從事知識相關工作的時間越長，每天你的任務會越來越多，而完成其中任何一項也會變得越來越不可能。比如說，這裡有五項已經工作了兩週並且今天是截止日的任務，十項上週截止的任務，一項今早老闆突然提出的緊急任務，以及有時間就要去處理下的，永遠存在的積壓任務。另外還有常規會議，走廊談話，即時訊息以及郵件。無窮無盡的郵件…
這一現象最糟糕的部分，莫過於這種揮之不去的恐懼感：手頭所有的事情中，如果你正好選錯了現在該做的那件，就再也不能處理好任何事情了（就當你為這點擔心的時候，又收到了 11 封緊急郵件。）
優先事項
所有這些職場生存焦慮，歸結為一個優先事項的問題：當下你應該做哪件事情？
在你的辦公室小隔間裡，有另外一樣東西也在不停地問自己這個問題：你的電腦。CPU 要同時處理多個任務，比如說當下你正在回覆即時資訊，同時又在下載郵件附件，防毒軟體還一直在後臺執行。電腦的作業系統中有一個演算法叫做“排程”，整天就是向 CPU 分發一件件的任務，就像一個數字歐普拉。（“每個人都有任務了”）通常，你的電腦工作做得很棒，它知道滑鼠點選和防病毒掃描哪個更重要，還能平衡其他正在執行的系統任務。我們的大腦中沒有排程演算法真是太糟糕了！
開玩笑啦，我們當然有。
你就是自己的排程演算法
每次你列出一個待辦事項列表，就是在使用一個排程演算法來決定自己的優先事項，即使你的演算法簡單到：這裡有個新任務，放到列表的最後。這個實現方法肯定存在問題，有些新的任務要放在列表的前面，一些要放在中間，還有即時只是個普通的工作日，優先任務也經常會變化。隨著時間的推移，你精心安排的代辦事務列表瓦解成了，“現在要做的事情”和“一會做的事情”，這樣一個不實用的集合。當然，肯定有更好的演算法，來管理工作任務，對吧？
來問問我們的計算機吧！雖然計算機用來實現排程的資料結構，在幫助人類快速做出決定上太過複雜，但是其基本的原則是相通的。反覆嘗試後，我找到個適用於整理這個瘋狂任務列表的簡化版演算法。
任務管理的四大原則（根據你的電腦）
正如艾薩克·阿西莫夫的機器人學三定律，第一條定律高於第二條定律，以此類推。
第一條定律：優先考慮最緊急的任務
計算機有時候會使用複雜的啟發式來計算哪些任務是最重要的。另一方面，在找出最關鍵任務方面，你有著非常好的直覺。如果這個任務標記為“不做就會被辭退”，加上一千個紅色感嘆號，你肯定會盡快完成它。
第二條定律：優先考慮更短的任務
用計算機語言來說，這個叫做“增加吞吐量”。吞吐量是指一定時期內所能完成的工作量。高吞吐量能給與你工作對接的人這樣一個印象，你對他們的需求反應更積極，同時還能讓自己更有成就感，清理代辦列表中更多的專案。很明顯，如果單個任務所需更短吞吐量就更高。
第三條定律：優先考慮需要等其他人的任務
計算機中的“I/O”（輸入/輸出）的意思是，與一個外在的元件進行互動，比如鍵盤或者磁碟。從你的角度來說，一項 I/O 大型任務可能是這樣，先需要你完成一部分工作，然後等待別人完成，再需要你進行一部分工作，等等。如果你優先完成這一型別的工作，在完成自己這部分的工作等待別人的過程中，還可以用來完成其他的事情。這個方式既增加了你的吞吐量，又增加了你的頻寬（“頻寬”的意思是你可以同時進行的工作數量，你的個人頻寬可能低得讓你無法相信）
第四條定律：優先考慮較舊的任務
今天的低優先順序任務到了明天就更緊急了，因為截止日子更近了，或者老闆會要求一個更新版本。總之任務越舊越重要。
如果將這四條定律依次用於你的待辦事務列表，你會得到一個精心組織的任務列表。（計算機會通過為每個任務設定優先順序別，將排序過程更深入一步。確定優先順序別的條件包括：緊急程度、任務長短、I/O 任務多大以及任務多陳舊，然後通過總計數來對任務進行排列。這可以避免一些問題，比如說，第二條定律下可能會導致長任務被擱置：當長任務擱置時間長了，基於第四條定律，它的優先順序別就會提升，最終高於短任務。但是這個優化對於人類來說並沒有必要—我們只需要通用的指導方針，來確定接下來要做的 50 項任務就可以了）
當你覺得工作中被代辦事務淹沒時，停下來想想這四條定律（基於第一條定律我該完成什麼，第二條呢？）。回到開篇使用的那個例子，你可能會運用第一條定律，先完成老闆的緊急任務，然後根據第二條定律的先做短任務原則，回覆一批快速郵件，然後基於第四條定律，按照積壓時間從長到短的順序，完成五項當前的重要任務。
這麼做的目的並不是將所有任務完美排序，而是通過為這些任務制定一個基本的等級制度，來避免連鎖恐慌。希望每天工作的最後，這四條定律能讓你有種，可能已經忘記的感覺：今天你完成了一些有意義的工作。
不要低估帶著這種成就感結束一天工作的重要性，畢竟你不是計算機。