這是一個在知乎上看到的問題，瞬時發現自己對這方面的知識非常的欠缺。整理以下內容，算是自我學習。
一、郵件應該遵循的原則
1、禮貌原則
- 語句保持通順，標點無錯。不只是郵件，所有型別的寫作都有這一條。偶爾犯個小錯大家也會寬容。
- 公務環境請使用環境中通行的語言。不要在中文郵件中突然冒出個說英文的，非常不禮貌。
- 學會區別To和Cc。確實希望對方讀到，請務必將其放入To欄，其他可以放入Cc欄。很多人遇到只在Cc欄的情況時是不讀郵件的。
- 抬頭和落款。內部討論可以隨便，沒有開頭沒有落款都無妨。但正式一點的郵件就需要。
- 用詞。正式信函請使用規範用語，避免口語化。同事間私下討論可以稍微隨便一點，私人信函更隨便一些。
- 要儘快回覆。收到郵件後不要拖延，最好儘快回覆，哪怕是先告訴發信人您需要更多時間來給出回覆。
2、“戰地記者”原則
廢話、套話、官話、空話一概省略，直切主題是最合適的。在保證把事情說明白儘可能短，必要時可以羅嗦，不要為了短而短 ，寫完後考慮一下受眾的閱讀體驗，讓自己的郵件易於檢索。
- 長度。公務郵件和內部郵件請務必保持郵件簡短，多的內容請放進附件或打電話。
- 內容單一。一封郵件不要說兩件事，除非兩件事的確緊密相關。如果有兩個問題，請發兩封郵件，在兩個列表中討論。
3、“金字塔”原理
所有電郵都應該遵循這種結構：中心明確，分層敘事，逐層鋪開。
- 用戰地記者原理過濾一下自己所想表達的內容。找到少數的幾個重點，然後再逐一篩減直到找到有且只有一個的中心，先將這個“點”暫時列為自己所有表述的最終目的。
- 分析郵件接受者對於這個中心點的理解程度。如果不言而喻，則降級到下一中心點，如果可能不甚理解，則保持這個中心點，圍繞著它展開描述。
- 描述中心點最直接相關的一層資訊。通常做一件事有這麼幾方面資訊，“我有什麼資源做、怎麼做的、出現了什麼結果”。
- 繼續描述“直接資訊”的“直接資訊”。這裡將進入一個迴圈，將自己認為需要說明的情況用逐層鋪開的方式附加到中心資訊上，豐富中心資訊的支撐體系。在電郵裡需要根據實際情況採用不同的方式進行附加，例如圖片、圖表、附件文件等。
在寫郵件的時候，就需要採用倒金字塔的敘事方法：在郵件的開頭，用一段話，言簡意賅地概括大意，講清楚“四個 W 和一個 H”。如果不能在一開始說清楚問題，大多數人是沒有耐心讀到最後一段並且搞清楚你的真實用意的。
- Who——需要在郵件開始打招呼的時候就要明確你的收件人是誰，最好指明唯一的任務所屬人。如果你只是一個「Hi」開頭，卻有若干個收件人，那麼誰也不知道要響應這封郵件；而如果你一下子和多個人打招呼，那麼這件事情就會因為所有收件人都覺得事不關己而告吹。
- What——需要描述清楚自己的需求或者要求，而不要發些模稜兩可的表態，這樣對於郵件溝通沒有任何益處。如果你自己都不知道自己要什麼或者要表達什麼，就別發出這封郵件。
- When——明確這個需求的時限。“越快越好”在大多數時候等於“沒有截止日期”。
- Why——讓對方明白這件事情對對方（收信人）而言的重要性，或者起碼是對團隊或公司而言的重要性，而不是對你而言的重要性。
- How——所有做過乙方的人都知道，如果你收到一封沒有具體操作指示的郵件，是非常難處理的。除非收發雙方已經有非常明確的上下文，比如幾分鐘之前的電話溝通，或者事出緊急已經不能在郵件裡花費更多時間，建議給出儘可能明確的操作辦法。
二、郵件格式需要注意的點
1.標點
這部分是最容易忽視的，不少工作N年的老同事在書寫電郵時要麼不加符號，要麼亂加符號。比如每句話都用問號結尾、到處亂跑的感嘆號、翻譯腔的破折號等等。使用標點加強語氣要慎重。在一句話結束後使用“？？？？”或“！！！！”，收信人讀起來可能會覺得您在大喊大叫或是非常不滿。要按照常規使用標點。儘量不要使用表情符號。
2.字型
- 預設字型：如果公司有規範，嚴格執行，如果沒有規範，就保持預設字型，因為在不知道對方視力、閱讀場合、閱讀儀器的時候，預設字型是最安全的選擇。
