善用時間管理 圓滿完成資訊化專案

在專案管理過程中，最忌諱的是專案無限止的延期下去。一鼓作氣，再而衰，三而竭，最後導致專案組成員對專案喪失信心，使得專案失敗。

　　對於資訊化專案來說，專案成員的信心尤其重要。如在企業要上ERP專案，組大部分專案成員卻對ERP很陌生，甚至是個從未接觸的領域，那麼全要靠CIO的帶領。若他們對專案失去了信心，就是對CIO失去了基本的信賴。

　　影響時間控制的因素及措施

　　在一個資訊化專案中，影響CIO對時間控制的因素有很多，概括起來，有以下幾個方面。

　　第一，前期需求調研不夠充分，導致在後期專案實施的過程中，冒出大量的新需求，影響專案的進度。

　　在專案的初始階段，專案調研非常重要。專案調研一要抓住企業的核心流 程，切忌面面俱到，防止專案調研佔用過多的專案時間;二是對於重點、難點流程不能漏過一個，因為其處理要麼比較複雜，要麼關係到其他多個業務，若在後期實 施階段，再去考慮的話，則很可能前期的工作都要白費。

　　就拿編碼中的供應商編碼為例。供應商編碼無論是進銷存專案，還是 ERP專案，都要用到這類編碼。若在專案調研階段，對這編碼不予考慮，只是按手工操作年代的按供應商名字來進行查詢，則在系統實施後，無論是查詢業務夥伴 資訊，還是單據操作上選擇業務夥伴，都要輸入中文供應商名字來進行查詢或者選擇，效率非常慢，特別是遇到冷僻字的時候，更是讓人頭疼。怎麼辦?只好返工。

　　所以，在專案需求調研時，對關鍵專案要抓住不放，要全面徹底，對於非關鍵專案，則可以置於一旁。

　　第二， 資訊化專案涉及範圍大，往往涉及多個部門。

　　現在企業推行的資訊化專案，已經不是以前小打小鬧的階段，如上個財務系統，只涉及財務單個部門，現在都是大規模作戰，ERP、OA等等資訊化專案，都是公司整個集團作戰。若哪個部門配合不好，就會影響到整個作戰計劃。

　　CIO，作為這個戰役的指揮員，該如何統領這支部隊走向成功的彼岸 呢?一是要選準時機，大型的資訊化專案要等到企業淡季再去實施，因為資訊化專案的推行，往往會增加員工很多額外的工作，若在旺季推行的話，員工的精力有 限，可能會無法適應，從而增加不必要的矛盾;二是要強調任務的分配與追蹤。CIO要根據專案的進度，及時把任務分配下去，並進行定時的追蹤。

　　第三，資訊化專案週期比較長，不確定因素比較多。

　　因為資訊化專案涉及範圍比較廣，所以，一些專案的週期往往比較長。在 這中間，可能會出現一些人為控制因素。如專案組成員的流失、一把手的變動，甚至公司遷址、自然災害等。這些因素都會影響專案的進度。對於這些因素，CIO 只能儘量的防範，作一些後備。如在條件允許的情況下，擴大專案組的成員，或者採取一些激勵措施，以保證實施團隊的穩定，等等。

　　"田字框"，時間控制的工具

　　在實際專案管理中，筆者很喜歡利用"田字框"來對時間進行控制。這是個在時間管理上，非常常用的一個工具。

　　如CIO把資訊化專案分解後，現在要對編碼方案進行調研。則CIO可以先列出編碼涉及到哪些內容。

　　如：成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼、辦公用品編碼、固定資產編碼、員工編碼、部門編碼、倉庫編碼、供應商編碼、客戶編碼。

　　根據以上編碼，按"重要且緊急"、"重要不緊急"、"不重要且緊急"、"不重要且不緊急"進行分類，分別填入到田字框中。

　　因為成品編碼、零件編碼、包裝材料編碼為基本資料資訊，對資訊化專案的成敗起著決定作用，而且其種類、數量繁多，編寫其來需要一定的時間與精力，所以，在編碼方案這個任務重，放在首位解決。

　　員工編碼、部門編碼等因為其數量不時很多，雖然其非常重要，但是，因為其所需要的時間比較少，可以放在第二位。

　　辦公用品與固定資產管理向不納入資訊化系統的管理，故編碼可以暫時不管。但是，為了公司編碼制度的齊全，根據其複雜程度，若以上編碼任務提早完成的情況下，也可以一起編寫，若以上編碼任務已經比較繁重或者這兩個編碼方案比較複雜的話，可以放在專案完成以後再進行補充。

　　如此，設計後，哪些重點，要先完成哪些任務，一目瞭然，無論是CIO，還是具體的執行者，可以按照此有序的進行攻關，就能有效的保證任務在規定的時間內完成，不讓次要的任務過多的佔據寶貴的專案時間。

　　落實責任人與時間，計劃得以執行的保障

　　任務分解分析後，還不行，還要落實責任人，確定具體的完工時間，任務才有可能按照CIO預先設計的時間內完成。

　　在專案執行時，筆者比較喜歡用責任卡制度，來管理專案組成員。

　　在責任卡上，要標明以下內容：

　　1、任務負責人：企業中，人人各負其責，人人都有專長，CIO不可能取代其他專業人才的地位，去幫他們決定一些內容。如CIO不可能代替物管人員去決定物料的分類，代替銷售人員去決定客戶的分類，這些任務CIO要分配給專業人士，並指定具體的負責人。

　　2、追蹤人：在分配任務時，要指定一個追蹤者，以時時跟蹤任務的進度。

　　3、任務名稱。

　　4、完工時間：要明確定義完工的時間，最好以天為單位，而不要以周或者月為單位，有必要時，還可以細化到小時。

　　5、稽核員：在此處，最好能簽上一把手的名字，給相關人員一種壓力。

　　6、責任人簽名：讓責任人簽上自己的大名，以加深印象，增強責任。