2021年五大采購最佳實踐，助你提升競爭力

採購和經營成本正在逐步攀升。由於採購管理在企業總支出中佔很大比重，企業開始把採購管理作為首要任務。大多陣列織仍然堅持手動採購實踐，對採購職能進行徹底改進對於跟上業務需求至關重要。

為了獲取正確的基礎知識，組織需要實施有效的採購到付款流程，並採用正確的技術解決方案。

以下是五個採購最佳實踐的概要，如果實施得當，可以顯著降低成本，提高流程效率，並對成本收入比率產生積極影響。

1. 基於雲的採購工具

採購數字化是使採購活動為未來做好準備的關鍵一步。數字採購解決方案幫助團隊降低採購的重複操作部分，使團隊成員能夠專注於戰略角色。

隨著技術繼續成為我們日常生活不可或缺的一部分，採購活動的完全數字化轉型不可避免。高績效組織在數字採購實踐中處於領先地位。

以下是8Manage SRM等現代採購軟體可以處理的內容：
○ 供應商管理——在易於使用、高效的平臺上准入、維護和管理供應商。
○ 發票審批——隨時審批發票，並執行快速三向匹配。
○ 採購計劃——流動表單幫助您捕獲、審批和跟蹤採購計劃。
○ 採購訂單——從已審批的採購計劃自動發出訂單並生成訂單。
○ 支出分析——從採購相關資料中生成可操作的、資料驅動的見解。
○ 整合——將採購雲與其他重要的財務軟體系統連線起來。

2. 支出透明化

採購職能透明化是釋放潛在節約並在實現卓越運營方面取得進展的基礎。支出透明化是採購流程中確保問責制並減少欺詐機會的關鍵。管理開支是增加節約成本的其中一個好方法。

在採購流程中確保支出透明化的步驟：
○ 正確定義和執行採購政策
○ 監控和記錄採購流程的每一步
○ 識別和管理已審批的供應商名單
○ 建立萬無一失的採購合同
○ 經常進行審計

通過利用資料分析和自動化，組織可以消除暗採購和異常支出。採購技術能讓你更好地瞭解採購到付款的週期。

3. 供應商參與

每個組織都有許多供應商，他們交付生活必需品，提供專業服務，進行定期維護，並完成一次性緊急維修。

識別潛在供應商、供應商准入、安排服務、獲取發票並給供應商付款的過程非常複雜。如果手動管理，僅僅是提交一份供應商發票的簡單過程就可能要花費數小時時間。

供應商管理工具提供一組獨特功能，目的是改進尋源到合同的過程，增強供應商的參與。8Manage SRM等電子採購工具提供全面的供應商概覽、預製合同模板、數字化採購流程以及與會計管理系統的廣泛整合。

組織可以通過以下方式改善供應商參與：
○創造雙贏和信任
○將供應商視為戰略合作伙伴
○通過具體的KPI監控供應商績效
○支援與供應商的協作和溝通

4. 優化庫存

對採購團隊來說，不斷審查庫存並確保庫存保持最佳狀態非常重要。關於庫存，你應該知道以下事情：
○持有庫存的“實際成本”遠高於訂購商品的成本
○根據經驗，持有成本在20%至30%之間
○不僅僅是消耗品在一段時間內會變壞，從消費性電子產品到服裝，所有東西都有風險

造成庫存不平衡的主要原因是規劃和預測不良。組織需要檢查他們的庫存是否得到優化，以下是相關問題：
○在安全、補貨和庫存過剩方面的運營庫存比率是多少？
○採購團隊是否多購或少購產品/服務？
○最佳採購頻率是多少？
○所有的請購單和訂單是否與庫存水平同步？

5. 合同管理

最近一份關於合同管理的報告表明，近81%的組織不使用任何合同管理軟體。因此，他們面臨許多痛點，包括合同缺乏一致性（53%）、處理過程繁瑣（45%）和供應鏈連續性問題（36%）。

在集中的資料儲存庫中建立、儲存和維護合同，組織能以最佳方式利用支出，降低成本和緩解風險。

合同管理自動化將為組織提供：
○中央儲存庫：將所有文件儲存在一個能從任何地方訪問的資料庫中
○可配置介面：一個高度可伸縮、可定製的介面，可根據業務需求進行調整
○自動通知： 觸發自動通知，突出合同里程碑、續約和重新談判的機會
○績效監控：跟蹤交貨時間、產品質量、價格波動，並遵守採購條款/政策

最後的話

通過正確實施這些做法，組織可以實現卓越的採購。現代數字採購工具是構建可持續採購戰略的第一步。像 8Manage SRM 這樣的綜合採購到付款工具可以推動採購流程，使其精簡和高效。藉助8Manage SRM，各地的組織正在縮短採購週期、加快採購審批、減少開支、利用採購分析資料做出明智的決策等。