IT專案管理中的原則問題

出處：mypm
作者：段柯
 

在IT專案管理職業中工作的時間也有些年頭了，雖沒有什麼輝煌的成就，但也是對此職業有自己的一番見解，算是略有小成吧，藉以安慰自己一下。今天想把自己的一些理解和總結丟擲來，和大家分享。

　　現在許多企業都很關心專案管理的應用，希望能夠同過應用專案管理的知識來管理企 業，當然這也是一種趨勢。IT公司更是如此。IT專案管理是IT公司管理的核心子集，因為IT專案管理以其特有的領導方式，組織結構，組織過程來支撐企業 組織，實現企業既定目標。儘管如此，這些並不能幫助IT專案經理有效的進行專案管理，就如同我們知道葡萄甜，但仍不知道如何種葡萄一樣。有一句話說“IT 專案經理不是學出來的，而是幹出來的”也就是這個道理。不過，我並不是否定學習，否則我也不用寫這篇文章了。

　　在IT專案管理中，努力工作不等於高績效，這是不爭的事實。在剛做專案管理時，我 每天都要工作十幾個小時，每天上班就是上奔下竄地在各個部門間奔跑，但是到了季度末專案考核時，我鬱悶了——績效和我的預期差的很遠!這讓我下決心用一段 時間來反思。接著我對專案相關部門和技術人員做了調查和探訪，大概用了一個月的時間，當然，在這期間專案可不能放下，只是加入了一些工作重點。最後得出的 結論也是出乎我的意料：60%的人員認為專案組管理不到位，70%人員認為我打擾了他們的工作，30%人員認為資訊共享不足。記得當時看到這些結果的時 候，我心酸了一下，本以為自己努力會有好績效，好評價，沒想到結果會是如此。專案結果可想而知，我的第一個專案拖了近3個星期!

　　不過，這種結果進一步加強我要改變局面的決定。我主動申請第二個專案，謝天謝地老 總同意了，當時心裡也是很感激的。接著我開始採用一系列的方式改革，先是自己把公司的結構、目標以及管理體系重新掰扯清楚，接著梳理專案組織結構，建立團 隊，引入專案績效和IT專案團隊績效考核，團隊培訓計劃等等，通過這些措施，我的專案成員滿意度大幅度上升。現在的專案，我基本上是閒著，只是不定期的抽 查專案，季度末考核團隊，偶爾和客戶喝個茶聊聊專案。用助理的一句話說，看來是漸入佳境了!

　　其實IT專案管理需要不斷更新的觀念來充實，如沒這些新的觀念來幫助專案經理管理 IT專案，光靠吃專案經理的知識老本，專案也不可能有啥創新的方面，頂多是在原有專案上的沿襲，那樣對我們IT專案經理來講，沒啥challenge!而 一些有實用價值的新觀念也可以幫助專案經理進行IT系統整合以及對一些關鍵性管理的控制，比如我們常見的風險管理，需求管理，文件管理等。說到底，一個好 的IT專案管理是能夠聯合好公司相關部門，利用好公司現有資源，支撐好公司組織的管理活動。下面就本人的一些拙見，提出具體的原則和方法，希望能多大家有 所幫助。

　　1、 公佈你的專案期望

　　專案就是為了完成專案目標，支援公司目標。在做專案之前要把你對專案的期望以及公司的期望無誤的傳遞到每個屬於專案工作組的人。這也是為了使IT專案組的每個人站在同一個角度看待專案的關鍵。在實際中，我們要抓住以下幾點：

　　團隊的價值觀

　　你所提倡的價值觀是什麼?之所以重要，因為價值觀決定了IT專案團隊的工作行為、努力、態度、價值取向、公德以及責任感。只有當這些觀念或者說是理念被團隊每個人都認可時候，IT專案才真正開始。

　　政策和標準

　　你如何控制和衡量專案進行情況?團隊中的每個人心中都有一杆秤，IT專案經理就是要把這些隱性的秤統一化，然每個人心中有數。著式保證專案有序進行和控制的關鍵。

　　深度溝通

　　你如何讓別人信服你的期望和管理措施?這不僅是在團隊內部，更重要的是要和你的上司以及客戶溝通，讓他們理解你的觀點和對專案要求、期望。這是保證專案資源的源泉。

　　清晰的戰略

　　你的專案走哪條路?IT專案多是走公司發展戰略的道路，要獲得這方面的成功，上司的支援不可少。自己不能想當然地去做，要在上司的支援下，讓每個團隊的成員清楚他們自己以及專案在往哪個方向駛進。
2、 用心管理你的專案

