minjun信管筆記 -- 專案範圍管理

信管筆記 -- 專案範圍管理

一、範圍計劃編制
1、名稱及定義
範圍計劃是指進一步形成各種文件，為將來專案決策提供基礎，這些文件中包括用以衡量一個專案或專案階段是否已經順利完成的標準等。作為範圍計劃過程的輸出，專案組要制定一個範圍說明書和範圍管理計劃。
專案範圍對專案管理的意義：
①清楚專案工作範圍和內容，為提高費用、準確估算時間和資源打下基礎；
②為各項計劃打下基礎，確定專案進度測量和控制基準；
③確定具體工作任務，有助於劃分責任和分派任務。

2、輸入
⑴專案章程
⑵專案範圍說明書（初步）
⑶組織過程資產
⑷環境因素和組織因素
⑸專案管理計劃
3、工具和技術
⑴專家判斷
專家判斷可用於制訂詳細的範圍說明書、工作分解結構和範圍管理計劃。
⑵模板、表格和標準
4、輸出
範圍管理計劃，其編制的內容包括：
①基於初步專案範圍說明書，準備一個詳細的專案範圍說明書的過程；
②從詳細的專案範圍說明書建立WBS的過程；
③可交付物的如何確認過程，以及獲得與之相伴的WBS的過程；
④一個用來控制需求變更如何落實到詳細的專案範圍說明書的過程。這個過程直接與綜合變更控制相關聯。

二、範圍定義
1、名稱及定義
範圍定義是指將專案主要的可交付果細分成較小的、更易管理的組分。
範圍定義最重要的任務就是詳細定專案範圍邊界。
2、輸入
⑴專案章程
⑵專案範圍管理計劃
⑶組織過程資產
⑷批准的變更申請
3、工具和技術
⑴產品分析
⑵可選方案識別
最常用管理方法：“頭腦風暴法”、“橫思想法”
⑶專家判斷法
4、輸出
⑴專案範圍說明書（詳細）
專案和範圍目標；
產品範圍描述；
專案邊界；
可交付物；
產品接受標準；
約束條件；
假定；
初始組織；
初始風險；
進度里程碑；
量級成本估算；
配置管理需求；
已批准的請求。
⑵專案管理計劃（更新）

三、建立工作分解結構
1、名稱及定義
工作分解結構（WBS）是面向可付物的專案元素的層次分解，詳細描述了專案所要完成的工作。WBS 的最低層次元素是能夠被評估的、安排進度的和被跟蹤的。它是組織管理工作的主要依據。
工作結構分解的意義：教程 P115
⑴能夠使專案明確、清晰、透明、具體，使人一目瞭然；
⑵保證了專案結構的系統性和完整性；
⑶建立了完整的專案保證體系；
⑷便於責任劃分和落實；
⑸可以作為進度計劃和控制的工具；
⑹為建立專案資訊溝通系統提供依據，便於把握資訊重點；
⑺使專案各項計劃和控制措施制定的基礎和主要依據
常用的工作的主要形式有兩種：
⊙樹型結構圖： ⊙表格形式
優點： 層次清晰、直觀、結構性強。 能反映所有的工作要素
缺點： 不容易被修改 直觀性差
適用範圍： 小的，適中的專案 大的，複雜的
2、輸入
⑴專案範圍說明書（詳細） ⑵專案管理計劃
3、工具和技術
⑴工作分解結構模板
⑵分解
專案工作分解主要步驟：
①識別和確認主要組成部分；
②分解並確認每一組成部分的足夠詳細
③確認可交付成果的主要組成要素；
④核實分解的正確性。
工作結構分解的原則：
①保持專案的完整性，避免遺漏；
②一個工作單元只能從屬某個上層單元，避免交叉從屬；
③相同層次的工作單元有相同性質；
④工作單元能分開責任者和工作內容；
⑤便於專案管理計劃、控制的管理需要；
⑥最低層工作應有可比性，是可管理的，可定量檢查的；
⑦應包括專案管理工作及分包出去的工作
⑶WBS編碼設計
為了簡化WBS的資訊交流過程， 常用利用編碼技術對WBS進行資訊交換。編碼技術與結構設計是有對應關係的。
4、輸出
⑴WBS和 WBS字典
工作範圍分解結果就是形成工作分解結構（WBS） ，同時完成專案範圍管理計劃的更新。WBS的最低層次通常是指工作包。
WBS 中的包含元素細節通常在工作分解結構字典中加以描述，WBS 字典是WBS的配套，用來描述每個WBS元素。
⑵專案管理計劃（更新）

