ERP實務：業務流程評述之庫存請購

從企業管理實務來說，採購部門只關注材料採購的供應商、價格、跟追交期等等，而到底要採購什麼東西、需要的數量、預計的需求日期等等，這些都是有物料的需求部門來決定的。從ERP系統的角度來說，是通過請購流程來完成這個動作的。可見，請購作業是採購管理的前提與基礎。請購作業的準確率、有效率等等直接管理到採購管理的好壞。

　　而請購流程根據其需求來源的不同，又可以分為好幾種。如有的請購作業是由MRP(物料需求計劃)所觸發的，即是按照生產計劃或者銷售計劃來進行請購;而有些物料需求則是有倉庫進行管理，他們根據安全庫存的要求，為了滿足最低庫存量，他們也會不定時的進行採購，等等。下面我以一個客戶的實際流程為例，看看他們是怎麼做好庫存請購流程的。

　　第一步：補貨點報表。

　　要了解補貨點報表，一定要先對安全庫存有所瞭解。安全庫存是指當不確定因素，如到貨延期或者生產量的波動等原因導致更高的預期需求或者導致完成周期更長時的緩衝存貨，安全庫存使用者滿足提前的需求。一般來說，安全庫存越大，企業出現缺貨的可能性越小，因缺貨造成的損失也就越小;但是，相對來說企業的庫存壓力也就越大，同時，也會有呆滯品的風險。一般來說，我們要把安全庫存設定在一個均衡的點上，即在一個缺貨成本與存貨成本之和最小的那個點上。

　　在實際管理中，這個安全庫存一般都是根據企業生產管理的經驗與歷史資料總結出來的。在ERP系統中，這個最底安全庫存到底是多少，我實施過這麼多專案，都是企業自己定義出來的。而且，也不是沒種材料都會定義安全庫存。像我現在這家客戶，他們只對一些大客戶的定單材料會備安全庫存。因為這些客戶根據歷史的交易經驗，他們每個定單都大同小異。所以，為了滿足他們的交期的需求出發，對於他們的這些通用的材料設定了安全庫存。如此的話，即使在材料不能如期到貨的情況下，也可以先利用安全庫存應應急，以減少因為庫存缺貨而導致定單交貨期無法滿足的情況。

　　倉庫補貨點報表又是怎麼來的呢?比如說某個材料的安全庫存我們設定為100件，但現有的庫存量低於這個數量，如只有90件時，就會觸發庫存補貨的需求。系統為了滿足這個安全庫存100件的需要，會在倉庫補貨點報表中顯示需要補貨10件，才能滿足這個最底安全庫存的要求。

　　不過是否只要低於安全庫存就會採購呢?也不見得。有些ERP系統中，還會有一個最低採購數量的限制。如我們現在上面這個材料最低採購數量設定為20件。此時，即使這個材料已經低於安全庫存10件了，根據系統設定的規則，仍然不會發生請購需求。若該材料的最低採購數量為5件，那就會產生請購需求。

　　這就是補貨點報表產生的基本原理

最佳實踐：

　　系統對於補貨點報表有自動與手工作業的區別。自動的話，也就是說，我們可以通過系統設定，在每天固定的時刻生成補貨點報表，如每天晚生十二點，一天生成一次。而手工作業的話，則是需要使用者自動去執行這個作業。

　　但是，根據企業需要安全庫存管理材料數量的不同，這個作業執行的速度也有差異。所以，企業要根據自己管理需求的不同，特別是這個安全庫存管理材料的規模的不同，在選擇合適的處理方式。筆者的建議是，若需要安全庫存管理的材料數量多的話，可以考慮讓系統自動生成庫存補貨點報表。如可以設定系統每天晚上十二點生成庫存補貨點報表，如此的話，一方面在這支作業執行的是時候，因為大部分員工都已經下班，ERP系統處於空閒狀態，對ERP的操作不會有大的影響;另一方面，第二天一上班，使用者就可以看到這張報表，而不需要漫長的等待時間。這無疑是一個比較人性化的處理方法。

　　第二步：補貨點報表維護。

　　一般來說，系統根據安全庫存生成補貨點報表，這些資訊是不會錯的。但是，有些時候，我們出於管理的需要，還不是直接根據這個補貨點報表生成請購需求。我們需要對這個補貨點報表進行手工的維護。

