避免專案失敗的六個基本關注點

避免專案失敗的六個基本關注點

1. 專案團隊的首要地位（People First）

• 核心觀點：專案的成功依賴於團隊成員。
• 關鍵行動：
  • 認可與慶祝：當團隊成員做得好時，無論大小，都應予以認可和慶祝。這有助於保持團隊的積極性和動力。
  • 傾聽與支援：專案經理需要傾聽團隊成員的問題和疑慮，並提供一個他們可以信任和尋求幫助的環境。

記住，你的專案之所以會成功，是因為參與其中的人。你有主題專家、指導委員會、客戶，甚至可能還有更多的利益相關者，他們在專案中都扮演著重要的角色，並受到專案成功的影響。每個人都在努力實現同一個目標，但有時你可能需要提醒人們這一點。作為專案經理，你的工作是保持他們的積極態度，確保他們清楚自己被期望做什麼，並且他們的聲音被聽到。你如何做到這一點呢？把他們放在首位。當你的團隊成員在某些事情上做得非常好時，無論大小，都要慶祝他們的成功。當你投入了大量的努力和精力，但沒有人認可時，這是極其令人沮喪的。所以，成為認可你團隊成員的那個人！這可能就像傳送一封祝賀郵件或組織一次團隊午餐一樣簡單。但確保你正在做一些認可你的團隊成員的事情。此外，當他們帶著問題和問題來找你時，確保你真的在傾聽他們。當你的團隊成員知道他們有一個值得信賴的地方尋求幫助和表達他們的擔憂時，將會有更多的誠實、積極和最終的生產力。

2. 明確流程和策略（Clear Processes and Strategies）

• 核心觀點：專案初期應建立明確的標準和流程。
• 關鍵行動：
  • 溝通與文件：良好的溝通不僅僅是口頭上的，還包括文件記錄和儲存。確保所有團隊成員都能訪問到所有專案文件。
  • 文件更新：保持專案文件的更新，以便團隊成員能夠獲取準確的資訊。

如果你沒有在專案開始時花時間就某些標準達成一致，人們可能最終會意見不合，事情很快就會變得混亂。最終，這歸結為良好的溝通。但是當你管理一個專案時，良好的溝通不僅僅是傾聽和給出清晰的指示。它還涉及文件和文件存放的位置。每個專案上的首要任務之一是確保有一箇中央位置，你的團隊成員可以訪問以找到他們所需的所有專案文件。你還需要確保你正在跟蹤文件並保持其最新。專案文件是團隊成員可以找到他們需要的確切資訊的地方。如果你感覺你的專案中有很多溝通不暢和誤解，這可能是最大的原因之一。

3. 獲得認可（Buy-In）

• 核心觀點：專案的基礎是所有相關方的共識。
• 關鍵行動：
  • 啟動會議：在專案啟動會議上，準備好專案團隊需要了解和同意的關鍵事項。
  • 共識內容：包括專案章程的審查和簽署、會議頻率的一致、專案後勤和團隊期望的一致、工作分解結構（WBS）任務、截止日期和責任的建立。

買斷（Buy-in）很重要，因為它為你的專案提供了堅實的基礎和起點。當每個人都同意了你專案的基本方面時，就沒有空間再產生混亂或讓人們按照自己的方式行事了。在專案開始時更容易獲得買斷，但如果你正在進行一個陷入困境的專案，你仍然可以實施這一點。理想情況下，你會在啟動會議上做到這一點。獲得買斷的最佳方式是在啟動會議上準備一個專案團隊的包裹，解釋他們需要意識到並同意的所有關鍵事項，以便開始成為積極的參與者。

這應包括：

• 稽核並簽署專案章程
• 會議頻率
• 專案後勤和團隊期望
• 建立工作分解結構（WBS）任務、截止日期和責任，以完成專案計劃

透過這種方式，確保所有團隊成員都對專案的目標和期望有共同的理解，這有助於減少誤解和衝突，為專案的成功打下基礎。

4. 實施經驗教訓（Implement Lessons Learned）

• 核心觀點：透過總結經驗教訓來提高專案成功率。
• 關鍵行動：
  • 定期會議：在專案生命週期的任何時候都可以舉行經驗教訓會議，甚至可以多次進行。
  • 資訊收集：如果是第一個專案，可以從組織中收集過去專案的資訊，以指導當前專案的改進。