四、範圍確認
1、名稱及定義
專案確認是專案干係人正式接受已完成的專案範圍的過程。
範圍核實是指對專案範圍的正式認定，專案主要干係人，如專案客戶和專案發起人等要在這個過程中正式接受專案可交付
成果的定義。
2、輸入
⑴專案範圍管理計劃
⑵可交付物
⑶專案範圍說明書
⑷WBS和 WBS字典
3、工具和技術
4、輸出
⑴確認後的範圍
⑵WBS和 WBS字典（更新）

五、範圍控制
1、名稱及定義
⑴變更產生的原因
①專案外部環境發生變化；
②專案範圍計劃不周密詳細，有錯誤或遺漏；
③新技術、新方案或新手段的出現；
④專案實施組織發生變化；
⑤客戶對專案，產品或服務發生變化。
⑵變更控制的焦點問題
範圍變更控制是指對有關專案範圍的變更實施控制。主要的過程輸出是範圍變更、糾正行動與教訓總結。
2、輸入
⑴範圍管理計劃
⑵WBS和 WBS字典
⑶績效報告
⑷工作績效資訊
⑸批准的變更需求
3、工具和技術
⑴變更控制系統
⑵偏差分析
⑶重新規劃
⑷配置管理系統
4、輸出
⑴變更請求
⑵建議的糾正措施
⑶組織過程資產（更新）
⑷專案管理計劃（更新）
⑸ WBS 和WBS字典（更新）

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1、工作分解結構的目的和用途
⑴、明確和準確說明專案範圍；
⑵、工作分解結構定義專案邊界，明確需要做的工作；
⑶、確定所需要的技術和人力資源，明確人員職責；
⑷、進行時間，成本和資源估算，提高估算的準確性；
⑸、為計劃、預算、進度安排和費用控制奠定共同的基礎，確定進度和控制的基準；
⑹、將專案工作與專案財務賬目聯絡起來
⑺、確定工作內容和工作順序，並根據實踐情況進行調節和控制；
⑻、估計專案整體和全過程費用
⑼、工作分解結構有助於防止需求蔓延
2、專案組內部進行控制，這樣工作分解結構的分層特點是：
⑴、每層中所有要素之和是下一層工作之和；
⑵、每個工作要素應該具體指派一個層次；而不能指派給多個專案；
⑶、工作分解結構需要投入工作的範圍描述，這樣才能所有的人對要完成的工作有全面瞭解。
3、進行工作分解結構的原則
⑴、功能或技術原則 ⑵、組織結構原則 ⑶、系統或者子系統
4、對於工作分解結構最主要困難在於：
⑴、對於不是很大的專案很有效，而對於耗時長成本大的專案則分解成本太高；
⑵、工作包的成本有時候難以確定的，新技術的應用會改變專案的進度和預算；
⑶、在工作分解結構的技術層，各種活動直接相關性非常複雜，難以用圖表表達；
為解決上述困難，可以為專案預留一部分資源（包括時間、進度、資源）給不確定因素。
5、在分解時，一般要進行的工作包括：
⑴、判斷為了交付可交付成果需要進行的工作；
⑵、確定工作分解結構的結構和編排
⑶、將工作分解結構從上層向下分解；
⑷、為每個部分標識編碼
⑸、稽核工作分解結構的每個部分是否必要和足夠
6、在分派角色和職責的過程，應注意以下方面
⑴、工作分解結構必須面向可交付成果的；
⑵、工作分解結構必須符合專案的範圍；
⑶、工作分解結構的底層應該支援計劃和控制；
⑷、工作分解結構中的元素必須有人負責，而且只由一個人負責，儘管實際上可能需要多個人參與
⑸、工作分解結構的指導，每個級別的工作分解結構把上一級的一個元素分為 4～7 個新的元素，同一級的元素的大小應該相似
⑹、工作分解結構並非是一成不變的。
7、建立工作分解結構的過程
⑴、編制高層工作分解結構；
⑵、分配管理層職責；
⑶、分解工作分解結構；
⑷、分配職責
⑸、編寫專案範圍說明書
⑹、審批工作分解結構
⑺、批准的工作分解結構
8、專案工作結構分解步驟示意圖

9、專案利益相關人進行範圍確認時，要檢查：
⑴、可交付成果是確實的，可核實的；
⑵、每個交付成果有明確的里程碑，且里程碑明確、可辨別的
⑶、有明確的質量標準；
⑷、稽核和承諾清晰表達
⑸、專案範圍覆蓋了需要完成的產品或服務進行的所有活動；
⑹、專案範圍風險要可控

10、專案利益相關人進行範圍確認時，要檢查：
⑴、無法實現，非常遺憾；
⑵、可以實現，且能滿足現有進度、資金和資源限制；
⑶、可以實現，但需要更多的時間，
⑷、可以實現，並在規定期限內可以完成，但需要更多的資源；
⑸、可以實現，但需要更多的時間和資料
⑹、難以實現，如果要實現，必須付了極大的代價。

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