- 粗體：僅限於刻意強調的文字，一般情況下在一段話內只出現一個粗體片語時，強調效果是最好的，而出現了三四個甚至更多的粗體時，效果反而降低，“都強調等於沒強調”，所以，找到自己最需要的那個點，然後再考慮是否值得加粗。
- 斜體：無論如何都要謹慎對待“斜體”，儘量避免使用，目前win平臺的斜體是粗暴的。
- 安全色：紅色、綠色。除了紅色（代表強調或者危險）和綠色（代表通過和安全）可以適度使用外，其他顏色儘量避免使用。
- 多種顏色時，給出標註。>如果一定要用多種顏色，必須在顯眼的地方給出顏色的標註，否則郵件幾經轉手後，閱讀者會不理解顏色的意義而錯失、誤解資訊。
4.對齊
- 段首對齊：在電郵中，段落開始時應該避免加空格。
- 段末對齊：不要用回車控制換行，因為在自己的客戶端設定下看起來美觀的回車換行，到了別人的裝置上將可能是一種視覺災難。
5.換行與行間距
- 手工空行：>在表述完一個完整段落後，儘量手工空一行，因為在不同的閱讀裝置中，沒有這個空行的話會導致密密麻麻的文字牆，這種視覺壓力會直接影響閱讀者的理解能力，留白能讓人在閱讀的時候有喘息的機會和理解的間隙。
- 適當的間距：行間距可以用預設間距或1.5倍以內的間距，取決於篇幅多長，更高的間距會讓閱讀者的視線跳躍過多引發視覺疲勞。
6.文字描述手法
- 選擇樸實準確的形容詞和副詞：工作電郵不是散文，需要確保務實。
- 多用具備一定意義的短句：將長句拆解為短句，可以讓閱讀者更容易理解。
- 避免複雜術語的堆砌：要確保自己寫的東西是對方能看懂的。
7.標題
恰當的標題一般是最全面的概括、最開始的引子、最點睛的描述。 標題採用陳述句，道明最關鍵的內容。當郵件討論主題變更時，要記得更改標題。
8.其他
- 簽名檔：簽名檔主要用於讓對方獲取自己的其他聯絡方式。
- 重要度：除非是火燒屁股的事，千萬不要使用重要度這個設定。
三、其他注意事項
1、發出去的郵件，潑出去的水
郵件是書面形式的，傳送出去就很難收回來。收信人可能把您的郵件列印出來，也可能轉發您的郵件。在郵件中不要寫您不想在整個公司甚至公司以外傳播的內容。絕大多數「郵件車禍現場」來自一時衝動。在回覆任何郵件之前，請想想下面這個問題：在法庭上，我的這封郵件會成為對我不利的證據嗎？我的這封郵件會讓別人覺得我是一個壞人嗎？在數字時代，郵件就是所謂的“白底黑字”。很多“壞事兒”的郵件，雖然來自一時腦熱，卻成了全世界的把柄。就算你有天大的不滿，哪怕去跟人在會議室裡大吵一架，也不要隨隨便便發出一封怒氣衝衝的郵件。
2、不要在郵件裡產生爭論
除非迫不得已，或者可以一錘定音，否則，不在郵件中爭論。不要出現一個主題在多人之間來回很多輪的情況。如果事情複雜到那樣的程度的話，就會召開會議討論，而不會把討論繼續放在郵件中。最忌諱的做法，就是在郵件討論陷入某種僵局的時候，把部門或者公司裡的頭頭加入郵件。成熟的老闆並不會因為忽然被加入一個爭論而立刻做出反應，也不會冒著得罪一撥人的風險給另一撥人“做主”。
3、郵件不要抄送一大堆人
內部討論不要放外部的人，重要的事情要放leader，一些不重要的提醒要把不相關的人拿掉。在一封郵件裡，加入更多收件人的時候，務必在郵件開始處寫上“+John”之類的提示。這對於原有的收件人和新加進來的收件人都是尊重。每一個收件人都應該是和這封郵件裡所談及的事情有關的，以免弄得收件人莫名其妙，不知道應該說些什麼或是做些什麼。採用頂端回覆，不直接在別人的郵件中進行修改，也是便於新參與者瞭解原委。另外要保護別人的隱私，發信人和收信人之間的郵件不應向第三者傳播。
4、寫新郵件的最佳順序
寫新郵件的最佳順序應該是：附件、正文、標題、收件人。
- 附件是最容易忘記的東西。所以先把它貼進郵件吧。附件名字一定要有意義。
- 標題放在正文之後，是因為大多數郵件客戶端會提醒你“沒有標題是否傳送”。
- 收件人放在最後，是因為沒有收件人，這封郵件肯定發不出去，這就給了你足夠的時間來回味這封郵件的疏漏。
- 傳送之前出聲讀一遍。這樣您可以體會到收信人讀這封郵件的感受，讀完之後再點選“傳送”。
目前整理的內容就這麼多，期望牛人多提改進意見~