舉行經驗教訓會議是提高專案未來成功的最佳方式之一。經驗教訓會議有助於提高團隊協作和信任，並使團隊整體更有效，因為你們所有人都對需要改進的重要事項有共同的理解。好訊息是，你可以在專案的任何時候進行這個會議。實際上，在整個專案生命週期中多次進行經驗教訓會議通常是值得的。如果這是你的第一個專案，你可以從組織中收集過去專案的資訊，然後使用這些資訊來指導你當前專案的改進領域。如果這不是你的第一個專案，你可以加上你過去經驗的專業知識，來指導這個專案的改進領域。舉行經驗教訓會議還將給你的團隊成員一個機會，就實現更多成功和更順暢專案所需的改進提供他們的輸入。強調了在專案管理過程中，定期舉行經驗教訓會議的重要性，以及它如何幫助團隊成員分享見解，識別改進領域，並提高專案的整體效率和成功率。

5. 管理期望（Manage Expectations）

• 核心觀點：從專案開始就管理好期望。
• 關鍵行動：
  • 開放式溝通：在專案開始時，讓團隊成員表達他們的期望和擔憂，確保大家對專案的期望有共識。
  • 持續溝通：在專案過程中，持續的溝通有助於管理期望，確保團隊成員在遇到問題時能夠保持開放和一致。

管理期望從專案開始時就開始了。它與獲得買斷相伴隨。但你真正想在專案開始時做的一件事是為人們提供一個表達他們關切的空間。問問你的團隊成員他們對專案有什麼期待，以及他們有什麼擔憂。這給了每個人在實際開始專案工作之前公開所有問題的機會。然後，你可以解決關切，分享興奮，每個人都會對專案期望有共同的理解。在整個專案過程中，當你遇到問題、衝突和誤解時，這為你提供了一個更好的起點。人們會更有信心保持開放的溝通，這讓你能夠管理期望，並確保每個人在整個專案過程中保持一致。從專案初期就開始管理團隊成員的期望的重要性，透過開放的溝通和問題解決，確保團隊成員對專案有清晰的理解和共同的期望。

6. 處理團隊動態（Address Team Dynamics）

• 核心觀點：理解團隊發展階段，有助於解決衝突和團隊動態的變化。
• 關鍵行動：
• 團隊發展階段：瞭解並識別團隊所處的發展階段（形成、衝突、規範、執行、解散）。
• 衝突管理：根據團隊所處的階段，採取相應的策略來處理衝突和團隊動態。

