Excel使用技巧

luweifeng1983發表於2008-01-09
Excel
 
Excel使用技巧
在工作當中用電子表格來處理資料將會更加迅速、方便，而在各種電子表格處理軟體中，Excel以其功能強大、操作方便著稱，贏得了廣大使用者的青睞。雖然Excel使用很簡單，不過真正能用好Excel的使用者並不多，很多人一直停留在錄入資料的水平，本文將向你介紹一些非常使用的技巧，掌握這些技巧將大大提高你的工作效率。
⒏用“自動更正”方式實現快速輸入
⒐用下拉選單快速輸入資料
10..兩次選定單元格
11.“Shift＋拖放"的妙用
12.超越工作表保護的訣竅
13.巧用IF函式
14.累加小技巧
15.怎樣保護表格中的資料
16如何避免Excel中的錯誤資訊
17. 不用程式設計--Excel公式也能計算個人所得稅
18. 用EXCEL輕鬆處理學生成績
19. 用EXCEL輕鬆準備考前工作
20. Excel的圖表功能
21. 批量修改資料
22. 將Excel資料匯入Access
23. 辦公技巧：Excel定時提醒不誤事
24. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(1)
25. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(2)
26. Excel中三表“巢狀”成一表
27. 巧用Excel建立資料庫大法
28. Excel最新提速大法之12絕招
29. Excel列印故障問答錦囊
30. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(1)
31.Excel計算住房貸款和個人儲蓄(2)
32. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(3)
33. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(1)
34. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(2)
35. EXCEL大量資料快速錄入技巧(1)
36. EXCEL大量資料快速錄入技巧(2)
 
 
⒈快速定義工作簿格式
首先選定需要定義格式的工作簿範圍，單擊“格式”選單的“樣式”命令，開啟“樣式”對話方塊；然後從“樣式名”列表框中選擇合適的“樣式”種類，從“樣式包括”列表框中選擇是否使用該種樣式的數字、字型、對齊、邊框、圖案、保護等格式內容；單擊“確定”按鈕，關閉“樣式”對話方塊，Excel工作簿的格式就會按照使用者指定的樣式發生變化，從而滿足了使用者快速、大批定義格式的要求。
 
⒉快速複製公式
複製是將公式應用於其它單元格的操作，最常用的有以下幾種方法：
一是拖動制複製。操作方法是：選中存放公式的單元格，移動空心十字游標至單元格右下角。待游標變成小實心十字時，按住滑鼠左鍵沿列（對行計算時）或行（對列計算時）拖動，至資料結尾完成公式的複製和計算。公式複製的快慢可由小實心十字游標距虛框的遠近來調節：小實心十字游標距虛框越遠，複製越快；反之，複製越慢。
也可以輸入複製。此法是在公式輸入結束後立即完成公式的複製。操作方法：選中需要使用該公式的所有單元格，用上面介紹的方法輸入公式，完成後按住Ctrl鍵並按Enter鍵，該公式就被複制到已選中的所有單元格。
還可以選擇性貼上。操作方法是：選中存放公式的單元格，單擊Excel工具欄中的“複製”按鈕。然後選中需要使用該公式的單元格，在選中區域內單擊滑鼠右鍵，選擇快捷選單中的“選擇性貼上”命令。開啟“選擇性貼上”對話方塊後選中“貼上”命令，單擊“確定”，公式就被複制到已選中的單元格。
 
⒊快速顯示單元格中的公式
如果工作表中的資料多數是由公式生成的，如果想要快速知道每個單元格中的公式形式，可以這樣做：用滑鼠左鍵單擊“工具”選單，選取“選項”命令，出現“選項”對話方塊，單擊“檢視”選項卡，接著設定“視窗選項”欄下的“公式”項有效，單擊“確定”按鈕。這時每個單元格中的公式就顯示出來了。如果想恢復公式計算結果的顯示，再設定“視窗選項”欄下的“公式”項失效即可。
 
⒋快速刪除空行
有時為了刪除Excel工作簿中的空行，你可能會將空行一一找出然後刪除，這樣做非常不方便。你可以利用“自動篩選”功能來簡單實現。先在表中插入新的一行（全空），然後選擇表中所有的行，選擇“資料”選單中的“篩選”，再選擇“自動篩選”命令。在每一列的項部，從下拉選單中選擇“空白”。在所有資料都被選中的情況下，選擇“編輯”選單中的“刪除行”，然後按“確定”即可。所有的空行將被刪去。插入一個空行是為了避免刪除第一行資料。
 
⒌自動切換輸入法
當你使用Excel 2000編輯檔案時，在一張工作表中通常是既有漢字，又有字母和數字，於是對於不同的單元格，需要不斷地切換中英文輸入方式，這不僅降低了編輯效率，而且讓人不勝其煩。在此，筆者介紹一種方法，讓你在Excel 2000中對不同型別的單元格，實現輸入法的自動切換。
新建或開啟需要輸入漢字的單元格區域，單擊“資料”選單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉選單框中選擇“開啟”，單擊“確定”按鈕。
 選擇需要輸入字母或數字的單元格區域，單擊“資料”選單中的“有效性”，再選擇“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉選單框中選擇“關閉（英文模式）”，單擊“確定”按鈕。
之後，當插入點處於不同的單元格時，Excel 2000能夠根據我們進行的設定，自動在中英文輸入法間進行切換。就是說，當插入點處於剛才我們設定為輸入漢字的單元格時，系統自動切換到中文輸入狀態，當插入點處於剛才我們設定為輸入數字或字母單元格時，系統又能自動關閉中文輸入法。
 
⒍自動調整小數點
如果你有一大批小於1的數字要錄入到Excel工作表中，如果錄入前先進行下面的設定，將會使你的輸入速度成倍提高。
單擊“工具”選單中的“選項”，然後單擊“編輯”選項卡，選中“自動設定小數點”核取方塊，在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此，我們鍵入“2”單擊“確定”按鈕。
完成之後，如果在工作表的某單元格中鍵入“4”，則在你按了Enter鍵之後，該單元格的數字自動變為“0.04”。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是“8888”，則在你結束輸入之後，該單元格的數字自動變為“88.88”。
 
⒎用“記憶式輸入”
有時我們需要在一個工作表中的某一列輸入相同數值，這時如果採用“記憶式輸入”會幫你很大的忙。如在職稱統計表中要多次輸入“助理工程師”，當第一次輸入後，第二次又要輸入這些文字時，只需要編輯框中輸入“助”字，Excel2000會用“助”字與這一列所有的內容相匹配，若“助”字與該列已有的錄入項相符，則Excel2000會將剩下的“助理工程師”四字自動填入。
按下列方法設定“記憶式輸入”：選擇“工具”中的“選項”命令，然後選擇“選項”對話方塊中的“編輯”選項卡，選中其中的“記憶式鍵入”即可。
 
⒏用“自動更正”方式實現快速輸入
使用該功能不僅可以更正輸入中偶然的筆誤，也可能把一段經常使用的文字定義為一條短語，當輸入該條短語時，“自動更正”便會將它更換成所定義的文字。你也可以定義自己的“自動更正”專案：首先，選擇“工具”中的“自動更正”命令；然後，在彈出的“自動更正”對話方塊中的“替換”框中鍵入短語“愛好者”，在“替換為”框中鍵入要替換的內容“電腦愛好者的讀者”；最後，單擊“確定”退出。以後只要輸入“愛好者”，則整個名稱就會輸到表格中。
 
⒐用下拉選單快速輸入資料
如果你希望減少手工錄入的工作量，可以用下拉表來實現。建立下拉選單方法為：首先，選中需要顯示下拉選單的單元格或單元格區域；接著，選擇選單“資料”選單中的“有效性”命令，從有效資料對話方塊中選擇“序列”，單擊“來源”欄右側的小圖示，將開啟一個新的“有效資料”小對話方塊；接著，在該對話方塊中輸入下拉選單中所需要的資料，專案和專案之間用逗號隔開，比如輸入“工程師，助工工程師，技術員”，然後回車。注意在對話方塊中選擇“提供下拉箭頭”核取方塊；最後單擊“確定”即可。
 
10..兩次選定單元格
　　有時，我們需要在某個單元格內連續輸入多個測試值，以檢視引用此單元格的其他單元格的效果。但每次輸入一個值後按Enter鍵，活動單元格均預設下移一個單元格，非常不便。此時，你肯定會通過選擇“工具”/“選項"/“編輯"，取消“按Enter鍵移動活動單元格標識框"選項的選定來實現在同一單元格內輸入許多測試值，但以後你還得將此選項選定，顯得比較麻煩。其實，採用兩次選定單元格方法就顯得靈活、方便：
　　單擊滑鼠選定單元格，然後按住Ctrl鍵再次單擊滑鼠選定此單元格（此時，單元格周圍將出現實線框）。
 
11.“Shift＋拖放"的妙用
　　在拖放選定的一個或多個單元格至新的位置時，同時按住Shift鍵可以快速修改單元格內容的次序。具體方法為：選定單元格，按下Shift鍵，移動滑鼠指標至單元格邊緣，直至出現拖放指標箭頭“?"，然後進行拖放操作。上下拖拉時滑鼠在單元格間邊界處會變為一個水平“工"狀標誌，左右拖拉時會變為垂直“工"狀標誌，釋放滑鼠按鈕完成操作後，單元格間的次序即發生了變化。這種簡單的方法節省了幾個剪下和貼上或拖放操作，非常方便。
 
12.超越工作表保護的訣竅
　　如果你想使用一個保護了的工作表，但又不知道其口令，有辦法嗎？有。選定工作表，選擇“編輯"/“複製"、“貼上"，將其拷貝到一個新的工作簿中（注意：一定要新工作簿），即可超越工作表保護。
 
