資源消耗失控，而專案部門和相關部門之間溝通越來越困難。
• 團隊凝聚力下降、專案進度難以把控，專案成本幾乎失控。
• 專案過程中出現過多的質量問題、並且還缺乏有效的專案報告工具。
• 專案工期不斷延後或者專案需求不斷變更。
• ...

當面對這些問題時，我們該如何有效解決呢？這裡推薦使用線上專案管理軟體：織信Informat。廢話不多說~

下面直接以“織信Informat”線上專案管理平臺為例進行講解：

企業面臨問題時，需要一個完整的專案管理軟體為專案型的企業提供一體化的管理解決方案，幫助專案型企業打破部門壁壘、消除資訊孤島、整合企業資源、提升企業運營效率。而織信Informat的這套專案管理系統模板就可以幫助大部分企業解決難題，實現了從立項、計劃、執行、監控、驗收等專案流程管理。

一、為什麼推薦織信Informat線上專案管理軟體？

因為企業在面對專案管理中的難題，很多時候，部門級的管理軟體往往不能解決實際的業務問題如：工時管理軟體、協同辦公軟體、企業OA系統，這類軟體只是區域性解決了專案工時採集、辦公協同溝通、或人力資源管理等單個緯度的問題。而織信Informat則能一站式管理專案生命全週期，幫助企業精細控制成本和運營，支撐專案防控風險，全方面提升專案管理效率。

二、織信Informat專案管理軟體能解決哪些問題？

1、專案管理-計劃

• 專案體系分解專案組，主子專案
• 專案文件與知識分享
• 專案預算費用分解
• 專案的人員，裝置，材料計劃
• 工作逐級逐級拆分，排期
• 專案成員責權區分，流程協同
• 多系統資料聯動

2、立項：投標管理

• 發起投標立項審批
• 投標任務分配
• 投標文件記錄
• 投標結果分析
• 過程附件
• 過程交流評論
• 中標後跳轉立項

3、立項：專案建檔

• 主專案與子專案管理
• 專案資訊關聯合同，人員，任務計劃
• 專案時間排期
• 合同類別管理
• 合同附件及評論
• 合同關聯收款計劃
• 自定義立項審批流程

4、任務計劃

• 任務逐級分解，匹配負責人，分配資源，制定執行日期
• 根據任務時間以甘特圖檢視
• 任務關聯專案資訊，資源分配，執行報告

5、預算計劃

• 根據專案編織預算方案
• 同專案可設定多預算方案
• 預算關聯專案實際費用產出
• 預算超出觸發警告
• 變更預算-審批預算流程建立

6、資源計劃

• 資源分類，人員，裝置，材料
• 資源計劃關聯專案與任務
• 資源關聯物料與裝置資訊，可通過二維碼管理
• 資源成本計算

7、執行監控

• 專案綜合監控看板
• 任務執行跟蹤
• 質量檢查列表，結果，問題歸檔
• 人員，裝置，材料，費用報銷關聯跟蹤
• 專案安全值設定與預警

8、專案看板

• 單個專案緯度的經營分析
• 工期倒數計時設定
• 專案預算消耗與單局資料統計
• 專案執行資料統計

9、任務執行報告

• 任務進度實時查詢
• 移動彙報執行報告，上報工時
• 彙報時提交結果附件，照片，簽名
• 任務關聯資源列表，同步人工，材料，裝置產值

織信除了能這9個場景以外，還能解決：質量管理、成本管理、變更與預警、專案資料分析、執行分析、知識文件等等。更多內容，歡迎訪問“織信Informat”官網體驗與瞭解。

三、織信Informat專案管理軟體的優勢：

1、自主掌控功能：

根據企業業務所需，增加，刪減，選擇需要的功能模組

2、廣泛相容對接：

支援對接已有平臺、系統、裝置

3、一站式服務：

一套平臺就能解決企業數字化全部需求，資料互通

4、易用性：

好的管理軟體，並不是功能越多越好，更而是在特定場景滿足業務需求的同時，保證軟體的操作難易程度，讓使用者可以輕易上手使用，不用培訓浪費大量的時間。

5、許可權管理：

許可權管理平臺是企業管理平臺中最重要的環節，由於企業業務系統的複雜性，管理人可以自由分配功能許可權。

6、自主DIY配置：

通常開發一個管理系統軟體或模組最少需要一個月的時間，而通過織信低程式碼開發，大部分的底層程式碼都已經封裝成元件和模組，我們只要學一下官方的文件，瞭解業務需求和流程就可以很快學會怎麼搭建，學會後3-7天可以自主搭建一款專案管理軟體。

7、100+系統模板：

為了方便大家使用，織信已提前搭建好了上百款企業管理軟體模板，涵蓋：專案管理、研發管理、科研專案管理、輕量專案管理、OA辦公、ERP進銷存、MES生產管理等系統。並支援註冊後在工作臺線上安裝，即裝即用，十分方便。

8、20w+資料併發處理：

支援大量資料併發處理，多人協同辦公。

四、結語：

合理並且有效地運用線上專案管理軟體，不僅可以讓我們工作高效地執行，還能最大程度保證團隊目標的達成。我推薦使用織信Informat，它內建100多個應用模板並覆蓋：OA、ERP、CRM、績效、人事、企業服務、個人及組織等多個應用場景。點選一鍵安裝，即可免費試用。現在註冊可享受終身免費使用權益。同時還能體驗線上搭建功能，是幫助企業開啟數字化轉型的重要引擎！