消除專案中的問題最關鍵的提示之一是你需要理解團隊動態！瞭解塔克曼團隊發展模型可以使你識別團隊在任何給定時間所處的階段。這將使你能夠更好地響應和解決衝突。

團隊發展的階段是：
第一階段：形成

• 團隊成員保持矜持和禮貌，希望給對方留下良好的第一印象。
• 每個人都試圖避免衝突。

第二階段：衝突

• 團隊成員開始表達不同意見。
• 權力鬥爭和人際問題開始顯現。

第三階段：規範

• 團隊開始更緊密地合作。
• 團隊認同感開始形成。

第四階段：執行

• 團隊清楚自己正在做什麼以及為什麼要做。
• 關係變得更加牢固。
• 不同意見可以輕易解決。

第五階段：解散

• 團隊完成專案。
• 慶祝成就。

理解這些團隊發展階段將幫助你獲得洞察力和方向，瞭解如何處理衝突和變化的團隊動態，以便這些緊張關係不會破壞你的專案。

還有一些關注點

1. 專案團隊會議問題：

   • 專案團隊會議中可能會充滿抱怨和問題，或者專案經理可能每天都在“救火”，努力讓專案保持在正確的軌道上。

2. 專案成功的信心：

   • 儘管每個專案都會有問題，但專案經理不應該感覺到專案隨時都可能失敗。

3. 專案文件的重要性：

   • 提到專案文件是團隊成員獲取所需資訊的地方，強調了文件的及時更新和集中儲存的重要性。

4. 專案啟動會議：

   • 在專案啟動會議上，專案經理應該準備好相關的專案資料，以便團隊成員能夠了解並同意專案的關鍵事項。

5. 經驗教訓會議：

   • 建議在專案生命週期的任何時候都可以舉行經驗教訓會議，這有助於團隊成員分享他們的見解和建議，從而改進專案。

6. 團隊動態的理解：

   • 塔克曼團隊發展模型（Tuckman Model），幫助專案經理識別團隊所處的發展階段，並據此採取相應的管理策略。

7. 專案管理的最終目標：

   • 指出專案管理不僅僅是讓專案繼續進行，而是要儘可能高效和有效地執行，使團隊成員感到滿足。

團隊管理關注點

團隊管理相關的要點，這些要點主要集中在以下幾個方面：

1. 團隊成員的動機：

   • 專案經理需要保持團隊成員的積極性，確保他們清楚自己的期望，並感到被傾聽。

2. 團隊成員的認可：

   • 專案經理應當認可團隊成員的貢獻，無論大小，以提升團隊計程車氣和動力。

3. 團隊成員的溝通：

   • 專案經理需要確保團隊成員在提出問題和疑慮時，能夠得到傾聽和支援。

4. 團隊成員的參與：

   • 在專案啟動會議上，透過準備充分的專案資料，讓團隊成員瞭解並同意專案的關鍵事項，從而提高他們的參與度。

5. 團隊成員的期望管理：

   • 專案經理需要在專案開始時就管理團隊成員的期望，透過開放式溝通，讓團隊成員表達他們的擔憂和期望。

6. 團隊成員的動態理解：

   • 透過了解塔克曼團隊發展模型，專案經理可以更好地理解團隊成員在不同階段的行為和需求，從而更有效地管理團隊。

7. 團隊成員的衝突解決：

   • 專案經理需要識別團隊所處的發展階段，以便採取適當的策略來解決團隊內部的衝突。

8. 團隊成員的協作：

   • 透過舉行經驗教訓會議，專案經理可以促進團隊成員之間的協作和信任，提高團隊的整體效率。

9. 團隊成員的參與和反饋：

   • 專案經理應鼓勵團隊成員在經驗教訓會議中提供反饋，以便識別和實施改進措施。

如何在TAPD上進行有效專案管理

結合以上，如何在TAPD（騰訊敏捷產品開發平臺）上進行有效專案管理的一些建議：

1. 團隊成員的動機和認可（People First）：

   • 在TAPD中，可以透過專案公告或團隊動態功能，及時認可和慶祝團隊成員的成就。
   • 使用任務和里程碑功能，確保每個成員都清楚自己的責任和期望。

2. 明確流程和策略（Clear Processes and Strategies）：

   • 在TAPD中建立清晰的專案流程圖和文件管理庫，確保所有團隊成員都能訪問和理解專案的標準和流程。
   • 利用文件協作功能，保持專案文件的更新和一致性。

3. 獲得認可（Buy-In）：

   • 在專案啟動階段，利用TAPD的會議管理功能，組織啟動會議，確保所有關鍵成員對專案目標和計劃有共識。
   • 透過任務分配和責任明確，讓團隊成員參與到專案計劃的制定中，增強他們的參與感和責任感。

4. 實施經驗教訓（Implement Lessons Learned）：

   • 在TAPD中，定期舉行經驗教訓會議，並使用會議記錄功能記錄會議內容和改進建議。
   • 利用知識庫或文件庫功能，將經驗教訓和改進措施歸檔，供團隊成員參考和學習。

5. 管理期望（Manage Expectations）：

   • 在TAPD中，利用專案看板或任務列表功能，讓團隊成員隨時瞭解專案進度和目標。
   • 透過專案討論區或即時通訊工具，鼓勵團隊成員表達他們的擔憂和期望，及時調整專案計劃以滿足團隊的期望。

6. 處理團隊動態（Address Team Dynamics）：

   • 利用TAPD的團隊協作工具，如討論區和即時通訊，促進團隊成員之間的溝通和協作。
   • 根據塔克曼模型，識別團隊所處的發展階段，並採取相應的策略來管理團隊動態。例如，在衝突階段，可以透過團隊建設活動或溝通會議來解決團隊內部的矛盾。

7. 持續監控和反饋：

   • 在TAPD中，利用專案監控和報告功能，定期檢查專案進度和質量，及時發現問題並調整計劃。
   • 鼓勵團隊成員透過反饋機制，如任務評論或專案討論，提供他們對專案進展的看法和建議。

8. 專案結束和總結：

• 在專案結束時，利用TAPD的總結報告功能，組織專案總結會議，回顧專案成果和經驗教訓。
• 將專案總結和經驗教訓記錄在TAPD的知識庫中，為未來的專案提供參考。

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作者：Petter Liu
出處：http://www.cnblogs.com/wintersun/
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