13.巧用IF函式
　　(1).設有一工作表，C1單元格的計算公式為：=A1／B1，當A1、B1單元格沒有輸入資料時，C1單元格會出現“＃DIV／0！”的錯誤資訊。這不僅破壞了螢幕顯示的美觀，特別是在報表列印時出現“＃DIV／0！”的資訊更不是使用者所希望的。此時，可用IF函式將C1單元格的計算公式更改為：=IF（B1=0，″″，A1／B1）。這樣，只有當B1單元格的值是非零時，C1單元格的值才按A1／B1進行計算更新，從而有效地避免了上述情況的出現。
　　(2).設有C2單元格的計算公式為：=A2＋B2，當A2、B2沒有輸入數值時，C2出現的結果是“0”，同樣，利用IF函式把C2單元格的計算公式更改如下：=IF（AND（A2=″″，B2=″″），″″，A2＋B2）。這樣，如果A2與B2單元格均沒有輸入數值時，C2單元格就不進行A2＋B2的計算更新，也就不會出現“0”值的提示。
　　(3).設C3單元格存放學生成績的資料，D3單元格根據C3（學員成績）情況給出相應的“及格”、“不及格”的資訊。可用IF條件函式實現D3單元格的自動填充，D3的計算公式為：=IF（C3＜60，″不及格″，″及格″＝。
 
14.累加小技巧
　　我們在工作中常常需要在已有數值的單元格中再增加或減去另一個數。一般是在計算器中計算後再覆蓋原有的資料。這樣操作起來很不方便。這裡有一個小技巧，可以有效地簡化老式的工作過程。 　　(1).建立一個巨集：
　　選擇Excel選單下的“工具→巨集→錄製新巨集”選項；
　　巨集名為：MyMacro；
　　快捷鍵為：Ctrl＋Shift＋J(只要不和Excel本身的快捷鍵重名就行)；
　　儲存在：個人巨集工作簿(可以在所有Excel工作簿中使用)。
　　(2).用滑鼠選擇“停止錄入”工具欄中的方塊，停止錄入巨集。
　　(3).選擇Excel選單下的“工具→巨集→Visual Basic編輯器”選項。
　　(4).在“Visual Basic編輯器”左上角的VBA Project中用滑鼠雙擊VBAProject(Personal.xls)開啟“模組→Module1”。
　　注意：你的模組可能不是Module1 ,也許是Module2、Module3。
　　(5).在右側的程式碼視窗中將Personal.xls－Module1(Code)中的程式碼更改為：
　　Sub MyMacro( )
　　OldValue = Val(ActiveCell.Value)
　　InputValue = InputBox(“輸入數值，負數前輸入減號”,“小小計算器”)
　　ActiveCell.Value = Val(OldValue＋InputValue)
　　End Sub
　　(6).關閉Visual Basic編輯器。
　　編輯完畢，你可以試試剛剛編輯的巨集，按下Shift＋Ctrl＋J鍵，輸入數值並按下“確定”鍵。(這段程式碼只提供了加減運算，藉以拋磚引玉。)　　
 
　15.怎樣保護表格中的資料
　　假設要實現在合計項和小計項不能輸入資料，由公式自動計算。
　　首先，輸入文字及數字，在合計項F4至F7單元格中依次輸入公式：=SUM (B4∶E4)、=SUM(B5∶E5)、=SUM(B6∶E6)、=SUM(B7∶E7)，在小計項B8至F8單元格中依次輸入公式：=SUM(B4∶B7)、=SUM(C4∶C7)、=SUM(D4∶D7)、=SUM(E4∶E7)、=SUM(F4∶F7)。在預設情況下，整個表格的單元格都是鎖定的，但是，由於工作表沒有被保護，因此鎖定不起作用。
　　選取單元格A1∶F8，點選“格式→單元格”選單，選擇“保護”選項，消除鎖定核取方塊前的對勾，單擊確定。然後，再選取單元格F4∶F7和B8∶F8，點選“格式→單元格”選單，選擇“保護”選項，使鎖定核取方塊選中，單擊確定，這樣，就把這些單元格鎖定了。接著，點選“工具→保護→保護工作表”選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入兩次相同的密碼後，點選確定，工作表就被保護起來了，單元格的鎖定也就生效了。今後，可以放心地輸入資料而不必擔心破壞公式。如果要修改公式，則點選“工具→保護→撤消保護工作表”選單，這時，會要求你輸入密碼，輸入正確的密碼後，就可任意修改公式了。
 
16．如何避免Excel中的錯誤資訊
在Excel中輸入或編輯公式後，有可能不能正確計算出結果，Excel將顯示一個錯誤資訊，引起錯誤的原因並不都是由公式本身有錯誤產生的。下面我們將介紹五種在Excel中常出現的錯誤資訊，以及如何糾正這些錯誤。
　　錯誤資訊1—＃＃＃＃
　　輸入到單元格中的資料太長或單元格公式所產生的結果太大，在單元格中顯示不下時，將在單元格中顯示＃＃＃＃。可以通過調整列標之間的邊界來修改列的寬度。
　　如果對日期和時間做減法，請確認格式是否正確。Excel中的日期和時間必須為正值。如果日期或時間產生了負值，將在整個單元格中顯示＃＃＃＃。如果仍要顯示這個數值，請單擊“格式”選單中的“單元格”命令，再單擊“數字”選項卡，然後選定一個不是日期或時間的格式。
　　錯誤資訊2—＃DIV/0!
　　輸入的公式中包含明顯的除數0，例如－120/0，則會產生錯誤資訊DIV/0!。
　　或在公式中除數使用了空單元格(當運算物件是空白單元格，Excel將此空值解釋為零值)或包含零值單元格的單元格引用。解決辦法是修改單元格引用，或者在用作除數的單元格中輸入不為零的值。
　　錯誤資訊3—＃VALUE!
　　當使用不正確的引數或運算子時，或者當執行自動更正公式功能時不能更正公式，都將產生錯誤資訊＃VALUE!。
　　在需要數字或邏輯值時輸入了文字，Excel不能將文字轉換為正確的資料型別。這時應確認公式或函式所需的運算子或引數正確，並且公式引用的單元格中包含有效的數值。例如，單元格B3中有一個數字，而單元格B4包含文字，則公式=B3＋B4將返回錯誤資訊＃VALUE!。
　　錯誤資訊4—＃NAME?
　　在公式中使用了Excel所不能識別的文字時將產生錯誤資訊＃NAME?。可以從以下幾方面進行檢查糾正錯誤：
　　(1)如果是使用了不存在的名稱而產生這類錯誤，應確認使用的名稱確實存在。在“插入”選單中指向“名稱”，再單擊“定義”命令，如果所需名稱沒有被列出，請使用“定義”命令新增相應的名稱。
　　(2)如果是名稱，函式名拼寫錯誤應修改拼寫錯誤。
　　(3)確認公式中使用的所有區域引用都使用了冒號(：)。例如：SUM(A1：C10)。
　　注意將公式中的文字括在雙引號中。
　　錯誤資訊5— ＃NUM!
　　當公式或函式中使用了不正確的數字時將產生錯誤資訊＃NUM!。
　　要解決問題首先要確認函式中使用的引數型別正確。還有一種可能是由公式產生的數字太大或太小，Excel不能表示，如果是這種情況就要修改公式，使其結果在－1×10307和1×10307之間。
 
17. 不用程式設計--Excel公式也能計算個人所得稅
 
個人所得稅的計算看起來比較複雜，似乎不用VBA巨集程式設計而只用公式來計算是一件不可能的事。其實，Excel提供的函式公式不但可以計算個人所得稅，而且還有很大的靈活：可以隨意改變不扣稅基數，隨意改變各扣稅分段界限值及其扣稅稅率（說不定以後調整個人所得稅時就可以用到。）
　　不管是程式設計還是使用公式，都得將個人所得稅的方法轉化為數學公式，並且最好將這個公式化簡，為以後工作減少困難。以X代表你的應繳稅（減去免稅基數）的工薪收入（這裡的個人所得稅僅以工薪為例），Tax代表應繳所得稅，那麼：
 
　　當500＜X≤2000則TAX=（X-500）*10+500*5 =>TAX=X*10-25
　　當2000＜X≤5000則TAX=（X-2000）*15+2000*10 =>TAX=X*15-125
　　．．．．．．
　　依此類推，通用公式為：個人所得稅=應繳稅工薪收入*該範圍稅率-扣除數
　　在此,扣除數=應繳稅工薪收入上一範圍上限*該範圍稅率-上一範圍扣除數
　　其實只有四個公式，即綠色背景處。黃色背景處則為計算時輸入資料的地方。各處公式設定即說明如下：
　　E3：=C3*D3-C3*D2+E2
　　E4-E10：根據E3填充得到，或者拷貝E3貼上得到
　　C15：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)如果所得工薪大於不扣稅基數，則應納稅工薪為工薪減去為零不扣稅基數，否則，應納稅工薪零。
　　D15：=VLOOKUP(C15,$C$2:$C$10,1)查閱應納稅工薪屬於哪個扣稅範圍。
　　E15：=C15*VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(D15,$C$2:$E$10,3)查閱該扣稅範圍扣稅稅率和應減的扣除數。這裡主要用到VLOOKUP函式，可查閱幫助獲取更多資訊。
　　C15，D15的公式可以合併到E15中，那樣可讀性會差很多，但表格會清晰一些。合併後公式：=IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0)*VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,2)-VLOOKUP(VLOOKUP(IF(B15>$B$12,B15-$B$12,0),$C$2:$C$10,1),$C$2:$E$10,3)實際上是將公式中出現的C15，D15用其公式替代即可。
 