　　如我這家客戶，系統生成這份補貨點報表之後，還需要手工的進行一一確認，看是否需要生請購需求。他們根據什麼原則來判斷是否需要生成請購單、滿足安全庫存需求呢?這主要是根據他們倉庫管理員的經驗，最常見的影響因素有兩個。一個是生產週期的問題。有些材料可能在生產旺季需要補足安全庫存，而在生產淡季，則可以低於安全庫存。所以，為了降低企業的庫存存貨，倉庫人員往往會在生產淡季忽略掉這些補貨請求。而因為這只是暫時性的，所以，一般不會更改產品資訊的基礎資料，而直接在庫存補貨點上忽略掉。二是 出於庫存容量的考慮。當庫存量比較多，倉庫已經接近飽和的時候，若出現安全庫存的需求時，庫存管理員也會根據自己的經驗判斷出是否有即時請購的必要。

　　最佳實踐：

　　在ERP系統中，對於補貨點報表是否可以維護設定了控制許可權。根據企業需求的不同，可以設定補貨點報表生成後可以修改，也可以只能只讀。那到底該如何設定呢?這主要看企業自己的管理水平。若企業的管理水平比較高，必須嚴格按照補貨點報表的建議，補足安全庫存的話，則可以把庫存補貨點報表設定為只讀，不允許倉庫管理員手工的進行維護。

　　不過我的建議是，大部分企業，特別是剛進行安全庫存管理的企業，最好把這個庫存補貨點報表設定成為使用者維護模式，在真正生成請購需求之前，先讓倉庫管理員進行過濾一下，以保證請購需求的準確性。

　　第三步：執行補貨請購作業。

　　系統有一支作業叫做按照補貨報表生成請購單的流程。這個流程的只要作用，就是根據補貨點上顯示的請購需求生成請購單。通過這支流程可以簡化倉庫人員的工作，不需要手工的為這些材料開立請購單。而是隻要點一下滑鼠，這個作業系統就會自動幫你完成。

　　最佳實踐：

　　在執行這個流程時，為了提高他的執行效果，有兩點需要注意。

　　一是不是說補貨報表上顯示多少缺貨數量，這裡生成的請購需求就是多少數量，其還要考慮很多因素。如現在某個材料庫存數量為80件，而其安全庫存設定的是100件。則其庫存補貨點報表顯示的缺貨數量為20件。那在對應的請購單上是否也會現實20件呢?那還要看其他的設定。如我們是否設定了最低採購量，若我們設定了該材料的最底採購量為30件，則這個材料就不會在請購需求中出現。另外，如我們還有最小包裝數量的限制，如無設定該材料的最小包裝數量為30件，則我們在採購的時候，必須為該數量的整數倍。此時，在請購需求上顯示的請購數量就是30，而不是20件。這個問題在剛開始利用這個功能的時候，經常會遇到。我給這家客戶實施專案時，給他們解釋、演示了很多遍，他們才明白其中的道理。

　　二是系統也可以自動生成請購需求。如我們可以設定，在生成補貨點報表的時候，自動生成請購單。也就是說，對於補貨點需求的修改可以在請購單上完成，而不需要對於補貨點報表進行過濾。這麼處理的話，有一個問題。，正如我們上面所說的，有時候補貨點報表上的資訊與請購單上的需求資訊，在其他方面因素的限制下，不一定是一一對應。若我們忽略補貨點報表上的資訊，而直接去看請購單上的請購需求的話，有時候會跟自己的想法對不上號。所以，我建議，企業使用者，至少是上開始接觸這個作業的使用者，還是在庫存補貨點表表對於這個補貨需求進行維護的比較好。因為補貨點表報表反映的是最原始的安全庫存資訊，而在請購需求上，已經融合了很多倉庫管理員不怎麼清楚的採購控制的一些資訊。出於維護的方便，還是在庫存補貨點報表上進行維護效率高一點

第四步：補貨請求的稽核。

　　根據補貨請求生成的物料需求，跟其他正常的物料需求一個非常大的區別就在於，這個需求是由倉庫部門作出的。一般來說，倉庫是沒有權利提出請購需求的，除非是其必須的辦公用品。因為倉庫管理人員，在材料需求的規劃上，沒有專門人員那麼專業。所以，我這個客戶，他們根據補貨點所做出的請購需求，除了倉庫部門經理自己稽核之外，還需要生產管理部門進行稽核，也就是說，需要二級稽核後，採購部門才能根據這個請購單生成採購計劃。

　　在ERP系統中，提供了二級稽核的功能。系統中若沒有生產管理部門的稽核，則採購部門就不能生成採購計劃。

　　不過在單據的稽核上，我還是要強調一句，不管主管人員同意否，都要及時對單據進行處理。同意就是同意，不同意就不同意。而不能像實際管理中那樣採取拖延政策。這對於ERP系統操作來說，單據處理的拖延，是非常致命的一個錯誤行為

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