9個常見的專案管理挑戰及應對方式

儘管有多種資源、專案管理工具、培訓材料和靈活的方法，公司還是每年花費數百萬元，致力於解決他們面臨的專案管理挑戰和問題。

發表在《哈佛商業評論》上的一項研究指出，每六個專案中就有一個專案的成本超過了預估金額的200%，幾乎70%的IT專案面臨專案逾期。防止這種情況發生是專案經理的工作，但在這樣做的過程中，他們面臨著許多挑戰。

我們列出了專案經理面臨的9個最常見問題，並提供問題出現時如何應對的建議。

1. 範圍蔓延

對於專案來說，範圍蔓延都是一種自然和預期的現象。有時它可能是有益的，但多數時候弊大於利。客戶不清楚自己想要什麼，需求模糊，這是對經理和專案團隊最大的專案管理挑戰之一。

如何應對：

在專案規劃階段積極主動地與客戶接觸，這有助於你獲得確切的需求，瞭解他們的期望。此外，準確規劃資源和人才使用也是關鍵。同樣重要的是，不要在專案執行期間接受臨時的變更請求，因為這可能會導致延誤和成本增加。堅持最初的計劃。

2. 缺乏溝通

專案管理中有效的溝通對於專案的成功至關重要。你需要及時和透明的溝通方法，確保所有干係人都參與到過程中。

對於專案團隊來說，溝通錯誤很危險，因為會影響團隊合作，導致團隊成員之間的衝突，並有可能推遲專案。

如何應對：

專案經理經常依賴市場上各種協作和專案管理軟體，用以確保所有人獲取最新資訊。專案協作工具不僅使管理人員更容易執行職責，還確保專案和團隊內部責任更大的透明度。此外，每週開幾次定期、簡短的會議對防止溝通不暢大有幫助。

3.缺乏明確的目標和成功標準

清晰度是成功完成專案最重要的要求之一，缺乏清晰度會導致一些專案管理問題。

對專案經理來說，通過設定專案里程碑和質量測試來量化專案進展的方法很重要。除了幫助你的團隊取得進展，擁有一套清晰的目標也有助於專案經理在高層管理人員和客戶面前捍衛他們的願景。

如何應對：

制定目標的流行方法，如SMART和CLEAR，可以幫助專案經理從專案一開始就提出一套有效的目標。這有助於克服專案管理的障礙。此外，我們必須記住，沒有明確目標是個錯誤。因此，一旦你為專案團隊建立了目標，就要讓團隊成員清楚地看到目標並加以歸檔。

4. 預算問題

大多數管理者認為財務問題是有效專案管理的最大障礙之一。通過有效的成本管理，管理者可以避免專案可能面臨的各種常見覆雜情況，爭取更好更快的結果。

如何應對：

絕對有必要採用適當的預算程式並做出符合現實的假設以避免成本超支。計劃專案範圍時必須牢記手頭的預算。否則，預算限制可能會威脅到糟糕預算專案的成功。就像專案管理的其他領域一樣，記錄是關鍵。

5. 團隊成員技能不足

作為專案經理，你可以創造最理想的環境，但如果團隊不具備處理手頭問題的必要技能，你的專案註定會失敗。這是個巨大的專案管理問題，只有通過適當的經驗和遠見才能解決。

如何應對：

有效的專案經理預先確定所需的專案管理技能和能力，評估可用的勞動力，確定是否需要額外的人員和技能集。

有效的專案啟動計劃將處理專案的需求和完成專案所需的資源。這些資源還包括人力技能元件。專案計劃將進一步建立在啟動檔案的基礎上。

6. 風險管理不足

有遠見地識別潛在的“萬一”情況並制定應急計劃是專案管理的一個重要方面。專案很少會完全按照計劃進行，因為有太多變數可以創造無限的可能性。

如何應對：

如果專案開始失控，專案經理需要提出團隊可能採用的替代計劃。擁有專案風險管理系統有助於識別風險型別並減輕風險。制定應急計劃至關重要。這個計劃應該確定所有風險，如果這些風險成為現實，就應該採取行動。

7. 缺乏責任感

當每個成員都感覺到自己的責任並努力履行分配給他們的角色，專案團隊就會表現得很好。團隊成員缺乏責任感可能會毀掉整個專案。

如何應對：

有效的專案經理給團隊成員分配職責，並指導團隊朝著成功完成專案的共同目標前進。擁有允許分配和跟蹤責任的專案工具是促進問責制的關鍵。

8. 干係人的有限參與

確保所有專案干係人達成共識，並對專案有個清晰的願景，對專案經理來說很重要。一個不參與的客戶可能會在專案的最後階段造成很多問題，所以斟酌客戶的反饋並在整個專案中保持反饋的更新非常重要。

如何應對：

邀請客戶和其他干係人使用你的專案管理工具，這樣他們就可以積極參與專案塑造並提供反饋。此外，確保從專案規劃階段開始將所有內部和外部干係人納入迴圈。安排與所有干係人的定期會議，並根據需要解決他們的問題。

9. 不切實際的期限

不可能的截止日期是另一個嚴重影響最終產品質量的專案管理挑戰。任何有效的專案經理都知道專案團隊的能力，並通過優先安排截止日期和專案任務來協商專案時間線。

如何應對：

在敏捷專案管理中，速度是由所有干係人的輸入共同決定的。這在專案規劃階段完成。此外，專案經理必須經常監測最後期限。

這能確保專案執行期間範圍蔓延得以避免，或者根據需要修改時間線。

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