18. 用EXCEL輕鬆處理學生成績
期末考試結束後，主任要求班主任自已統計本班成績，儘快上報教導處。流程包括錄入各科成績→計算總分、平均分並排定名次→統計各科分數段人數、及格率、優秀率及綜合指數→列印各種統計報表→製作各科統計分析圖表等。有了EXCEL，我們可用不著躬著身、駝著背、拿著計算器一個一個算著學生的成績了！
　　我迅速地開啟電腦，啟動EXCEL2000，錄入學生的考試成績，如圖1所示。然後在J2單元格處輸入公式"=sum(c2:i2)",然後拖動填充柄向下填充，便得到了每人的總分。接著在k2單元格處輸入公式"=average(c2:i2)"，然後拖動填充柄向下填充，便得到了每人的平均分。
　　平均分只需保留一位小數，多了沒用。所以選中第k列，用滑鼠右鍵單擊，從彈出的快捷選單中選"設定單元格格式（F）…",如圖2所示，在數字標籤中選中"數值"，小數位數設定為1位。　
　　下面按總分給學生排出名次。
　　在L2單元格處輸入公式"RANK(J2,J$2:J$77,0)",然後拖動填充柄向下填充，即可得到每人在班中的名次（請參考圖1）。
　　說明：此處排名次用到了RANK函式，它的語法為：
　　RANK(number,ref,order)
　　其中number為需要找到排位的數字。
　　Ref為包含一組數字的陣列或引用。Ref 中的非數值型引數將被忽略。
　　Order為一數字，指明排位的方式。
　　·如果 order 為 0 或省略，Microsoft Excel 將 ref 當作按降序排列的資料清單進行排位。
　　·如果 order 不為零，Microsoft Excel 將 ref 當作按升序排列的資料清單進行排位。
　　最後，單擊L1單元格，然後在“工具”選單中選“排序”－＞“升序”，即可按照名次順序顯示各學生成績。
　　另外，我們還希望把不及格的學科突出顯示，最好用紅色顯示。於是拖拉選擇C2:E78(即所有學生語、數、外三科成績)，然後執行"格式"選單下"條件格式"命令，彈出"條件格式對話方塊"。我們把條件設為小於72分的用紅色顯示（因為這三科每科總分為120分），點選"格式"按鈕，把顏色設為紅色。再按"確定"按鈕。然後用同樣的方法把理、化、政、歷四科小於60分的也用紅色顯示（因為這四科每科總分為100分）。
　　下面我們來統計各科的分數段以及及格率、優生率、綜合指數等。
　　下面我們來統計各科的分數段以及及格率、優生率、綜合指數等。
　　（1）60分以下人數：在C78單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<60")"，拖動填充柄向右填充至I78單元格處；
　　（2）60分~69分人數：在C79單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=60")-COUNTIF(C2:C77,">=70")"，拖動填充柄向右填充；
　　（3）70分~79分人數：在C80單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=70")-COUNTIF(C2:C77,">=80")"，拖動填充柄向右填充；
　　（4）80分~89分人數：在C81單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=80")-COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖動填充柄向右填充；
　　（5）90分以上人數：在C82單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,">=90")"，拖動填充柄向右填充；
　　（6）平均分：在C83單元格處輸入公式"=AVERAGE(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至I83；
　　（7）最高分：在C84單元格處輸入公式"=MAX(C2:C77)",拖動填充柄向右填充至I84；
　　（8）低分率：是指各科40分以下人數與總人數的比值。在C85單元格處輸入公式"=COUNTIF(C2:C77,"<=40")/COUNT(C2:C77)*100"，拖動填充柄向右填充至I85；
　　（9）及格率：語、數、外三科及格分為72分，所以在C86單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=72")/COUNT(C2:C77))*100"，並拖動填充柄向右填充至E86；而理、化、政、歷等四科及格分60分，所以在F86單元格處輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=60")/COUNT(F2:F77))*100"，並拖動填充柄向右填充至I86；
　　（10）優生率：語、數、外三科96分以上為優生，所以在C87單元格處輸入公式"=(COUNTIF(C2:C77,">=96")/COUNT(C2:C77))*100"，拖動填充柄向右填充至E87；理、化、政、歷等四科80分以上為優生，所以在F87單元格處輸入公式"=(COUNTIF(F2:F77,">=80")/COUNT(F2:F77))*100"，拖動填充柄向右填充至I87處；如圖3所示。
　　（11）綜合指數：我們學校的綜合指數的計算公式為z=[(1+優生率－低分率)/2+及格率+平均分/該科總分]/3。所以在C88單元格處輸入公式"=((1+C87/100-C85/100)/2+C86/100+C83/120)/3"，拖動填充柄向右填充至E88；在F88單元格處輸入公式"=((1+F87/100-F85/100)/2+F86/100+F83/100)/3"，拖動填充柄向右填充至I88。
　　對了，為了讓別人對各科的分數段有一個較直觀的認識，可以考慮採用圖表。單擊“插入”選單中“圖表”命令，彈出“圖表嚮導”對話方塊，在“圖表型別”列表框中選擇一種圖型，如“餅圖”，單擊“下一步”，單擊“資料區域”文字框右邊的壓縮列表框，拖拉選擇B78：C82，再次點選該壓縮列表框；單擊“下一步”，輸入圖表標題，如“高一（1）班語文成績分析圖”；單擊“下一步”，再單擊“完成”。如圖4所示。其它各科同樣處理，但在拖拉選擇資料區域時，因為是不連續的區域，所以要按住“Ctrl”鍵。好！一切OK！
　　且慢！為了以後的考試中不再重複上述繁瑣的工作，最好把上述工作表另存為一個模板。於是我把上述工作表複製一份到另一工作簿中，然後刪掉所有學生的單科成績（即表中C2:I77部分），執行"檔案"選單中的"另存為"命令，在"儲存型別"下拉選單框中選"模板（*.xlt）"，把它儲存為一個模板檔案，這下可以一勞永逸了。
 
19. 用EXCEL輕鬆準備考前工作
大考在即，主任要求“考務工作必須電子化”，為了萬無一失，還特意提供給班主任一份考務工作流程圖：
　　考前：考場編排→列印單科成績冊→列印考場記錄單→列印准考證號
　　考後：錄入各科成績→計算總分、平均分並排定名次→統計各科分數段人數、及格率、優秀率及綜合指數→列印各種統計報表→製作各科統計分析圖表
　　既然任務已經明確，先把考前的準備工作做好吧！具體工作包括：考場編排→列印單科成績冊→列印考場記錄單→列印准考證號
 
　　1、單科成績冊的編制和准考證號的自動編制
 
　　（1）我負責的班級這次考試共7門課程，為了區分科目，只需在EXCEL表頭處設定“科目”、“班級”和“任課教師姓名”等。考生的姓名可以從學生學籍表中提取，考號如何編制和處理呢？為了以後登分和查詢方便，考號基本按學籍號順序把整個年級的考號放在一起編碼。編碼由兩部分組成：①考場編號（三位數字），②班內順序號（三位數字）。為了加快錄入速度，分別把它們放在兩列中，這樣可以分別進行填充。
　　（2）新建工作表“考場編號”（如圖1），從學生學籍表中複製“姓名”列置於該表A列，首先設定B（准考證號）、C（班內編號）、D（考場編號）列的資料格式為文字方式。
 　（3）在B2單元格輸入公式“=D2&C2”（其中的“&”為連線運算，將“考場編號”和“班內編號”連線成一個字串），用滑鼠選中B2單元格，將滑鼠指向該區域右下角的填充柄，雙擊滑鼠（這可是本人總結出來的最快的填充方法，下稱“雙擊填充法”）即可將該公式自動填充至最後一個考生（因為此時還沒有在C、D列輸入資料，暫時B列中資料也沒有出現）。在C2單元格中輸入“001”，C3單元格輸入“002”，用滑鼠拖動區域C2：C3，將滑鼠指向該區域右下角的填充柄，用上述“雙擊填充大法”即可對全班學生順序編號。然後每隔30人（一個標準考場）插入一空行，在D2和D3單元格中全部輸入“001”，同樣用“雙擊填充大法”迅速將第一考場的編號全部填充。此時B2：B31單元格已經全部自動填上了考生的准考證號。對第二考場，只需在D33和D34格中輸入“002”，並向下填充即可。
　　2、列印考場記錄單
 
　　考場記錄單是供監考教師監考時核對考生數目和身份時用的。在上述“考場編號”工作表中，利用Excel的“分類彙總”功能，可以快速方便的達到這一目的。操作步驟如下：
　　（1）在表中單擊任一資料單元格，在“資料”選單中，單擊“分類彙總”命令。
　　（2）在“分類欄位”下拉選單框中，單擊需要用來分類彙總的資料列（“考場編號”列）。
　　（3）在“彙總方式”下拉選單框中，選擇“計數”。
　　（4）在“選定彙總項（可有多個）”框中，複選“考場編號”框。
　　（5） 複選“每組資料分頁”選項，以便每個考場單列印一頁。其他兩項“替換當前分類彙總”和“匯兌結果顯示在資料下方”可根據情況選定。
　　（6）單擊[確定]，考場記錄單就已經做好了（如圖2）。
　　（7）為了使每一頁都列印同樣的表頭：“2001年期末考試 第X考場 考場單”，單擊選單“檔案→頁面設定→頁首/頁尾→自定義頁首(C)……”，進行相關設定。為了更加美觀，在“頁面設定”的“頁邊距”視窗複選“水平居中”和“垂直居中”，並定義好紙張的大小。
　　說明：
　　（1）“分類彙總”前，必須按“考場編號”列排序，本例中已經是排好順序的。
　　（2）對“分類彙總結”的結果不滿意時，可以清除“分類彙總”，Excel將同時清除分級顯示和插入“分類彙總”時產生的所有自動分頁符。 方法是：單擊任一單元格，在“資料”選單中，選擇“分類彙總”命令，單擊[全部刪除]按鈕。
　　3、列印准考證號碼條
 
　　准考證號碼條一般貼上在課桌左上角，供考生尋找自己的座位用，過去主要靠手工抄寫的方法完成。這裡我用Word的“郵件合併”功能巧妙地完成了這一任務。方法如下：
　　啟動Word 2000，執行“工具”選單下的“郵件合併”命令，彈出“郵件合併幫助器”，首先在當前視窗建立一個郵件標籤。依次點選“建立→郵件標籤→活動視窗”，然後點選[獲取資料]按鈕，在下拉選單中選“開啟資料來源”，在檔案型別列表框中把檔案型別改為“MS Excel工作簿”，開啟剛才“考場編號”工作表，按[確定]按鈕。接著設定主文件，點選[新建標籤]按鈕，彈出如圖3所示“新建自定義標籤”對話方塊。
　　在“標籤名稱”文字框中填上“座位號”，在“頁面尺寸”下拉選單框中選“A4橫向”。按[確定]按鈕，出現“建立標籤”對話方塊。點選“插入合併域”，插入“准考證號”、“姓名”兩個域，按[確定]按鈕，最後按[合併]按鈕。
　　好，現在的考前準備工作基本完成，只等考試成績出來了！
 
20. Excel的圖表功能
 
Excel的圖表轉換功能具有更大的吸引力。Excel能夠根據工作表中的資料建立圖表（即將行、列資料轉換成有意義的圖象）。圖表能幫助辨認資料變化的趨勢，而在工作表中就很難辨別。
　　我們在Excel下先簡單地製作一個記錄正弦函式y=sin(x-a)資料的工作表：
 
x(度）
 y1(a=0度)
 y2(a=30度)
 y3(a=60度)
 