　　這裡提出這個建議是因為很多IT專案經理知道這一點，但做不到這一點。前面說的本 人的例子就存在這個問題。用心管理不是真的讓你身心交瘁的去管理，那樣做只能是白白送命。而是要留意你的專案中所發生的所有事情，及時地分辨出那些是有利 的，那些是有害的。同時值得一提的是專案的發展機制也是用此產生的。比如，當你在工作的時候，發現有人在傳播一些資訊，有消極的，有積極的，你想到了什 麼?對，我們首先會想到剔出消極，發揚積極訊息。但是，我嘗試過這種方法，不但是沒有作用，反而會使消極資訊傳播的更廣。當我們換個思想去做這件事——我 採用的是正加強，正面加強積極的資訊——的時候，可能就會使柳暗花明又一村了!

　　3、 一定要有激勵

　　IT專案經理是團隊的領導，既然是領導，就少不了激勵。激勵著東西很有意思，因為 它在挑戰專案經理對人的認識的能力。也是許多IT經理人的困惑所在。其實在專案團隊中，激勵必須要和報酬或者說是獎勵相聯絡。激勵的有效性要由報酬和獎勵 來保證。否則只能是短命的激勵，沒什麼效率和效果可言。所以我們在實際中一定要注意這兩者的結合。就以最常見的內部培訓來講，如果沒有適當的獎勵和報酬， 光是提倡每個人無私的奉獻自己的知識和經驗，那簡直就是痴人說夢。當然，強制的話，就另當別論了。但效果不可能好。

　　4、 要有補位意識

　　我在工作中常常思考這個問題，因為專案團隊中時不時會有人有一些急事要處理，或者 生病等等。如果這個人是專案團隊的主力，他的工作也在關鍵路徑上，那麼這個空位就對專案有影響了，而更糟的是如果IT專案經理不能找人去代替，那將是更麻 煩的事。處理這樣的事情沒有一勞永逸的方法，但是我們可以通過一些方法來降低這些因素帶來的不確定性，比如，我們關注成員的家庭，常和他們聊家常，隨時準 備親自上陣，培養有多種工作能力的人等等。總之，我們要有這種補位的意識，而且是有必要的。

　　5、 常到職能部“勤竄門”

　　“勤竄門”是我一直提倡的觀念和方法。這可不是讓專案經理去“竄門聊天”，而是要 和職能部領導搞好關係，並從他們那裡獲得一些對專案的看法觀點，以及與專案有關的資訊，同時也為專案的進行做好鋪墊。在工作中，我發現這種方法可以解決在 工作中的很多問題，更是可以提高自己與各種領導的溝通技能。這種方法使我受益匪淺!

　　6、 教育培養你的助理

　　這是授權的想法，如果沒有培養和教育，助理可能不會幫你做一些有價值的工作，那麼 作為專案經理的你也必將事事要過問，疲於奔命。當然這也與專案經理的性格和能力有關係。像我就不是能力很強，所以我一直想把一些重要的事情推給助理，可是 在推給他之前我一定要看他現在是適不適合，不適合，那就給他教育和培養，如果在不適合，換助理!所以我的觀點就是IT專案經理一定要找到一個在下面可以代 替你的人做助理，並給他教育培養，最後賦之權利和責任。

　　7、 記得培訓你的人

　　培訓可以讓你的團隊更有戰鬥力，是團隊組織內部的資訊更加暢通的流動。這點不想多 說，要根據專案團隊的具體形式來決定如何做。但是，有一點必須要講，就是儘管是世界上所有的IT精英組成的團隊，都不能不接受培訓。一方面，他們本身要提 高，另一方面，團隊要保持領先。所以培訓，必不可少!

　　8、 處理好與上司的關係

　　最後，說一下與上司的關係。這牽扯到一點公司政治的問題，但是既然是公司政治，公 司每個人都逃離不了，只有關心和不關心之分。IT專案經理是由上司任命的，是上司認為你有能力，才會任命你。換句話說，IT專案經理要為上司賣命。我接觸 過很多IT專案管理，他們中有一些是能力雖然不強，但是公司仍重用他，也有一些是能力很強，但公司視他為平庸。這就是公司政治的問題。IT專案經理在在做 專案時，一定要時刻提醒自己，你的一切是上司給的，他要收回去，上帝也幫不了你!所以，在此僅是提醒各位，關注專案的同時關注你的上司。

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