我常常聽到人們抱怨說自己收到的電子郵件太多，收件箱讓他們感到心煩意亂。這種說法總是讓我覺得驚訝，因為我的看法跟他們大相徑庭。
經過努力，我已經把我的收件箱打造成了一個資訊樞紐——我用它來和全球各地26個城市的4300多名員工進行日常溝通和資訊交換。這並不是說我熱衷於收發電子郵件，也不是說我從來沒有在收件箱這件事上遇到過麻煩。
但是，這些年來，我已經找到了有一些非常有用的竅門。只要按照這些方法去做，我就能非常高效地管理收件箱，電子郵件就不會成為我的負擔。
以下是這些方法的總結。如果你也有一些管理收件箱的好辦法，不妨跟帖留言。
1、如果你希望少收到電郵，那就少發電郵
在我看來，管理電子郵件的金科玉律異常簡單，那就是“少發郵件”。
我第一次注意到這個問題，是在以前的一家公司裡，當時有兩個跟我合作關係非常密切的人要離開公司了。他們都很喜歡用電郵進行溝通，而且每天工作的時間也很長，因此他們傳送了大量電子郵件。當他們在公司的時候，我們的電子郵件來往節奏似乎完全正常。只有在他們離開後，我才意識到，我收件箱裡的郵件流量減少了大約20%-30%。
事實證明，不只是他們寫的電子郵件讓我的收件箱變得如此擁擠——我寫給他們的回信，其他收件人或者抄送者寫的回信也功不可沒。
意識到這種狀況後，我決定做一個實驗：不隨便發郵件，絕對有必要的情況除外。最終結果就是，我收到的電子郵件減少了，管理收件箱的任務變得容易了。一直到現在我都堅持了這個做法。
2、把一些郵件標記為“未讀”
選中電子郵件，點選滑鼠右鍵，會顯示一系列後續選項。其中之一是“標記為未讀郵件”。通過採用這個方法，我的工作方式發生了極大轉變。
由於可以把郵件標記為未讀，我就可以快速翻閱收件箱，回覆一些最緊急的事情，刪除不相關的事情，並且把希望晚一點再處理的事情標記為“未讀郵件”。這減少了我的工作壓力，我不再需要馬上回復全部郵件了（之前我害怕某個重要的電子郵件如果不馬上處理，就會被我完全忘記，所以會馬上回復全部郵件）。把郵件標記為“未讀郵件”，也相當於列出了待辦事項。
我希望在每天結束時，標記儘可能少的“未讀郵件”，希望能把當天的郵件全部處理掉。但是如果當晚無法做到這一點，我會在第二天早上處理完前一天的“未讀郵件”。
3、建立一種常態
過去幾年裡，我一直遵循著非常有規律的作息時間：早上5：00至5：30起床；花大約一個小時來處理收件箱裡的郵件；然後看當天的新聞；吃早餐，與孩子們一起玩；鍛鍊；去辦公室；回家；哄女兒睡覺；與妻子吃晚飯；然後放鬆，通常的放鬆方式是看電視（在播廣告的時候，或者情節比較枯燥的時候，就處理我的收件箱）。
事實證明，當我堅持按照這個作息時間生活時，管理收件箱非常容易。然而，每次我對這個作息時間稍作更改（比如長時間外出旅行，或者有幾天特別忙碌），處理收件箱就會變得非常困難。
因為這會等導致一種特別麻煩的“滾雪球”效應：未讀郵件一日復一日地累積起來，產生了額外的壓力。情況每況愈下，讓我不堪重負。
我覺得，避免這種狀況的最佳方法就是確立一個日常作息時間表，並且堅持下去。本傑明-富蘭克林就是這麼做的，如果這個方法對富蘭克林有用，對你也應該有用。
4、措辭要準確
語言很重要。在寫電子郵件時要注意選擇措辭，避免產生歧義和誤解。你表達得越清楚明瞭，就越能避免混亂，因為如果郵件寫得比較含糊的話，就會有人回信問問題，以便確認情況。把郵件寫得清楚明瞭一些，你和你的團隊才能更好地把精力集中在手頭的工作上。
5、把“收件人”和“抄送”分開
可能對很多人來說，在傳送電子郵件的時候，“收件人”和“抄送”基本上是同一個意思。但其實不是。你需要區別對待它們。你給誰發郵件，你期望從誰那裡獲得回信？你要把他們放進“收件人”一欄。而誰需要大致瞭解一下情況，你就“抄送”給誰。
如果你不明確表示希望誰做出回應，你可能會收到一大堆回信。如果你只需要一個人回信，卻在“收件人”一欄裡填寫了六個人，那麼你可能就會收到六封不同的回信（出現六個不同的新主題）。
6、確認收到了郵件
這一條很簡單：如果對方把你列在“收件人”一行，你就需要回個信，表示你已經收到了他的郵件。這種回信不需要寫很長，話越少越好，比如就寫“謝謝”、“明白了”、“有道理”就行。這樣對方就知道你收到了郵件，你也不需要他再傳送額外的資訊或內容了，這樣他也可以放心。
如果你不回應，對方不知道你是否收到郵件，這樣一來，他們不僅會擔心你是否收到了郵件，還有可能再給你發一封同樣內容的電子郵件，而且這次還會抄送給其他一些人：希望那些人中有一個能夠回應。抄送的人越多，你的收件箱就可能變得越擁擠。
7、有些事情需要線上下溝通
如果使用得當，電子郵件可以成為一個很有價值的生產力工具。但如果使用不當，它也可以造成很大的破壞——比如當你使用電子郵件來溝通非常微妙、非常敏感，註定要引起爭議的問題時。
這樣的情況很常見：用電子郵件交流時，一旦出了什麼岔子，人們開始變得意氣用事，開始說一些絕不會當面說的話。我以前的一個同事稱這種狀況是“敲鍵盤的時候變得很英勇”。
如果你發現自己捲入了是非爭論的電子郵件中，請幫自己一個忙：停止發郵件。然後，要麼拿起電話，要麼直接走到那個人的辦公室去討論。面對面的互動，可以提供電子郵件所缺乏的背景，有助於防止不必要的爭論。
這些都是我多年來學到的、最寶貴的收件箱處理方法。每當我偏離這些做法時，我就一定會感覺很累……當我遵循這些做法時，電子郵件就會在我的日常工作中發揮富有價值的重大作用。（Kathy）
作者：傑夫·韋納（Jeff Weiner），Linkedin執行長。
via：騰訊科技