0
 0
 -0.5
 -o.866
 
30
 -0.5
 0
 -0,5
 
60
 0.866
 0.5
 0
 
90
 1
 0.866
 0.5
 
120
 0.866
 1
 0.866
 
150
 0.5
 0.866
 1
 
180
 0
 0.5
 0.866
 
210
 -0.5
 0
 0.5
 
240
 -0.866
 -0.5
 0
 
270
 -1
 -0.866
 -0.5
 
300
 -0.866
 -1
 -0.866
 
330
 -0.5
 -0.866
 -1
 
360
 0
 -0.5
 -0.866
 
　　然後根據工作表中的部分資料製作正弦曲線y2。其步驟如下：
　　1．通過拖動滑鼠選中x欄的資料。按住Ctrl鍵不放，拖動滑鼠再選中y2欄的資料。注意，欄目標題不要選，因為它們不是資料。
 
　　2．選擇插入 | 圖表選單項，或者直接點選工具欄?quot;圖表嚮導"按鈕，調出圖表型別視窗。在該視窗的標準型別頁面，列出了柱形圖、條形圖、折線圖等圖表型別可供選擇。這些型別大多適用於一維資料，對於二維資料表，如果想轉換成折線圖，不能直接選折線圖，而應先選xy散點圖為主型別，然後在子圖表型別中選折線散點圖或平滑線散點圖。
　　3．按"下一步"按鈕，進入圖表源資料視窗。此時，Excel已根據你所選的資料將正弦曲線y2顯示在視窗中。
　　4．按"下一步"按鈕，進入圖表選項視窗。在該視窗標題頁，你可以給圖表標題框輸入：正弦函式y=sin(x-a)，給數值(x)軸框輸入：x（度），給數值(y)軸框輸入：y。在圖例頁，你還可以選擇是否顯示圖例，等等。
　　5．按"下一步"按鈕，進入圖表位置視窗。我們選擇選項：⊙作為新工作表插入，這樣，Excel會為你新建一個圖表頁。如果選擇選項：⊙作為其中的物件插入，則Excel會將新建的圖表插入在原工作表頁面。
　　6．按"完成"按鈕，Excel就會按照你的設定將所選資料轉換成圖表。我們看到，一個新建的正弦曲線y2顯示在整個螢幕上，同時，在下方工作表標籤欄，新增加了圖表1標籤。通過滑鼠點選這些標籤，可以與Sheet1、Sheet2、Sheet3等工作表進行頁面切換。
　　假如，你還想把y1、y2、y3三條正弦曲線都建在一個圖表上，則可以點選Sheet1標籤，回到原始的工作表頁面，從工作表中選擇全部的資料單元格，再重複以上步驟，即可又建立一個新圖表，同時工作表標籤欄新增圖表2標籤。這時點選檔案 | 儲存，則工作表及其圖表將作為一個Excel文件存檔。圖表也是工作表，一個Excel文件最多可包含255個工作表。
　　圖表建好後，如對選擇的設定不滿意，還可以通過圖表選單的子選單回到以上的任一步驟進行修改。通過格式選單的子選單，則可以設定圖表區、繪圖區、座標軸的圖案、字型、刻度。或者直接用滑鼠右鍵單擊圖表的圖表區、繪圖區或座標軸，調出快捷選單來設定修改它們。我們將x軸刻度最大值由400改為360，將刻度單位值由50改為30，這樣設定更為合適。如果不顯示圖例，則應當為三條正弦曲線加註標識y1、y2、y3（通過新增文字框）。現在，設定好的圖表2如下所示：
　　人們在科學實驗中經常需要對大量的實驗資料進行處理，Excel的圖表功能可以幫助我們觀察和分析客觀世界變數的內在規律和函式關係，特別是通過Excel的圖表 | 新增趨勢線功能選單還可以幫助趨勢預測和迴歸分析，為科學工作者的工作提供了極大的便利。
 
21. 批量修改資料
在EXCEL表格資料都已被填好的情況下，如何方便地對任一列（行）的資料進行修改呢？
　　比如我們做好一個EXCEL表格，填好了資料，現在想修改其中的一列（行），例如：想在A列原來的資料的基礎上加8，有沒有這樣的公式？是不是非得手工的一個一個資料地住上加？對於這個問題我們自然想到了利用公式，當你利用工式輸入A1=A1+8時，你會得到EXCEL的一個警告：“MICROSOFT　EXCEL不能計算該公式……”只有我們自己想辦法了，這裡介紹一種簡單的方法：
　　第一步：
　　在想要修改的列（假設為A列）的旁邊，插入一個臨時的新列（為B列），並在B列的第一個單元格（B1）裡輸入8。
　　第二步：
　　把滑鼠放在B1的或下角，待其變成十字形後住下拉直到所需的資料長度，此時B列所有的資料都為8。
　　第三步：
　　在B列上單擊滑鼠右鍵，“複製” B列。
　　第四步：
　　在A列單擊滑鼠的右鍵，在彈出的對話方塊中單擊“選擇性貼上”，在彈出的對話方塊中選擇“運算”中的你所需要的運算子，在此我們選擇“加”，這是本方法的關鍵所在。
　　第五步：
　　將B列刪除。
　　怎麼樣？A列中的每個資料是不是都加上了8呢？同樣的辦法可以實現對一列（行）的乘，除，減等其它的運算操作。原表格的格式也沒有改變。
　　此時整個工作結束，使用熟練後，將花費不到十秒鐘
 
 22. 將Excel資料匯入Access
 
如果想將Excel中的資料轉換到Access中，可以採取下面的直接匯入法和建立連結法來完成。
　　一、直接匯入法
　　1.啟動Access，新建一資料庫檔案。
　　2.在“表”選項中，執行“檔案→獲取外部資料→匯入”命令，開啟“匯入”對話方塊。
　　3.按“檔案型別”右側的下拉按鈕，選中“Microsoft Excel（.xls）”選項，再定位到需要轉換的工作簿檔案所在的資料夾，選中相應的工作簿，按下“匯入”按鈕，進入“匯入資料表嚮導”對話方塊（圖1）。
　　4.選中需要匯入的工作表（如“工程資料”），多次按“下一步”按鈕作進一步的設定後，按“完成”按鈕。
　　注意：如果沒有特別要求，在上一步的操作中直接按“完成”按鈕就行了。
　　5.此時系統會彈出一個匯入完成的對話方塊（圖1的中部），按“確定”按鈕。
　　至此，資料就從Excel中匯入到Access中。
 
　　二、建立連結法
　　1.啟動Access，新建一資料庫檔案。
　　2.在“表”選項中，執行“檔案→獲取外部資料→連結表”命令，開啟“連結”對話方塊。
　　3.以下操作基本與上述“直接匯入法”相似，在此不再贅述，請大家自行操練。
　　注意：“直接匯入法”和“建立連結法”均可以將Excel資料轉換到Access中，兩者除了在Access中顯示的圖示不同（圖2）外，最大的不同是：前者轉換過來的資料與資料來源脫離了聯絡，而後者轉換過來的資料會隨資料來源的變化而自動隨時更新。
 
23. 辦公技巧：Excel定時提醒不誤事
    　　如果您從事裝置管理工作，有近千臺機械裝置需要定期進行精度檢測，那麼，就得每天翻閱“裝置鑑定臺賬”來尋找“到期”的裝置——實在是太麻煩了！用Excel建立一本“裝置鑑定臺賬”是不是方便得多？方法是：用Excel的IF函式巢狀TODAY函式來實現裝置“到期”自動提醒。
　　首先，執行Excel，將“工作簿”的名稱命名為“裝置鑑定臺賬”，輸入各裝置的詳細資訊、上次鑑定日期及到期日期（日期的輸入格式應為“年-月-日”，如：2003-10-21，如圖1）。　　
 
　　然後，選中圖1所示“提示欄”下的F2單元格，點選插入選單下的函式命令，在“插入函式”對話方塊中選擇“邏輯”函式類中的IF函式，點選[確定]按鈕，就會彈出“函式引數”對話方塊，分別在Logical_test行中輸入E2=TODAY()、value_if_true行中輸入“到期”、Value_if_false行中輸入“" "”(如圖2)，並點選[確定]按鈕。這裡需要說明的是：輸入的 "" 是英文輸入狀態下的雙引號，是Excel定義顯示值為字串時的識別符號號，即IF函式在執行完真假判斷後顯示此雙引號中的內容。為了醒目，可在“單元格屬性”中將F2單元格的字型顏色設定為紅色。
　　最後，拖動“填充柄”，填充F列以下單元格即可。
　我們知道Excel的IF函式是一個“條件函式”，它的語法是“IF(logical_test,value_if_true,value_if_false)”，具體地說就是：如果第一個引數logical_test返回的結果為真，則執行第二個引數Value_if_true的結果，否則執行第三個引數Value_if_false的結果；Excel的TODAY函式［語法是TODAY()］是返回當前系統日期的函式。
　　實際上，本文所應用的IF函式語句為IF(E2=TODAY(),"到期","")，解釋為：如果E2單元格中的日期正好是TODAY函式返回的日期，則在F2單元格中顯示“到期”，否則就不顯示，TODAY函式返回的日期則正好是系統當天的日期。　　
　　Excel的到期提醒功能就是這樣實現的。
 
24. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(1)
    　　Excel中的窗體控制元件功能非常強大，但有關它們的資料卻很少見，甚至Excel幫助檔案也是語焉不詳。本文通過一個例項說明怎樣用窗體控制元件快速構造出動態圖表。
　　假設有一家公司要統計兩種產品(產品X，產品Y)的銷售情況，這兩種產品的銷售區域相同，不同的只是它們的銷售量。按照常規的思路，我們可以為兩種產品分別設計一個圖表，但更專業的辦法是隻用一個圖表，由使用者選擇要顯示哪一批資料——即，通過單元按鈕來選擇圖表要顯示的資料。
　　為便於說明，我們需要一些示例資料。首先在A列輸入地理區域，如圖一，在B2和C2分別輸入“產品X”和“產品Y”，在B3:C8區域輸入銷售資料。
　　一、提取資料
 
