提高工作效率的6條建議

孤狼暉發表於2018-01-17

前言

筆者在從個人貢獻者逐步轉變成團隊Leader的過程中,工作的內容有了很大程度的轉變,伴隨而來問題就是如何確保每天仍然是高效工作狀態。

在個人貢獻者這個階段,更多時候的工作方式是任務式的,完成一個需求,修改一個bug,這些任務天然是獨立的,在處理過程中也更容易集中精神。

而到了團隊Leader這個階段,大量的事情需要處理,工作方式不再是任務式,因此如何有效的提高效率,管理時間,是首先要掌握以及付諸實踐的。

筆者整理了幾條提高效率的小技巧和建議,如果你恰好有這方面的需求,那麼我們就開始吧。

告別多工工作模式

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人腦最初的設計應該就是單任務的,只允許同一時間做一件事情。 科學研究也表明人腦在多工的狀態下,會無形的帶來壓力,效率下降。

想象下我們的祖先絕對不會在打獵的時候處理其他事情,因為這樣整不好就被野獸吃了。 或者說一邊聊天一邊打獵的祖先(多工模式的祖先)已經被野獸吃完了。

很多人相信大腦是非常強大的,它足以應對各種多工工作,我甚至可以一邊聊天一邊工作,然而這些僅僅是假象罷了,你的大腦實際是在多個任務中來回切換。

如果你有計算機背景的話,你會知道執行緒切換是需要消耗資源的,對於人腦來說也一樣,任務切換所花的成本遠比計算機要大。

如果你的前一項工作令你的大腦很深入的思考,那麼打斷它再切換回來的時間需要20分鐘甚至更多,所以應該最大程度的避免多執行緒工作,一次只專心做一件事。

Do one thing at one time.

告別“事件驅動”

什麼是“事件驅動”

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科技的進步帶來了巨大的福利,而於此同時,我們似乎需要處理更多的資訊了,很多時候我們是“事件驅動”模式來工作,生活的。

微信有人跟我說話,去看一眼。 沒事,繼續工作... 脈脈上又有新爆料了,趕緊看看。 沒事,繼續工作... 同事又來找我問問題,開會了。 好了,繼續工作... ...

對於每天坐在電腦前,時刻都與網際網路互聯的我們而言,很容易被這些“事件”打斷,放下手頭的工作,滿足自己的好奇心,而這一放,大把的時間就過去了。

危害是什麼

  • 無法深度思考問題,隨時被打斷
  • 無關緊要的資訊被及時處理,而重要的事情遺漏在外

怎麼做

首先認識到自己一直被這些“事件追趕者”,然後方案就很簡單了:

  • 關掉各種推送訊息,關掉微信,關掉微博,只保留真的需要隨時響應的事件。
  • 批量處理“事件”,比如工作郵件,那麼每天集中1~2個時間段及時處理掉即可。

減少無用資訊輸入

大腦處理資訊的能力是有限的,這個筆者深有體會,不經意間看到的某個資訊可能會一直在你的大腦中縈繞,而這些影響是不太容易感知到的。 筆者在一年多前,刪掉了所有的新聞客戶端,目前生活並無什麼異常,可以有更多的時間做更加重要的事情,且注意力可以更加集中。

怎麼做

這裡推薦你能嘗試著去做:

  • 刪掉新聞客戶端,或者減少關注的類目,有些資訊真的對你來說無關緊要。
  • 遠離微博熱搜,這些資訊對你來說也沒什麼亂用。

用日曆取代任務清單

可能你有過這樣的經歷,整了一個待辦清單,然後凡是覺得應該去做,但是現在不想做的事情都塞到裡面去,時間長了你發現清單內容越來越多,然而該做的事情還是沒有完成。

不妨嘗試丟掉你的清單工具,該用日曆來管理你要做的事情和任務。

為什麼有效

  • 每個人天生或多或少都是有拖延的,只有在Dead line的壓迫下才被迫搞定事情。如果任務躺在待辦裡面,寄希望於未來的自己,那估計這個任務永遠都不會做了。 重要的事情躺在日曆中,你將會在任務開始的時候更加專注,因為你自己給自己設定了一個dead line。

  • 大腦需要預熱,你在不斷整理任務放到日曆中的時候,大腦也會自動在那個時間點做好準備。

  • 日曆可以視覺化時間,你會看到未來你有多少時間可用,這可以幫助你更加聚焦的完成重要的事情。

怎麼做

  • 找一個日曆應用(個人推薦谷歌的)
  • 把最近需要處理的任務羅列到清單裡面,摘出來重要的,安排到日曆中,不重要的直接刪掉,時間到的時候毫不猶豫的去做

試試番茄工作法

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之所以說試試,因為覺得很多時候,被人強行安利就會有天然的抗拒感,因此,推薦你試試。

番茄工作法是比較出名的一種工作方法,它幫助你更加聚焦來完成一項任務,相關的文章非常多,建議可以百度一下了解,這裡筆者只來談談用番茄工作法過程中的一些經歷以及技巧。

  • 番茄鍾開始的時候要有儀式感,最初番茄工作法是利用廚房的定時鬧鐘來計時,因此需要有一個扭動的過程,這個“儀式”可以給大腦提供訊號:兄弟,要開始幹活了。這個訊號很重要,所以你可以嘗試有自己的開始儀式,比如拍一下手,或者深呼吸一下。
  • 將所有通訊工具靜音,減少“事件”對你的干擾,關閉工作視窗意外的所有程式,相信我你的大腦裡面真的有個猴子,它只要看到一丟丟干擾資訊,它就跳走了,且再也回不來了。
  • 不要欺騙自己,中途自己打斷了就把原因記下來,找時間整理下原因,對症下藥。

試試冥想

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冥想是是比較有效的提升專注力,放鬆大腦的方法,它不復雜,但很有效。 你可以做到什麼都不想,你在做事情的時候注意力就可以更加集中。 筆者只算初學者吧,但也漸漸的感受到了冥想帶來的好處。 也將一些建議吧:

  • 冥想的方法很多,入門推薦呼吸法,感受身體的韻律,感受呼吸的節奏,放空自己的大腦。
  • 安靜的環境不好找,可以聽一些冥想的音樂,網易等平臺都可以找到。很多音樂一聽到畫面感就來了,你會覺得自己在大自然中,是一直小兔子。

後面有機會筆者會做更多的介紹。

參考

這裡羅列了一些相關的文章,寫的比我更好,如果你需要更加深入的瞭解,推薦可以下 Multitasking is Killing Your Brain

Why the modern world is bad for your brain

Why Calendars are More Effective Than To-do Lists

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