　　接下來的步驟是把某種產品的資料提取到工作表的另一個區域，以便建立圖表。由於圖表是基於提取出來的資料建立，而不是基於原始資料建立，我們將能夠方便地切換提取哪一種產品的資料，也就是切換用來繪製圖表的資料。
 
　　在A14單元輸入=A3，把它複製到A15:A19。我們將用A11單元的值來控制要提取的是哪一種產品的資料(也就是控制圖表要描述的是哪一批資料)。現在，在A11單元輸入1。在B13單元輸入公式=OFFSET(A2,0,$A$11)，再把它複製到B14:B19。
 
　　OFFSET函式的作用是提取資料，它以指定的單元為參照，偏移指定的行、列數，返回新的單元引用。例如在本例中，參照單元是A2(OFFSET的第一個引數)，第二個引數0表示行偏移量，即OFFSET返回的將是與參照單元同一行的值，第三個引數($A$11)表示列偏移量，在本例中OFFSET函式將檢查A11單元的值(現在是1)並將它作為偏移量。因此，OFFSET(A2,0,$A$11)函式的意義就是：找到同一行且從A2(B2)偏移一列的單元，返回該單元的值。
 
 25. 辦公小絕招 構造Excel動態圖表(2)
 　　現在以A13:B19的資料為基礎建立一個標準的柱形圖：先選中A13:B19區域，選擇選單“插入”→“圖表”，接受預設的圖表型別“柱形圖”，點選“完成”。檢查一下：A13:B19和圖表是否確實顯示了產品X的資料；如果沒有，檢查你是否嚴格按照前面的操作步驟執行。把A11單元的內容改成2，檢查A13:B19和圖表都顯示出了產品B的資料。
　　二、加入選項按鈕
　　第一步是加入選項按鈕來控制A11單元的值。選擇選單“檢視”→“工具欄”→“窗體”(不要選擇“控制元件工具箱”)，點選工具欄上的“選項按鈕”，再點選圖表上方的空白位置。重複這個過程，把第二個選項按鈕也放入圖表。
　　右擊第一個選項按鈕，選擇“設定控制元件格式”，然後選擇“控制”，把“單元格連結”設定為A11單元，選中“已選擇”，點選“確定”，如圖二。
　　把第一個選項按鈕的文字標籤改成“產品X”，把第二個選項按鈕的文字標籤改成“產品Y”(設定第一個選項按鈕的“控制”屬性時，第二個選項按鈕的屬性也被自動設定)。點選第一個選項按鈕(產品X)把A11單元的值設定為1，點選第二個選項按鈕把A11單元的值設定為2。
　　點選一下圖表上按鈕之外的區域，然後依次點選兩個選項按鈕，看看圖表內容是否根據當前選擇的產品相應地改變。
　　按照同樣的辦法，一個圖表能夠輕鬆地顯示出更多的資料。當然，當產品數量很多時，圖表空間會被太多的選項按鈕塞滿，這時你可以改用另一種控制元件“組合框”，這樣既能夠控制一長列產品，又節約了空間。
　　另外，你還可以把A11單元和提取出來的資料(A13:B19)放到另一個工作表，隱藏實現動態圖表的細節，突出動態圖表和原始資料。
 
26. Excel中三表“巢狀”成一表
　　問題的提出：期末考試完後，學校領導要我出一份簡報，以反映全校的教學情況（簡報的式樣見表一）。我已經在Excel中儲存有：全校各班各科任課教師名單（見表二）、全校各班各科平均成績（見表三）、全校各班各科及格率（見表四）等基本資料，可以說只要把這後三張表的資料綜合到一起也就完成了簡報的製作。全校有50多個班，考試科目又多，把上述資料再輸一遍，工作量之大是可想而知的。好在這三種表格的式樣基本相同，於是我先採用逐級逐科“複製→貼上”的方法來工作。但是這要不斷地選、不斷地複製、不斷地在視窗間切換，費時費力且易出錯。“如果後三種表格能向Flash中的透明圖層一樣相互巢狀就好了”，在這種理念的驅動下，我大膽探索，終於找到了解決Excel表格“巢狀”的方法。
　　解決的方法：怎樣才能實現Excel中表格的“巢狀”呢？方法其實很簡單，下面我們一起來看看吧！
　　1. Excel中新建一名為“簡報”的檔案，並按式樣繪製表一。
　　2. 開啟表二，在各科目的後面插入兩個空列（這主要是為了與表一的式樣相同）。
　　3. 選定各學科的任課教師名單，執行“複製”命令。
　　4. 將視窗切換到表一，選擇相應的目標單元格，執行“編輯→選擇性貼上”命令。
　　5. 在“選擇性貼上”對話方塊的最下面選中“跳過空單元”選項（這一步可是表格“巢狀”的關鍵），單擊“確定”。這樣我們就完成了表二“巢狀”到表一的工作。
　　6. 分別開啟表三、表四，重複執行2—5步驟，將表三、表四也“巢狀”到表一中。簡報的製作就這樣輕鬆完成了。
　　當我在短時間內將簡報清樣送到領導手中時，他們的吃驚程度是可想而知的。其實我想說：“這沒什麼，精彩的還在以後呢！呵呵。”
27. 巧用Excel建立資料庫大法
    　　日常工作中，我們常常需要建立一些有規律的資料庫。例如我為了管理全鄉的農業稅，需建立一資料庫，該資料庫第一個欄位名為村名，第二個欄位名為組別。我鄉共19個村，每個村7～17個組不等，共計258個組。這個資料庫用資料庫軟體（哪怕是Visual FoxPro 6.0或是Access97等高檔次的）很不好建立——逐個兒輸入嗎，只有傻瓜才有這種想法。用Access巨集或FoxPro程式設計來輸入吧，這些資料似乎還嫌不夠規則（每個村對應的組數不一定相同），這個程式編寫可就不那麼簡單了，除非你是程式設計高手兼程式設計迷，否則可有小題大作之嫌了。
　　其實Excel提供了一些很有用的功能，可讓我們任何一個人都可輕鬆搞定這些資料庫：
　　第一步：開啟Excel97（Excel2000當然也行），在A列單元格第1行填上“村名”，第2行填上“東山村”，第19行填上“年背嶺村”（注：東山17個組，2＋17=19據此推算），第28行填上“橫坡村”（演算法同前，牛背嶺村9個組：19＋9=28），如此類推把19個村名填好。
　　第二步：在第B列第1行填上“組別”，第2行填上“第1組”並在此按滑鼠右鍵選擇“複製”把這三個字複製剪貼簿，然後在每一個填有村名的那一行的B列點一下滑鼠右鍵選擇“貼上”在那裡填上一個“第1組”。
　　第三步；用滑鼠點選選中A2“東山村”單元格，然後把滑鼠單元格右下角（此時滑鼠變為單“十”字形），按住滑鼠往下拖動，拖過的地方會被自動填上“東山村”字樣。用同樣的方法可以把其它村名和組別用滑鼠“一拖了之”。填組別時你別擔心Excel會把組別全部填為“第1組”，只要你別把“第1組”寫成“第一組”，Excel會自動把它識別為序列進行處理。所以拖動“第1組”時，填寫的結果為“第2組”“第3組”……填完這兩個欄位後，其它的資料可以繼續在Excel中填寫，也可等以後在資料庫軟體中填寫，反正勞動強度差不多。
　　第四步：儲存檔案。如果你需要建立的是Access資料庫，那麼別管它，就用Excel預設的“.xls”格式儲存下來。如果你需要建立的是FoxPro資料庫，那麼請以Dbase 4 （.dbf）格式儲存檔案。
　　第五步：如果需要的是Access資料庫，那麼你還必需新建一個Access資料庫，在“新建表”的對話方塊裡，你選擇“匯入表”然後在匯入對話方塊中選擇你剛剛存檔的“.xls”檔案。（什麼？你找不到？！這個對話方塊預設的檔案型別是Microsoft Access，只要你改為Microsoft Excel 就能找到了），選擇好匯入檔案後，你只要注意把一個“第一行包含列標題”的核取方塊 芯託辛耍ㄈ綣 你不需要ID欄位，你可以在Access向你推薦主關鍵字時拒絕——選擇“不要主關鍵字”），其餘的你都可視而不見，只管按“下一步”直至完成。匯入完成後你可以打資料庫進行使用或修改。如果你需要的是FoxPro資料庫，那麼更簡單，可以直接用FoxPro開啟上一步你存檔的“.dbf”檔案，根據需要進行一些諸如欄位寬度、欄位資料型別設定就可以使用了。
　　說到這裡，你可能會說“呀，太簡單了，我也會”，那麼好了，我寫這篇文章的目的就是要大家儘可能不再做那些很麻煩的事，“該偷懶時就偷懶”嘛。
 
28. Excel最新提速大法之12絕招
　Excel是一個全能的電子表格，它功能強大、操作方便，除了可以快速地生成、格式化各種表格外，還可以對錶格中的資料完成很多資料庫的功能。下面向您介紹幾個快速使用Excel的方法技巧。
　　1、快速啟動Excel。若您日常工作中要經常使用Excel，可以在啟動Windows時啟動它，設定方法：(1)啟動“我的電腦”進入Windows目錄，依照路徑“Start Menu/Programs/啟動”來開啟“啟動”資料夾：(2)開啟Excel 所在的資料夾，用滑鼠將Excel圖示拖到“啟動”資料夾，這時Excel的快捷方式就被複制到“啟動”資料夾中，下次啟動Windows就可快速啟動Excel了。
　　若Windows已啟動，您可用以下方法快速啟動Excel。方法一：雙擊“開始”選單中的“文件”命令裡的任一Excel工作簿即可。方法二：用滑鼠從“我的電腦”中將Excel應用程式拖到桌面上，然後從快捷選單中選擇“在當前位置建立快捷方式”以建立它的快捷方式，啟動時只需雙擊其快捷方式即可。
　　2、快速獲取幫助。對於工具欄或螢幕區，您只需按組合鍵Shift＋F1，然後用滑鼠單擊工具欄按鈕或螢幕區，它就會彈出一個幫助視窗，上面會告訴該元素的詳細幫助資訊。
　　3、快速移動或複製單元格。先選定單元格，然後移動滑鼠指標到單元格邊框上，按下滑鼠左鍵並拖動到新位置，然後釋放按鍵即可移動。若要複製單元格，則在釋放滑鼠之前按下Ctrl即可。
　　4、快速查詢工作簿。您可以利用在工作表中的任何文字進行搜尋，方法為：(1)單擊工具欄中的“開啟”按鈕，在“開啟”對話方塊裡，輸入檔案的全名或部分名，可以用萬用字元代替；(2)在“文字屬性”編輯框中，輸入想要搜尋的文字，最好是您認為是唯一的單詞或短語，以便搜尋更容易成功；(3)選擇“開始查詢”即可。在找到滿足條件的檔案前，“開啟”對話方塊的狀態列都會顯示“找到了0個檔案”的資訊，您應該耐心等待，只有當“開啟”按鈕由灰化狀態變成可用狀態時，才表明搜尋結束。
　　5、快速列印工作表。若選擇“檔案”選單中“列印”命令來列印，會出現“列印”對話方塊讓您選擇，程式繁瑣。若要跳過該對話方塊，您可以單擊“常用”工具欄上的“列印”按鈕或者按下Shift鍵並單擊“列印預覽”按鈕，Excel將使用“選定工作表”選項列印。
　　6、快速切換工作表。按Ctrl＋PageUp組合鍵可啟用前一個工作表，按Ctrl＋PageDown組合鍵可啟用後一個工作表。您還可用滑鼠去控制工作表底部的標籤滾動按鈕快速地移動工作表的名字，然後單擊工作表進行切換。
　　7、快速切換工作簿。對於較少工作簿切換，可單擊工作簿所在視窗。要對多個視窗下的多個工作進行切換，用“視窗”選單最方便。“視窗”選單的底部列出了已開啟了工作簿的名字，要直接切換到一個工作簿，從“視窗”選單選擇它的名字即可。“視窗”選單最多能列出9個工作簿，若多於9個，“視窗”選單則包含一個名為“多視窗”的命令，選用該命令，則出現一個按字母順序列出所有已開啟的工作簿名字的對話方塊，只需單擊其中需要的名字即可。
　　8、快速插入Word表格。Excel可以處理Word表格中列出的資料，您可用以下方法快速插入Word表格：(1)開啟Word表格所在的檔案；(2)開啟要處理Word表格的Excel檔案，並調整好兩視窗的位置，以便能看見表格和要插入表格的區域；(3)選中Word中的表格；(4)按住滑鼠左鍵，將表格拖到Excel視窗中，鬆開滑鼠左鍵將表格放在需要的位置即可。
　　9、快速連結網上的資料。您可以用以下方法快速建立與網上工作簿中資料的連結：(1)開啟Internet上含有需要連結資料的工作簿，並在工作簿選定資料，然後單擊“編輯”選單的“複製”命令；(2)開啟需要建立連結的Excel工作簿，在需要顯示連結資料的區域中，單擊左上角單元格；(3)單擊“編輯”選單中的“選擇性貼上”命令，在“選擇性貼上”對話方塊中，選擇“貼上連結”按鈕即可。若您想在建立連結時不開啟Internet工作簿，可單擊需要連結處的單元格，然後鍵入(=)和URL地址及工作簿位置，如：=http://www.Js.com/[filel.xls]。
　　10、快速建立工具欄。通過工具欄您可以快捷地訪問常用的命令或自定義的巨集，您可以根據需要快速建立自己的工具欄。方法為：單擊“工具”選單中的“自定義”命令，選擇“工具欄”選項卡，單擊“新建”按鈕，輸入“新建工具欄”名稱，然後單擊“確定”。這時新建工具欄出現在視窗，您就可以用滑鼠把其他工具欄中的按鈕拖到新建工具欄中，該按鈕就會在此“落戶”。若在拖動時按著Ctrl鍵，則會將按鈕複製過來。注意：不能將按鈕拖到“自定義”對話方塊或工作表中，否則該按鈕將會被刪除。
　　11、利用模板建立工作簿。模板是一用來作為建立其它工作簿的框架形式，利用它可以快速地建立相似的工作簿。建立模板方法為：(1)開啟一個要作為模板的工作簿；(2)選擇“檔案”選單中“另存為”命令，開啟“另存為”對話方塊；(3)在“檔名”框中輸入模板的名字，從“儲存型別”列表中選定“模板(＊.xlt)”選項，這時“儲存位置”會自動切換到預設的模板資料夾Templates資料夾；(4)在“儲存位置”中選擇“電子表格模板”資料夾，單擊“儲存”即可。這樣，您就可以根據該模板快速建立新工作簿了。
　　12、用“超級連線”快速跳轉到其它檔案。用超級連結在各個位置之間跳轉十分方便，若您要切換到其它檔案，只需用滑鼠指向帶有下劃線的藍色超級連結檔案，然後單擊滑鼠即可跳轉到超級連結所指向的子位置上去，看完後若要返回，只需單擊“Web”工具欄上的“返回”按鈕即可。
29. Excel列印故障問答錦囊
　問：我想列印彩色的頁首，卻不能為頁首應用彩色格式。如何解決？　　
　　答：頁首中的文字只能列印為黑色，即便使用彩色印表機，也不能對頁首和頁尾中的文字應用彩色。要列印彩色頁首，可以使用列印標題代替頁首。例如，要在每頁的頂端列印公司的徽標與地址，將徽標與地址資訊放置在工作表的前幾行；在“檔案”選單上，單擊“頁面設定”，單擊“工作表”選項卡，然後在“頂端標題行”框中，輸入包含徽標與地址的行。　　
　　問：我使用“格式”選單上的“背景”命令，為工作新增了背景圖案，但列印時，卻沒有列印工作表背景。為什麼？如何解決？　　
　　答：用“格式”選單上的“背景”命令新增到工作表中的背景圖案不會被列印出來。但用“插入”選單中的“圖片”命令新增到工作表中的圖案和用“格式”選單上的“單元格”命令新增到工作表中的單元格背景圖案或陰影，都會被列印出來。　　
　　問：在我列印工作表時，Excel忽略了所設定的分頁符。為什麼？　　
　　答：如果已設定讓Excel將工作簿列印到特定數目的頁面中，那麼，Excel將忽略已設定的手動分頁符，並縮小列印工作表的尺寸。若要將工作表列印到指定的頁數中並使用手動插入的分頁符，請單擊“檔案”選單上的“頁面設定”，再單擊“頁面”選項卡，然後單擊“縮放比例”。如果“縮放比例”不能產生預期效果，你可以在設定列印區域時，將其中的每一頁都選定為獨立的區域，Excel會將列印區域中不相鄰的區域列印到獨立的頁面上。　　
　　問：我在工作表中設定了多個列印區域後，Excel卻不能將多個列印區域列印到同一頁上。如何解決？　　
　　答：如果列印區域中包含工作表中的不相鄰區域，在預設情況下，Excel將把每個區域列印到單獨的頁面上。你可以使用下列方法指定工作表中的獨立區域，並將它們列印到同一頁面上。　　
　　1．將不相鄰的列列印到相鄰的位置上：選定不想列印的列，點選“格式”選單中的“列”，然後單擊“隱藏”。設定一個包含所有列的列印區域，其中也包括隱藏的列。　　
　　2．將不相鄰的行列印到上下相鄰的位置上：選定不想列印的行，點選“格式”選單中的“行”，然後單擊“隱藏”。設定一個包含所有行的列印區域，其中也包括隱藏的行。
 
30. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(1)
　　銀行中的利息計算起來非常的煩瑣，讓大多數沒有學過專業財會方面的人都感到束手無策，比如在銀行方面的住房貸款及個人儲蓄等方面。MSOFFICE中的Excel計算完全可以讓你解除這方面的煩惱。請跟我著往下關於這兩個問題的例項解決方法。
　　Excel 2002中的PMT函式，通過單、雙變數的模擬運算來實現貸款的利息計算。通過講解，相信讀者可以很方便地計算分期付款的利息，以及選擇分期付款的最優方案。
　　固定利率的付款計算
　　PMT函式可基於固定利率及等額分期付款方式，根據固定貸款利率、定期付款和貸款金額，來求出每期(一般為每月)應償還的貸款金額。先來了解一下PMT函式的格式和應用方式：
　　PMT(Rate，Nper，Pv，Fv，Type)
　　其中各引數的含義如下：
　　Rate：各期利率，例如，如果按4.2%的年利率借入一筆貸款來購買住房，並按月償還貸款，則月利率為4.2%/12(即 0.35%)。使用者可以在公式中輸入4.2%/12、0.35%或0.0035作為Rate的值。
　　Nper：貸款期數，即該項貸款的付款期總數。例如，對於一筆10年期按月償還的住房貸款，共有10×12(即120)個償款期數。可以在公式中輸入120作為Nper的值。
　　Pv：現值，或一系列未來付款的當前值的累積和，也就是貸款金額。
　　Fv：指未來終值，或在最後一次付款後希望得到的現金餘額。如果省略Fv，則假設其值為零，也就是一筆貸款的未來值為零，一般銀行貸款此值為0。
　　Type：數字0或1，用以指定各期的付款時間是在期初還是期末。如果為0或預設，表明是期末付款，如果為1，表明是期初付款。
 
31. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(2)
　浮動利率的付款計算
　下面結合例項講解利用該函式的具體計算方法，假定採用分期付款的方式，使用者貸款10萬元用於購買住房，如果年利率是4.2%，分期付款的年限是10年，計算該使用者在給定條件下的每期應付款數。
　如圖1所示，在單元格A1、B1、A2、B2、A3、B3中分別輸入給定條件，D2~D11中分別輸入不同的利率條件，按照下列步驟進行計算：　　
　　1.選定要輸入公式的單元格E1，可以直接輸入公式“=PMT(B3/12，B2*12，-B1)”，返回一個值1021.98，這個值就是使用者每月的付款額，圖1中的B4與E1單元格的輸入公式相同，這一步也可以利用貼上函式來輸入函式；操作過程是：單擊“常用”工具欄中的“貼上函式”按鈕，彈出“貼上函式”對話方塊。在“函式分類”框中選擇“財務”，在“函式名”列表框中選擇“PMT”。
　　2.單擊“確定”按鈕，出現如圖2所示的“公式選項板”，在“Rate”框中輸入利率“B3/12”，即把年利率轉換成月利率；在“Nper”框中輸入“B2*12”，即把支付的年限換算成支付的月數；在“Pv”框中輸入貸款金額“-B1”(加入負號是為返回一個正值)。
　　3.單擊“確定”按鈕，即可在E1單元格中得到年利率為4.2%條件下，分期付款每期應付的金額數。
　　4.選定包含輸入數值和公式的範圍，選擇“資料”選單中的“模擬運算表”命令，出現 “模擬運算表”對話方塊。
　　5.由於變數的替換值排在一列中，因此單擊“輸入引用列的單元格”文字框，然後輸入“B3”。
　　6.單擊“確定”按鈕，得到如圖3所示的結果，即得出在不同利率條件下每月應付的金額數。使用者即可根據自己的需要進行選擇。
　　上述計算運用的是單變數模擬運算，就是考查一個值的變化(這裡是利率的變化)對公式的計算結果的影響程度。
　　由於我國現行的貸款利率由政府統一規定，所以較少出現上述的計算。隨著市場經濟的深化和我國加入WTO，利率市場化的步伐也逐步加快，國家已要求各地在適當的時候和合適的條件下實施利率市場化改革，到那時必將出現不同利率的貸款，使用者就可以更多地利用上述方法計算貸款利息了。
 
32. Excel計算住房貸款和個人儲蓄(3)
 　　浮動利率、浮動年限的付款計算
　　使用者在計算住房貸款時，根據個人經濟條件往往會考慮不同的利率和不同的分期付款年限條件下的每月付款額。這種情況下的計算只要在上述計算的基礎上加一個變數，也就是雙變數模擬運算表，即輸入兩個變數的不同替換值，然後計算這兩個變數對公式的影響。
　　當計算不同利率不同年限的分期付款額時，需要建立有兩個變數的模擬運算表，一個表示不同的利率，另一個表示不同的付款年限，具體操作如下：
　　1.建立如圖4所示的表格，在單元格B6中輸入公式“=PMT(B3/12，B2*12，-B1)”，使用者要注意的是不同的利率值輸入在一列中，必須在PMT公式的正下方，不同年限輸入在一行中，行輸入項必須在公式的右側。
　　2.選定包含公式及輸入值的行和列的單元格資料。選擇“資料”選單中的“模擬運算表”命令，出現一個“模擬運算表”對話方塊。
　　3.由於付款年限被編排成行，因此在“輸入行的引用單元格”文字框中輸入“B2”，年利率被編排成列，在“輸入列的引用單元格”文字框中輸入“B3”。
　　4.單擊“確定”按鈕，即可得到如圖5所示的運算結果。
　使用者可以根據個人實際情況，代入相應資料後，選擇適合自己的分期付款利率和年限的支付方案。以上僅僅介紹了Excel 2002中的PMT函式計算貸款條件下的分期付款額，這個公式還可以用來計算使用者的零存整取儲蓄額，如使用者想在幾年後達到一定的存款額，給定存款利率和年限條件，利用該函式可計算出每月應存入銀行的金額數。另外，該函式還可以用於計算個人的保險、養老金等的分期投入額。大家可以用自己的資料來計算一下。
 
33. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(1)
　　因工作的需要，我常常用EXCEL處理大量的表格文件，感到一個最頭痛的問題就是文字的錄入，由於本人的錄入速度不高，使我不得不常常加班加點地幹，才能勉強完成老闆交給的任務。經過多年來的不斷摸索，我發現了一些能提高EXCEL輸入速度的小招式，現歸納出來，希望大家能喜歡。
　　第一招--內嵌序列法。如果你經常需要輸入一些有規律的序列文字，如數字（1、2……）、日期（1日、2日……）等，可以利用EXCEL內嵌的序列來實現其快速輸入：
　　先在需要輸入序列文字的第1、第2兩個單元格中輸入該文字的前兩個元素（如"甲、乙"）。同時選中上述兩個單元格，將滑鼠移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時（我們通常稱其為"填充柄"），按住滑鼠左鍵向後（或向下）拖拉至需要填入該序列的最後一個單元格後，鬆開左鍵，則該序列的後續元素（如"丙、丁、戊……"）依序自動填入相應的單元格中。
　　第二招--右鍵拖拉法。有時需要輸入一些不是成自然遞增的數值（如等比序列：2、4、8……），我們可以用右鍵拖拉的方法來完成：
　　先在第1、第2兩個單元格中輸入該序列的前兩個數值（2、4）。同時選中上述兩個單元格，將滑鼠移至第2個單元格的右下角成細十字線狀時，按住右鍵向後（或向下）拖拉至該序列的最後一個單元格，鬆開右鍵，此時會彈出一個選單（如圖 1），選"等比序列"選項，則該序列（2、4、8、16……）及其"單元格格式"分別輸入相應的單元格中（如果選"等差序列"，則輸入2、4、6、8……）。
 
　　 第三招--定義序列法。單位裡職工的姓名是經常需要輸入的，有的職工姓名中含有生僻的字輸入極為困難，如果我們一次性定義好"職工姓名序列"，以後輸入就快多了：
　　將職工姓名輸入連續的單元格中，並選中他們，用"工具→選項"命令開啟"選項"對話方塊（如圖 2），選"自定義序列"標籤，先後按"匯入"、"確定"按鈕。以後在任一單元格中輸入某一職工姓名（不一定非得是第1位職工的姓名），用"填充柄"即可將該職工後面的職工姓名快速填入後續的單元格中。
　　第四招--自動更正法。因工作的需要，我常常需要將一些國家標準的名稱（如"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"）輸入單元格中，對這些文字的輸入要求即準確又必須統一。我利用"自動更正"功能解決了為一難題：
　　用"工具→自動更正"命令，開啟"自動更正"對話方塊（如圖 3），在"替換"下面的方框中填入"G300"，在"替換為"下面的方框中填入"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"，然後按確定按鈕。以後在單元格中輸?quot;G300"（注意：G一定要大寫！）確定後，系統會自動將期改正為"《建築安裝工程質量檢驗評定統一標準》[GBJ300-88]"，既快速又準確、統一。
　　特別需要指出的是：如果表格中需要文字"G300"時，你可以先輸入"G3000"及後面的文字，然後再將"1"刪除即可。
　　你可以依照上述方法將有關文字一性定義好，方便以後使用。特別指出的是：在這裡定義好的自動更正詞條在OFFICE系列其他應用程式（如WORD）中同樣可以使用。
　　第五招--函式合併法。我經常需要輸入一些施工企業的名稱（如"馬鞍山市第九建築安裝工程有限責任公司"等），這些文字大同小異，如果採取上?"自動更正"法，多了以後自己可能也記不清其程式碼了（你可以打一外一覽表，擺在電腦前供查詢），這時我們可以用EXCEL的一個函式來實現類似這些文字的快速輸入：
　　假定上述文字需要輸入某一工作薄的Sheet1工作表的D列中（如D2單元格），我們先在Sheet2工作表中的兩後單元格（如A1和B1）中輸入文字"馬鞍山市"和"建築安裝工程有限責任公司"，然後在Sheet1有D2單元格中輸入公式：=CONCATENATE(Sheet2!$A$1,C2,Sheet2!$B$1)，以後我們只要在C2單元格中輸入"第九"，則D2單元格中將快速輸入"馬鞍山市第九建築安裝工程有限責任公司"文字。
　　對於這一招有三點值得說明：①我們可以用填充柄將上述公式複製到B列的其他單元格中，以後只要在C列相應的單元格中輸入某企業名稱的關鍵詞（如"第九"），則該企業的全稱將填入到D列相應的單元格中。②為了便於公式的複製，我們再公式中對單元格的引用採取了"絕對引用"（如Sheet2A1和Sheet2B1，這部分單元格不隨公式的複製而發生變化，加上"$"符號即表示絕對引用）和"相對引用"（如C2單元格，我們沒有加"$"符號，該單元格會隨著公式的複製而自動作相應的調整）。③這樣做工作表中就會多出一列（C列），我們在列印時不希望將它列印出來，我們選中該列後右擊滑鼠，在隨後彈出的選單中?"隱藏"項，即可將該列隱藏起來而不被列印出來。
 
34. 提高EXCEL錄入速度十大絕招(2)
　　第六招--一次替換法。有時候我們在一張工作表中要多次輸入同一個文字，特別是要多次輸入一些特殊符號（如※），非常麻煩，對錄入速度有較大的影響。這時我們可以用一次性替換的方法來克服這一缺陷：
　　先在需要輸入這些符號的單元格中輸入一個代替的字母（如X。注意：不能是表格中需要的字母），等表格製作完成後，用"編輯替換"命令（或按Ctrl+H鍵），開啟"替換"對話方塊（如圖 4），在"查詢內容"下面的方框中輸入代替的字母"X"，在"替換值"下面的方框中輸入"※"，將"單元格匹配"前面的"∨"號去掉（否則會無法替換），然後按"替換"按鈕一個一個去替換（如果表格中確實需要字母x時，這樣做就可達滿足這要求。注意：此時滑鼠最好選定在需要替換的單元格前面的單元格中，最好選定A1單元格。），也可以按"全部替換"按鈕，一次性全部替換完畢（這樣做表格中所有的x都被替換掉，且滑鼠可以選定在任何單元格中）。
 
　　第七招--快速複製法。有時後面需要輸入的文字前面已經輸入過了，可以採取快速複製（不是通常的Ctrl+C、Ctrl+X、Ctrl+V）的方法來完成輸入：
　　①如果需要在一些連續的單元格中輸入同一文字（如"磚混結構"），我們先在第1個單元格中輸入該文字，然後用"填充柄"將期複製到後續的單元格中。
　　②如果需要輸入的文字前面在同一列中前面已經輸入過，當你輸入該文字前面幾個字元時，系統會提示你，你只要直接按下"Enter"鍵就可以把後續文字輸入。
　　③如果需要輸入的文字和上一個單元格的文字相同，可以直接按下Ctrl+'鍵就可以完成輸入。
　　④如果多個單元格需要輸入同樣的文字，我們可以在按住Ctrl鍵的同時，用滑鼠點選需要輸入同樣文字的所有單元格，然後輸入該文字，再按下"Ctrl+Enter"鍵即可。
　　第八招--定義格式法。有時我們需要給輸入的數值加上單位（如"平方米"等），少量的我們可以直接輸入，而大量的如果一個一個地輸入就顯得太慢了。我們?quot;自定義"單元格格式的方法來實現單位的自動輸入：
　　我們先將數值輸入相應的單元格中（注意：僅限於數值！），然後在按住Ctrl鍵的同時，選取所在需要加同一單位的單元格，用"格式→單元格"命令，開啟"單元格格式"對話方塊（如圖 5），在"數字"標籤中，選中"分類"下面的"自定義"選項，再在"型別"下面的方框中輸入"#"平""方""米""，按下確定鍵後，單位（平方米）即一次性加到相應數值的後面。
　　第九招--定義片語法。對於一些經常需要輸入的文字（如"建築工程質量監督"），我認為，採取利用輸入法的"手工造?quot;功能來實現比較好（此處以"五筆輸入法"為例）：
　　啟動"五筆輸入法"，用滑鼠右擊狀態條，選"手工造詞"選項，開啟"手工造詞"對話方塊（如圖 6），在"詞語"後面的方框中輸入片語（如"建築工程質量監督"，最多20個漢字， 夾雜一些符號也可以），在"外碼"後面的方框中輸入"編碼"（最好採用系統自動生成的外碼，他符號該輸入法的編碼規則，便於記憶和使用），然後先後按"新增"和"關閉"按鈕。以後可以象輸入其他片語一樣輸入你自定義的片語。
　　第十招--零找碎敲法。下面這些方法與輸入看起來沒有直接的關係，但簡化了對EXCEL的設定過程，自然也就提高了錄入速度：
　　①大家知道，如果向EXCEL中輸入位數比較多的數值（如身份證號碼），則系統會將其轉為科學記數的格式，為與我們的輸入原意不相符，解決的方法是將該單元格中的數值設定成"文字"格式。如果用命令的方法直接去設定，自然很慢。其實我們在輸入這些數值時，只要在數值的前面加上一個小"'"就可了（注意：該"'"必須是在英文狀態下輸入）。
　　②如果某個單元格中輸入的文字一行容不下，我們在按住"Alt"鍵的同時，按下"Enter"鍵就可以快速強行讓其轉行。
　　以上十招保準能使你的錄入速度大大提高，不信？！請你試試看。如果各位有什麼更好的高招，別忘了告訴後，在下在此先謝過了！！！
35. EXCEL大量資料快速錄入技巧(1)
　　高考及其他許多類似工作有大量的資料需要錄入，為了便於彙總，各校必須統一格式，所以一般由上級主管部門設計好一個資料庫，再輔之以一個錄入的介面。這樣雖然操作起來非常直觀，但絲毫不能減輕資料錄入的工作量（除了自動編號之外）。仔細研究一下他們的資料庫和資料構成，我們就可以放棄那些漂亮的錄入介面，在EXCEL2000中輕鬆完成。
 
　　一、表頭的設計處理
　　首先要自己設計一張工作表。表頭上的表項設定，必須建立在對上級部門資料庫的認真剖析的基礎之上。如果是傳統的DBF資料庫，當然可以直接在EXCEL中進行相關操作；如果是ACCESS資料庫，經過適當處理，我們也可以在EXCEL2000中對它進行操作。實在不行，那就逐項記錄下所要錄入的資料項，自己設計一個表頭也是可以的。表頭最好用漢字註明，這樣可以避免錄入時出現張冠李戴的情形，需要時再適當調整一下就行了。
　　二、“查詢、替換”和“自動更正”功能的巧用
　　再來分析一下這些資料：在“畢業學校”一欄，有好多個學生畢業於同一所學校，重複輸入效率肯定不高。對，有了，先自己定義幾個字元來臨時替代一下各個學校的名稱（如用“4Z”代表“棗陽市第四中學”，等全部完成後再按“Ctrl+H”把所有的“4Z”全部替換為“棗陽市第四中學”不就行了？
　　[提示：儘量用一些簡單好記、易錄入、不會與其他內容發生混淆的字元來執行替換，不過不要光顧了簡單好記，否則，你用“4”代替“棗陽市第四中學”試試，做了“全部替換”後可別罵人喲！]
　　如果你連Ctrl+H這一步也想省去，你可以試試EXCEL的“自動更正”功能。使用自動更正功能，可以簡化使用者對大量重複資料的輸入操作，例如可以將上面的“4z”定義更正為“棗陽市第四中學”，定義的方法是：
　　1.從工具選單中選擇“自動更正”，開啟自動更正對話方塊。
　　2.在“替換”框中輸入資料， 如：“4z”，在“替換為”框中輸入資料，如：“棗陽市第四中學”，單擊“新增”，再單擊 “確定”。
　　之後，只需在單元格中輸入“4z”兩字，即會自動更正為“棗陽市第四中學”。
　　三、輸入法的自動切換
　　在輸入資料時，一張工作表中同時包含漢字、英文字母和數字，那麼對於不同的單元格，輸入時不斷地切換輸入方式也是人為增加的錄入工作量。只要作一下預處理，便可以使Excel對不同型別的單元格實現輸入法的自動切換。
　　啟動Excel 2000，新建一工作簿，取名為“2002.xls”，右鍵單擊工作表標籤“Sheet1”，選擇“重新命名”，改名為“學籍登記表”。先將小張經常使用的“智慧陳橋輸入法”設為預設漢字輸入法：單擊右下角的“En”圖示，選擇“屬性”，在出現的對話方塊中選擇語言標籤下的“智慧陳橋輸入平臺”，單擊[設為預設值]並確認。按上述設計輸入表頭內容，然後選中“姓名”、“性別”等需要輸入漢字的那些列，在選單中依次選擇“資料→有效性→輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉選單框中選擇“開啟”，單擊[確定]按鈕（如圖1）。再選擇其他各列，同上操作步驟，調出“輸入法模式”選項卡，在“模式”下拉選單框中選擇“關閉（英文模式）”，單擊[確定]按鈕即可。
　經過這樣簡單的處理之後，在錄入過程中，當插入點處於不同的單元格時，Excel 2000能夠根據我們進行的設定自動在中英文輸入法間進行切換，省去了來回進行中英文切換的麻煩
 
36. EXCEL大量資料快速錄入技巧(2)
 
四、不定長資料的預處理
　　對於學生家庭住址這一欄，列寬該如何設定呢？太寬了會造成表格過寬左右滾動不方便，太窄又怕萬一哪個學生的地址比較長，豈不被它右邊的列給擋住了？不要緊，有兩招都是專門對付這種情況的：
　　第一招、在“家庭住址”列上方單擊，選中整列，依次選擇選單“格式→單元格→對齊”，在“文字控制”下選中“縮小字型填充”核取方塊（如圖2），單擊[確定]按鈕，調整該列到合適的列寬。這樣如果某個同學的地址超過了單元格的寬度，Excel能夠自動縮小字元的大小把資料調整到與所設列寬一致，以使資料全部顯示在單元格中。即使以後對這些單元格的列寬進行了更改，其中的字元也可乖乖地自動增大或縮小字號，以適應新的單元格列寬。
　　第二招、選中“家庭住址”列後，勾選圖2中的“自動換行”核取方塊後，Excel能根據列的寬度和文字內容的長度自動換行，這樣就不必眯起眼睛去忍受那些小字了！
　　五、讓EXCEL也“自動編號”
　　我們都知道，EXCEL的自動填充是它的一大特色功能。利用它來進行序號的“自動編制”，簡直就像是量體裁衣一樣方便。一般自動填充的方法都是用滑鼠左鍵指向填充柄，按住滑鼠向下拖動完成的（填充柄是位於選定區域角上的小黑塊，將滑鼠指向填充柄時，滑鼠的形狀變為黑十字。拖動填充柄可以將內容複製到相鄰單元格中，或填充日期系列）。如果表格有太多的行，這種方法不便掌握拖動的距離。這裡介紹一種本人摸索的更簡單的操作方法：用滑鼠左鍵雙擊填充柄。一切OK！注意：這樣做有時候不能達到預期的填充效果。還必須滿足下列條件：
　　1、只能縱向填充不能橫向填充。
　　2、欲填充的列的左(右)相鄰列非空，且中間無間斷，否則以上填充將在間斷處停止。
　　3、該方法對文字形式的序列也起作用。
　　六、自動定位小數位
　　因為有一大批諸如123.5之類的學生成績需要錄入，如果錄入前先進行下面的設定，將會使你的輸入速度成倍提高（可以不需要輸入小數點）。
　　單擊“工具”→“選項”→“編輯”選項卡，選中“自動設定小數點”核取方塊，在“位數”微調編輯框中鍵入需要顯示在小數點右面的位數。在此，我們鍵入“1”（如圖3）。單擊“確定”按鈕。
　　現在，在工作表的某單元格中鍵入“1235”，則在你按了Enter鍵之後，該單元格的數字自動變為“123.5”。方便多了吧！此時如果你在單元格中鍵入的是“89”，則在你結束輸入之後，該單元格中的數字自動變為“89.0”。
　　另外，如果你在“位數”框中輸入一個負數，比如“-1”，則Excel將在輸入的數字後自動添上兩個“0”。如果要暫時取消在“自動設定小數點”功能中設定的選項，可以在輸入的資料中自帶小數點。利用Excel的“自動設定小數點”的功能，對於大量帶有固定小數位的數字，或帶有固定位數的以“0”字串結尾的數字的輸入，將大大提高編輯速度。
　　七、讓表格個性化
　　為了提高工作效率，越幹越起勁，同時好為了避免錄入時間過長後出現差錯。選中整個工作表，單擊格式選單下的“自動套用格式……”，出現“自動套用格式”對話方塊，選擇一種比較你所喜歡的方案，單擊[選項]按鈕，展開對話方塊下部的“應用格式種類”選項框，為了保持前面的諸多設定，必須去掉“數字”、“對齊”、“邊框”等複選項前的選擇，只複選“字型”和“圖案”兩項，[確定]後完成設定。
　　[提示：在表格中，給單元格加上不同的顏色和底紋可以增強資料輸入時的直觀感覺，但在黑白列印時如果連顏色和底紋都打出來，表格的可視性就大打折扣了，因此使用者希望在資料處理時色彩繽紛，列印時仍舊是普通的白紙黑字。可以在“檔案”選單中選擇“頁面設定→工作表→列印→單元格單色列印”，這樣列印的表格就是普通的黑白表格了。]
　　一切準備就緒，下面就可以開始錄入了。
 

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